Praėjusį penktadienį 16.30 val. Aš išjungiau kompiuterį, išvaliau stalą ir grįžau namo. Vienas iš daiktų, kuriuos išmečiau į šiukšliadėžę prieš man išvykstant, buvo mano savaitės darbų sąrašas: 150 daiktų, visi patikrinti. Aš tą savaitę nedirbau nė vieno vėlyvo vakaro ar ankstaus ryto. Ir aš net turėjau laiko namuose, norėdama pasidaryti tinkamas vakarienes, pamatyti draugus, pasivaikščioti šunį ir per daug žiūrėti televizorių.
Dabar, prieš darydamas bet kokias prielaidas dėl mano darbų sąrašo turinio ar apskritai mano darbo svarbos, turėčiau paminėti, kad tą savaitę aš vedžiau Direktorių valdybos komiteto kvietimą, rengiau idėjas dėl USDA dotacijos pasiūlymo, susitikau su pagrindinio fondo vykdomuoju direktoriumi, „Microsoft“ vadovas jį supažindino su pagrindiniu verslininku, pateikė tris dotacijų pasiūlymus ir gavo mano metinę veiklos apžvalgą (kuri, beje, buvo labai teigiama).
Trumpai tariant, aš kiekvieną savaitę darau daug darbų. Kaip tai padaryti nepatiriant nervų ir turint laiko atsargai? Čia yra keli patarimai.
1. Žinokite, ką reikia padaryti
Nors tai atrodo akivaizdu, dažniausiai žmonės patiria stresą, tačiau jie nežinojo, ko tikėtis. Taigi, norėdami pradėti savaitę, išsamiai peržiūrėkite viską, ką turite padaryti. Pvz., Tarkime, kad žinote, kad pasiūlymas turi būti pateiktas penktadienį, o pasakojimas yra jūsų darbas, tačiau už biudžetą atsakinga finansų komanda. Norėdami įsitikinti, kad visas projektas bus baigtas laiku, į savo darbų sąrašą būtinai pridėkite „susisiekite su finansų komanda dėl biudžeto“.
Aš gana agnostikas apie darbų sąrašų įrankius; rašytiniai sąrašai man tinka tiek pat, kiek elektroniniai sprendimai, kaip „Evernote“ ar „Asana“. Bet aš turiu taisyklę, kad visas sąrašas turi būti vienoje vietoje. Galite segmentuoti ir pertvarkyti viską, kas jums patinka, tačiau viską, ką jums reikia padaryti, turėtumėte pamatyti vienu žvilgsniu.
2. Žinokite, ko reikia pirmiausia
Kai prižiūrėjau mažiau patyrusius darbuotojus, sužinojau, kad didžiausias kliūtis jiems nebuvo žinoti, kaip suskirstyti prioritetus ir susitarti dėl jų dienos.
Pvz., Jei kitą savaitę buvo įvykdytas didelis projektas, jie paskubėjo iki šio termino pabaigos, nepaisant to, kad pirmiausia jiems reikėjo surinkti informaciją iš kito skyriaus - informacijos, kuri galėtų panaikinti visą jų darbą būčiau padaręs. Tuo tarpu buvo ir kitų, mažesnių projektų, kuriuose jie galėjo padaryti tikrą pažangą.
Jūsų prioritetai taip pat gali pasikeisti atsižvelgiant į nuotaiką ar tvarkaraštį. Pavyzdžiui, jei man diena yra ypač nekūrybinga, aš žinau, kad man būtų veiksmingiau, jei duomenų projektui teikčiau pirmenybę. Jei didžiąją dienos dalį esu susitikimuose, aš atsakau į skambučius ir el. Laiškus tarp susitikimų, o ne bandau pradėti per ką nors didesnį per tokį trumpą laiką.
Būsite daug efektyvesni, jei dirbsite su savo prioritetais ir apribojimais, o ne bandysite jiems priešintis.
3. Paprašykite pagalbos
Jei nieko daugiau neįgyjau dirbdamas ne pelno siekiančiose organizacijose, sužinojau, kad jei neprašai, negauni. Niekas negali atlikti organizacijos darbo vienas. Jei neturite įgūdžių ar laiko efektyviai ką nors padaryti, jūsų pareiga yra paprašyti pagalbos.
Laimei, dirbdamas ne pelno organizacijose, dažniausiai galiu rasti savanorį, kuris padėtų man atlikti kasdienesnes užduotis. Jei man reikia aukštesnio lygio žinių, išsitraukiu savo adresų knygą ir žinau, ar žinau ką nors, kas galėtų pasiūlyti sprendimą. Pavyzdžiui, neseniai aš agitavau dėl tarpinės donoro ataskaitos. Mes buvome įpusėję naują programą, todėl, nors žinojau, kad padarėme daug, nežinojau, kaip tai pranešti ataskaitos formoje. Taigi, aš pasiėmiau vieną iš savo ryšių bičiulių draugų išgerti kavos ir ji pasiūlė visą pranešimą sutelkti ties klientų pasakojimais ir tuo, kaip jie aiškino naująją programą.
Tai buvo lūžis - tokio, kokio niekada nebūčiau turėjęs vienas. Donorui tai patiko ir susisiekė su jo komunikacijos skyriumi, kad dar labiau paviešintų programą. Kai kilo mintis, man prireikė savaitės, kol baigsiu ataskaitą - tiek pat laiko praleidau nerimaudamas prieš susitikdamas su savo draugu.
4. Uždarykite kilpą
Ar žinote, kad patenkintas jausmas patikrinti ką nors iš savo darbų sąrašo? Tai ne tik jaučiasi gerai; tai svarbus būdas nurodyti, kad baigėte užduotį ir dabar galite pereiti prie kažko kito.
Bet prieš judėdami į priekį įsitikinsite, ar kažkur turite įrašytą atliktą užduotį, kad galėtumėte sekti, jei - kiti - kiti nėra tokie veiksmingi kaip jūs. Pvz., Kai baigsiu dotacijos pasiūlymą, visada į kalendorių įdedu priminimą, kad per aštuonias savaites turėčiau kreiptis į rėmėją. Iki to laiko dauguma rėmėjų priims sprendimus, o jei nepriims, jiems gali būti įdomu šiek tiek daugiau sužinoti apie organizaciją. Panašiai, jūsų viršininkas kelias savaites gali nesikreipti į jus dėl projekto, jei paliksite jį spręsti jam, tačiau, paragintas po kelių dienų, jis gali priversti jį pasižiūrėti greičiau.
Aš tvirtai tikiu, kad dirbu protingiau, o ne sunkiau. Mano darbas yra per svarbus man ir žmonėms, kad mano organizacija pasitarnautų priimti bet ką, išskyrus geriausią. Bet iš patirties žinau, kad bėgimas nuo savęs, dirbant 60 valandų per savaitę, galų gale niekam nepadės. Efektyvesnis darbas reiškia geresnius rezultatus ir savaitgalį - kas gali būti geriau?
