Nesvarbu, kiek laiko praleidžiame bandydami optimizuoti gautuosius - nuo pranešimų siuntimo partijų tikrinimo iki skambėjimo ir švilpukų pridėjimo - el. Paštas perima mūsų gyvenimą. Žvelgdamas į savo praėjusio mėnesio statistiką, gavau ir apdorojau daugiau nei 10 000 el. Laiškų (eek!), Todėl mano kasdienybei buvo labai svarbu rasti tinkamą būdą valdyti visą internetinę korespondenciją.
Tačiau paaiškėja, kad „teisingas būdas“ tvarkyti el. Paštą daug priklauso nuo jūsų asmeninio stiliaus. Suapvalinau keletą populiariausių ir sėkmingiausių strategijų, kad galėtum nuspręsti, kuri tau geriausia:
1. LIFO: paskutinis iš pradžių
Ši technika grindžiama tuo, kad leidžiama seniems daiktams susitvarkyti patiems. Tai yra labiausiai paplitęs būdas, kai žmonės elgiasi su savo pašto dėžute, skaitydami el. Laiškus iš viršaus į apačią (dar žinomi kaip pradedant naujausiais gautais el. Laiškais).
Tai labai patogu ir intuityvu, tačiau yra dvi pagrindinės šios strategijos rizikos. Pirma rizika yra tai, kad greičiausiai susidursite su nenuosekliu atsaku. Tomis dienomis, kai turite daug laiko praleisti el. Paštu, į kontaktus atsakysite žaibiškai. Užimtomis dienomis ir posėdžiuose turėsite pranešimų, kuriuos galėsite kaupti ir palaidoti po naujesnius el. Laiškus.
Antra rizika yra ta, kad galite praleisti geras galimybes, nes laiku nesinaudojote. Jei nuspręsite naudoti šią strategiją, tačiau norite sumažinti šią riziką, rekomenduočiau blokuoti valandą ar dvi kartą per savaitę, per kurią pereisite prie atvirkštinio chronologinio požiūrio (patogiai aprašyta žemiau). Tokiu būdu išvalysite viską, kas gali būti svarbu.
2. Grįžtamoji chronologinė
Priešingai nei „LIFO“, laikantis atvirkštinio chronologinio požiūrio pirmiausia reikia spręsti su seniausiais el. Laiškais. Jei naudojate „Gmail“, galite perjungti gautųjų rūšiavimą, tiesiog spustelėdami el. Pašto skaitiklį viršutiniame dešiniajame kampe.
Naudodamiesi šia strategija, jūs dažnai susidursite su sunkesniais el. Laiškais, kuriuos atidėliojote, o tai puikiai tinka bet kuriam lėtiniam prokurorui. Tačiau šioje strategijoje yra vienas neigiamas aspektas. Jei dirbate kur nors, kur nuolat gaunate skubius el. Laiškus, į kuriuos tikrai reikia atsakyti iškart, gali būti rizikinga pasirinkti atvirkštinį chronologinį požiūrį. Turint tai mintyje, jūs tikrai galite suderinti šią strategiją su LIFO realios darbo dienos metu, jei taip yra.
3. „Yesterbox“
Garsiai naudodamas „Zappos“ generalinį direktorių Tony Hsieh, „Yesterbox“ technika sutelkta į tai, kad šiandien būtų tvarkomi visi vakar gauti el. Laiškai. Hsiehas paaiškina:
Jūsų sąrašas „kiekvieną dieną“ yra tiesiog vakarykštis el. Pašto dėžutė (vadinasi, „Taip“). Puiku tai, kad atsikėlę ryte tiksliai žinote, kiek el. Laiškų turite perskaityti, jaučiate progresą, kai apdorojate kiekvieną vakar el. Laišką ir pašalinate jį iš gautųjų, ir iš tikrųjų yra taškas. kai nuo vakar neturite apdoroti nė vieno el. laiško. Iš tikrųjų jaučiamas baigimas, kai viskas baigta, o tai nuostabu. “
Tai puiki strategija kiekvienam, kuris jaučiasi nuolat paskendęs el. Laiškuose. Nors aš rekomenduoju perskaityti visą jo nurodymą, geriausia yra neabejotinai kontrolė, kurią atgausite gautuosiuose. Skirtingai nuo kitų metodų, jūsų tikslas išlieka tas pats, kaip diena toliau, ir laikui bėgant pastebėsite, kad geriau susitvarkysite, kiek laiko el. Laiškas jums užtruks. Ar vakar gavote 25 el. Laiškus? Gerai, kad tai gali užtrukti šiek tiek daugiau nei valandą. Ar turite didelę dieną su 70 el. Laiškų? Galite planuoti iš anksto ir blokuoti papildomą laiką garsumo valdymui.
4. „Inbox Zero“
Merlin Mann sugalvotas terminas „Inbox Zero“ yra el. Pašto strategija, kurios tikslas - visada išlaikyti gautuosius 100% tuščių. Tam yra keletas didelių privalumų: Viskas tvarkoma visada ir nereikia švaistyti laiko pakartotinai perskaityti el. Laišką trečią kartą, prieš imantis veiksmų. Ši strategija tinkama A tipo sąrašų sudarytojams (tokiems kaip aš!), Kurie mėgsta visiškai valdyti savo pašto dėžutes. Tačiau iš mano patirties lengva leisti, kad gautieji diktuotų jūsų gyvenimą, jei perimate tai per toli. „Pro“ patarimas: „Postbox Zero“ suderinkite su „Boomerang“, skirtu „Gmail“, programai, leidžiančiai siųsti pranešimus iš gautųjų iki pasirinktos datos ir laiko, kad galėtumėte pasirinkti, ar atsakyti, ar atidėlioti vėliau, kiek reikia.
Jei bandote tai pirmą kartą, rekomenduoju patikrinti Lily Herman savaitės trukmės iššūkį, kad prieš pradėdami liktumėte „Inbox Zero“.
Išbandęs kiekvieną metodą, galiu užtikrintai pasakyti, kad renkantis strategiją svarbiausia suderinti asmenines nuostatas su įpročiais, kuriuos norėtum paskatinti (arba atsisakyti). Galite pastebėti, kad maišymas ir derinimas jums labiausiai tinka. Ilgai lankiausi „Inbox Zero“ ir nusprendžiau, kad pastangų padaryti tuos paskutinius kelis darbai nebuvo verti. Tačiau kiekvieną vakarą eidama miegoti turiu ne daugiau kaip 20 el. Pašto laiškų - pakankamai trumpai, kad juos visus matyčiau ekrane, kad galėčiau greitai patikrinti, ar per plyšius niekas nepateko. Jei nesate savo pašto dėžutės vergas ir visi, kurie turi jus išgirsti, laiku gauna atsakymą, kas turi teisti?
