Kai bendradarbis atkreipė mano dėmesį į senesnį George'o Kao el. Pašto produktyvumo straipsnį, kuris vėl sukėlė raundus, jis privertė mane suprasti, kad kova dėl gautųjų yra tikra. Ką tik grįžau iš trijų savaičių medaus mėnesio Japonijoje, todėl žinau, kokia tai tiesa. Gautųjų tvarkymas yra tikras dalykas, o jei ne tikslus menas, tai išsilavinimas. Per visą mūsų kelionę mano vyras, kuris iš esmės visada stengiasi, kad gautų laiškų apimties dėžutė būtų lygi nuliui, žvilgtelėtų į mano telefoną, pamatytų pašto piktogramą ir numerį, kuris svyruoja kažkur apie 400, ir apmaudu.
„Tai mane iššaukia“, - sakė jis ir praktiškai mačiau prakaito rutulį ant jo antakio. Bet aš atostogavau! Aš turėjau ne biuro atsakiklį dėl savo darbo sąskaitos ir asmeninio adreso! Niekas iš manęs nieko nesitikėjo ir man buvo malonu grįžti atgal į tą vis didėjantį skaičių.
Aišku, gautų laiškų apimties informacija, nors kartais ir nuobodi, taip pat yra tiksli. Nesvarbu, ar tikrinate savo pranešimus pirmadienio rytą, atjungę maitinimą visą savaitgalį, ar vidury popietės atsitiktinį ketvirtadienį. Jei per kelias sekundes nežinote, ar žinutei reikia atsakymo, jau nekalbant apie jos pagrįstumą, jūs tikriausiai eikvojate brangias darbo minutes bandydamas išsiaiškinti.
Kao kūrinio paantraštė „Kaip reguliariai patekti į„ Inbox Zero ““ man priminė, kad svarbu tiesiog žinoti, ką ir kada atsakyti. Šis supratimas gali reikšti skirtumą tarp perpildytų gautųjų ir tvarkingų bei tvarkingų. Čia yra greiti patarimai, kurie padės apsispręsti.
1. Ieškokite įkalčių
Kartais jie yra akivaizdūs. Viena iš mano kolegų persiunčia daugybę laiškų, susijusių su įvykiais, studijomis ir pranešimais, tačiau ji visada pažymi: „Nesivaržykite archyvuoti“. Iš pradžių aš jaučiausi taip, tarsi turbūt būčiau grubus neatsakydamas bent jau su dauguma. daug atsakymų („ačiū!“), tačiau greitai supratau, kad jos akivaizdi pastaba apie archyvavimą reiškia, kad ji nenori ir nereikia atsakymo.
Jei neturite tokio tiesioginio užuominos, perskaitykite dar kartą ir tikrai pagalvokite, kaip jūsų atsakymas paveiktų užrašą. Jei ne, tarkime, jūsų skyriaus žmogus paprasčiausiai dalijasi projektu, prie kurio dirba, ir šiuo metu neturite ką pridėtinės vertės, nespauskite atsakymo vien dėl to, kad patvirtinate gavimą.
2. Nubraukite klausimą
Kaip ir aukščiau, tai dažnai bus paprasta. Jei yra aiškus klausimas, į kurį ketinate atsakyti, tada akivaizdu, kad reikia atsakymo, o gal greitai - bent 24 valandas. Kadangi ne visiems, kurie kreipiasi į jus, yra garantuojama, kad rašote iškalbingiausius ar taškiausius el. Laiškus, jums gali tekti perskaityti pastraipas, kad pamatytumėte, ar ten yra ką jums atsakyti.
Jei nusprendėte, kad nėra jokio klausimo, tačiau turite savo klausimų, tuomet atsakykite, jei norite paaiškinti. Verta stebėti ir įtraukti į kažkieno gautus laiškus, jei tai gali padėti išvengti nesusipratimų ateityje.
3. Kalbėkite - jei norite būti išgirsti
Tai yra pats keisčiausias pluoštas, bet kai tik pakabinsi, jis taps tarsi antra prigimtimi. Daugybę kartų gausite el. Laiškus, kuriuose aiškiai nieko neklausiama. Galite gauti atsakymą į ką nors jūsų pateiktą, atsiliepimų apie įvykdytą projektą, patarimų, kaip susitvarkyti situaciją, nurodymus dėl konkretaus departamento tikslo. Jei neturite nieko naujo pridurti prie pokalbio arba jei galite aiškiai pakomentuoti komentarą ir tęsti savo darbą, tuomet galite jausti, kad neatsakysite.
Bet jei, kita vertus, jaučiatės priversti reikštis - norėdami išsiaiškinti save ar apsvarstyti jūsų priimtą sprendimą ar pateikti naują įžvalgą, tada, žinoma, turėtumėte paspausti atsakymo mygtuką. Tai gali būti ypač aktualu, jei jūsų darbo aplinka skatina savarankišką mąstymą ir prisideda prie aptariamų temų.
Savaime suprantama, kad informaciniai biuleteniai, masiniai el. Laiškai ar bet kas, kas atrodo neprivaloma, skaitymas nereikalauja atsakymo. Jei jums tai naudinga, galite kurti aplankus pagal „Kao“ pasiūlymus, o tvarkydami gautuosius ir juos prižiūrėdami, praktiškai jausitės automatiniai.
Kitas dalykas, į kurį reikia atsižvelgti, yra toks: pastatykite save į siuntėjo vietą. Jei jūs būtumėte tas, kuris siųstumėte tą pranešimą, ar ieškotumėte atsakymo? Nors tikrai yra laiko išreikšti padėką, jei reguliariai susirašinėjate su kuo nors ar daug einate pirmyn ir atgal (kai kuriems iš jų reikia labiau apgalvoto atsakymo), tikriausiai galite saugiai palikti el. Laišką atskirai ir pasirūpinti, kad neatsiunčiate el. Laiško. nereikalingas dviejų žodžių atsakymas tam, kuris, kaip ir jūs, greičiausiai bando pasiekti gautųjų apimtį.
