Pirmasis konsultantų prekybos įrankis yra „PowerPoint“. Pristatymai, dar vadinami „deniais“, naudojami beveik visose konsultavimo situacijose, įskaitant galutines ataskaitas (čia nėra masinių „Word“ dokumentų), oficialius pristatymus ir išsamius analizės dokumentus.
Per dieną sukūręs kelis šimtus (tūkstančius?) Jų, aš išmokau keletą profesionalių patarimų, kaip sudaryti įtikinamus, įtikinamus ir rimtai įspūdingus pristatymus. Išbandykite šias savo kito „PowerPoint“ strategijas, kad sudomintumėte savo klientus ar jūsų viršininką.
1. Naudokite piramidės principą
Prieš pradedant rengti prezentaciją, svarbu apgalvoti struktūrą. Kadangi pristatymai dažnai pristatomi užimtiems žmonėms, turintiems daug minties, sklandus ir glaustas bendravimas yra nepaprastai svarbus. Ir jei iš anksto neplanuojate savo bendros struktūros, vargu ar jūsų pristatymas papasakos lengvai suprantamą istoriją, kurios norite.
Piramidės principas yra metodika, kuria naudojasi daugelis konsultacinių firmų, siekdamos vadovauti struktūrizuotam bendravimui. Iš esmės geras informacijos pateikimas turėtų vykti nuo aukščiausio lygio santraukos iki detalesnės informacijos - kaip ir piramidės forma. Taigi, jūsų kabinetas pirmiausia turėtų prasidėti nuo atsakymo ar rekomendacijos, o po to sekti pagrindžiančiais argumentais ir faktais: „Aš rekomenduoju X ir Y. X rekomendaciją pagrindžia 1, 2 ir 3 faktai …“
Turėti omenyje šią struktūrą yra galinga dėl kelių priežasčių. Pirma, tai leidžia jums išdėstyti savo taškus auditorijai, prieš jiems pradedant užduoti klausimus, ir padeda jiems susikoncentruoti į tai, kas svarbu pristatymo metu. Tačiau tai taip pat palengvina jūsų pristatymo kūrimą, nes jums nereikia išradinėti rato ir nerimauti, kaip geriausiai sutvarkyti jūsų pranešimą.
2. Įlipkite į traukinį „Tagline“
Tikriausiai jau naudojate pavadinimus savo „PowerPoint“ pristatymuose, bet ar žinojai, kad turėtum naudoti ir žymes? „Tagline“ iš esmės yra „temos sakiniai“, apibendrinantys kiekvienos skaidrės pagrindinį pranešimą viename sakinyje. Paprastai jie talpinami iškart po pavadinimo, jie turėtų padėti perduoti jūsų istoriją viso pristatymo metu ir užtikrinti, kad skaitytojai galėtų greitai suskaidyti skaidrės turinį.
Klausiate, kuo skiriasi pavadinimas ir antraštė? Pavadinimas nurodo, kas yra skaidrėje, o žymelė paaiškina, ko reikia išmokti iš skaidrės. Taigi pavadinimas gali būti panašus į „Santrauka“, o antraštė gali būti tokia: „Atlikę išsamią analizę visoje organizacijoje, mes nustatėme penkias pagrindines galimybes, leidžiančias sutaupyti maždaug 100 milijonų USD“.
Norite sužinoti, ar turite juos teisingai? Nuskaitykite skaidres, žiūrėdami tik į žymių linijas. Jie turėtų sujungti į veiksmingą pasakojimo apie jūsų pateiktą turinį istoriją, nepalikdami painiavos spragų.
3. Pridėkite priedų skaidres
Jūs žinote (arba bent jau tikiuosi, kad taip padarysite), kad skaidrių laikymas paprastomis ir neužtikrintomis yra labai svarbus rengiant pristatymą, kurį žmonės gali sekti. Bet ypač jei aiškinate analizę arba žinote, kad auditorija tikrai norės, kad duomenys pagrįstų jūsų teiginius, gali būti, kad, norėdami įsitikinti, turite supakuoti skaidres su daugybe informacijos.
Sustabdyti.
Net jei žinote, kad jums reikia daugybės palaikomosios informacijos tai, ką pasakojate savo auditorijai, ar laukiate klausimų dėl analizės ar projekto, visa tai neperkraukite pagrindinių skaidrių. Aš garantuoju, kad tai užvaldys jūsų auditoriją, ir jie negaus galutinės žinios, kurią bandote perduoti.
Vietoje to pridėkite skaidrių priedus skaidrėse, esančiose denio gale, su visomis pagalbinėmis medžiagomis, kurios netelpa į jūsų pristatymo pasakojimą, bet kurias gali būti naudinga turėti. Tai gali būti įvairūs dalykai - duomenys, atsiliepimai, procesų žemėlapiai, papildomos diagramos - viskas, kas gali būti naudinga kuriant jūsų atsargines kopijas, tačiau nebūtinai turite papasakoti istoriją. Įdėdami juos į priedą, turėsite ten esančią informaciją, į kurią galėsite grįžti, jei kiltų klausimų, tačiau auditorija nesigilins į detales ir nepraleis didelio vaizdo.
Derinkite šiuos patarimus su Alexo Cavoulacoso patarimais, kaip sukurti gražias „PowerPoint“ skaidres, ir jūs tuoj pat turėsite pristatymą.
