El. Paštas, kaip ir bet kokia komunikacijos forma, yra asmeninis dalykas. Tai, kaip jūs tikrinate, tvarkote ir siunčiate viską, nuo vienos įdėklų iki elektroninių raketų, dažnai yra pirmenybės ir įpročio derinys.
Nepaisant to, yra keletas griežtų ir nesąžiningų taisyklių, kurių turėtume laikytis visi norėdami kuo geriau panaudoti savo bendravimą el. Paštu, našumą ir laiką. Perskaitykite tris įprastas gautų laiškų aplanko klaidas, kaip jie jus skaudina darbe ir kaip pakeisti geresnį el. Pašto tvarkymą.
1 klaida: el. Laiškų palikimas gautuosiuose
Pradėsiu nuo prieštaringiausiai vertinamo: visus savo el. Laiškus palikite gautuosiuose. Aš žinau, kad jūs manote, jog viskas yra tas pats, ar paliekate el. Laiškus gautuosiuose, kai tik su jais susitvarkėte, ar ne, tačiau jūsų smegenys prašo skirtis. 2011 m. Prinstono Neuromokslų institute atliktas tyrimas nustatė, kad „kai jūsų aplinka yra netvarkinga, chaosas apriboja jūsų galimybes sutelkti dėmesį“. Tai pasakytina ir apie jūsų virtualią aplinką; Kuo daugiau el. laiškų matysite - net ir tuos, kurie jau nesvarbūs, tuo daugiau laiko jūsų smegenys nesąmoningai praleis galvodami apie juos.
Tyrimai rodo, kad sumažinus gautųjų aplaidumą, jūs mažiau atitrauksite dėmesį, tapsite produktyvesni ir galėsite geriau apdoroti informaciją. Jei tai nėra gera priežastis palikti tuos 3679 senus el. Laiškus gautuosiuose, aš nežinau, kas tai yra.
Kaip atlikti pokyčius
Pradėkite naudoti gautuosius tik naujiems laiškams. Jei baigsite el. Laišką, jis turėtų būti suarchyvuotas, įdėtas arba ištrintas (žr. Toliau, kur naudoti). Visada galite ieškoti bet kurio el. Laiško vėliau.
2 klaida: ištrynimas, kai turėtumėte archyvuoti ar pateikti (ir vice versa)
Taigi dabar, kai naudojate gautuosius tik naujiems laiškams (skubėkite!), Kyla klausimas: ką turėtumėte daryti su visais el. Laiškais, kuriuos naudojate?
Galimos šios parinktys: a) ištrinti arba b) nusiųsti failą į atitinkamą aplanką (arba archyvą „Gmail“ vartotojams). Daugelis žmonių daro klaidą, kad pernelyg ilgai siekia kraštutinumų: arba ištrina visas žinutes, arba pasilieka visas. Tiesa yra tai, kad sveika pusiausvyra yra geriausias sprendimas. Laiškų kaupimas, kurio jums nereikės, prisideda prie saugojimo kvotos jūsų el. Pašto paskyroje ir apsunkina jūsų el. Pašto adresų, kuriuos norėjote išsaugoti ieškodami, paiešką. Ir per daug ištrinti? Galbūt jūs atrodysite kaip mano draugas, kuris ištrynė skrydžio patvirtinimo el. Laišką ir beveik praleido savo skrydį.
Kaip atlikti pokyčius
Kai baigsite el. Laišką, skirkite dvi sekundes ir pagalvokite, ar ateityje galbūt norėsite vėl prieiti prie jo. Jei ne: laikas ištrinti. Jei taip: archyvuokite arba paduokite failą!
3 klaida: gautųjų naudojimas kaip darbų sąrašas
Žmonėms, nemėgstantiems darbų sąrašų, paprastas sprendimas (arba jie taip mano) yra naudoti gautuosius kaip vieną. Dabar, kai kalbama apie įprastas su el. Paštu susijusias užduotis, tokias kaip „Atsakyti į Jerry el. Laišką apie susitikimų laiką“, manau, kad tie žmonės mirę. Šios užduotys neturėtų būti įtrauktos į darbų sąrašą, į jas turėtų būti atsakyta kaip įprasto verslo metu.
Bet tikroms užduotims, tokioms kaip „Kurti pasiūlymą naujam klientui“ arba „Apmokėti biuro nuomą“, labai rekomenduoju rasti jums tinkančią „to-do list“ sistemą ir jos laikytis. Kodėl? Nes jei norite, kad svarbiausios užduotys būtų atliktos kiekvieną dieną, turite mokėti nustatyti prioritetus ir sutelkti savo darbų sąrašą. Jei naudosite gautuosius kaip darbų sąrašą, laiką leisite kitų žmonėms. Su kiekvienu nauju el. Laišku ateina naujas darbas, nesvarbu, ar jums tai patinka, ar ne. Bet jei sąmoningai įtraukiate užduotį į savo darbų sąrašą, galite nustatyti, ar tikrai turėtumėte tai daryti dabar, o ne kitus darbus.
Vis dar nesate įsitikinęs? Jill Duffy, Leo Babauta ir Jesse Garner taip pat yra puikūs atvejai.
Kaip atlikti pokyčius
Peržiūrėkite gautuosius ir išsitraukite visus veiksmus, kuriuos galima įgyvendinti. Jei tai buvo vienintelis dalykas, dėl kurio verta el. Pašto dėžutę gauti, archyvuokite, failą arba ištrinkite el. Laišką dabar. Ir gerai, jei tikrai reikalaujate naudoti gautųjų aplanką kaip darbų sąrašą, išbandykite programą „Pašto dėžutė“, kuri gali padėti el. Laiškus paversti užduotimis ir pašalinti juos iš gautųjų.
