Kartais mums reikia stebėti informaciją, o tai yra gera vieta Excel duomenų bazės byloje. Nesvarbu, ar tai yra asmeninis telefono numerių sąrašas, organizacijos ar komandos narių kontaktiniai sąrašai ar monetų, kortelių ar knygų rinkinys, Excel duomenų bazės failas leidžia lengvai įvesti, saugoti ir rasti konkrečią informaciją.
"Microsoft Excel" turi integruotus įrankius, kurie padeda jums sekti duomenis ir rasti konkrečią informaciją, kai to reikia. Be to, naudojant šimtus stulpelių ir tūkstančių eilučių, "Excel" skaičiuoklė gali turėti daug duomenų.
Duomenų įvedimas
Pagrindinis duomenų saugojimo formatas "Excel" duomenų bazėje yra lentelė.
Sukūrus lentelę, "Excel" duomenų įrankiai gali būti naudojami ieškant, rūšiuojant ir filtruojant įrašus duomenų bazėje, norint surasti konkrečią informaciją.
Norėdami sekti kartu su šia mokymo programa, įveskite duomenis, kaip parodyta aukščiau esančiame paveikslėlyje.
Greitai įveskite studento ID:
- Įveskite pirmuosius du ID - ST348-245 ir ST348-246 į ląsteles A5 ir A6 atitinkamai.
- Pažymėkite du ID, kad juos pasirinktumėte.
- Spustelėkite ant užpildykite rankeną ir vilkite jį žemyn į langelį A13.
- Likusi studento ID turėtų būti teisingai įrašyta į ląsteles nuo A6 iki A13.
Teisingai įveskite duomenis
Įvedant duomenis svarbu užtikrinti, kad jis būtų teisingai įvestas. Išskyrus eilutę 2 tarp skaičiuoklės pavadinimo ir stulpelių antraščių, nepateikite jokių kitų tuščių eilučių įvedant duomenis. Be to, įsitikinkite, kad nepalikite jokių tuščių langelių.
Duomenų klaidos, atsiradusios dėl neteisingo duomenų įvedimo, yra daugybės duomenų tvarkymo problemų šaltinis. Jei duomenys pradžioje yra teisingai įvestos, programa dažniau atvers jums norimus rezultatus.
Eilutės yra įrašai
Kiekviena atskira duomenų grupė duomenų bazėje yra žinoma kaip įrašas. Įvedant įrašus atsižvelgiama į šias gaires:
- Palikite tuščias eilutes sukurtoje lentelėje. Tai įtraukia NE paliekant tuščią eilutę tarp stulpelių antraščių ir pirmosios duomenų eilutės.
- Įraše gali būti duomenų apie tik vieną konkretų elementą.
- Įraše taip pat turi būti visi duomenų bazės duomenys apie šį elementą. Negalima gauti informacijos apie elementą daugiau nei vienoje eilutėje.
Stulpeliai yra laukai
Nors eilutės Excel duomenų bazėje vadinamos įrašais, stulpeliai vadinami laukai. Kiekviename stulpelyje turi būti antraštė, kad būtų nustatyti jame esantys duomenys. Šios antraštės vadinamos laukų pavadinimais.
- Lauko pavadinimai naudojami siekiant užtikrinti, kad kiekvieno įrašo duomenys būtų įrašyti į tą pačią seką.
- Įsitikinkite, kad visi stulpelio duomenys įvedami naudojant tą patį formatą. Jei pradėsite įvesti numerius kaip skaitmenys (pvz., 10 ar 20), laikykitės jų. Nekeiskite dalies kelią ir pradėkite skaičių įvesti kaip žodžius (pvz., Dešimt ar dvidešimt). Būkite nuoseklūs.
- Nepalikite tuščių stulpelių lentelėje.
Lentelės kūrimas
Įvedus duomenis, jis gali būti paverstas a stalas. Norėdami tai padaryti:
- Pažymėkite ląsteles Nuo A3 iki E13 darbalapyje.
- Spustelėkite ant Namai skirtukas.
- Spustelėkite ant Formatas kaip lentelė parinktis ant juostos, kad atidarytumėte išskleidžiamąjį meniu.
- Pasirinkite mėlyną Lentelės stiliaus vidutinis 9 galimybė atidaryti Formatas kaip lentelė dialogo langas.
- Nors dialogo langas atidarytas, lakštai nuo A3 iki E13 darbalapyje turėtų būti apsuptas žygių skruzdėlių.
- Jei žygiuojantys skruzdės supa tinkamą ląstelių diapazoną, spustelėkite Gerai viduje konors Formatas kaip lentelė dialogo langas.
- Jei žygiuojantys skruzdėlės neapsaugo teisingo ląstelių diapazono, paryškinkite tinkamą darbų lapo diapazoną ir spustelėkite Gerai viduje konors Formatas kaip lentelė dialogo langas.
- Lentelėje turi būti rodomos išskleidžiamos rodyklės šalia kiekvieno lauko pavadinimo, o lentelės eilutės turėtų būti suformatytos kintamoje šviesoje ir tamsiai mėlynos spalvos.
Duomenų bazės įrankių naudojimas
Sukūrę duomenų bazę, šalia kiekvieno lauko pavadinimo galite naudoti įrankius, esančius žemiau esančių rodyklių, kad rūšiuoti arba filtruoti duomenis.
Rūšiavimo duomenys
- Spustelėkite išskleidžiamąją rodyklę šalia Laukas "Pavardė" vardas.
- Spustelėkite Rūšiuoti nuo A iki Z variantą Rūšiuoti duomenų bazę pagal abėcėlę.
- Surūšiuoti Graham J. turėtų būti pirmas įrašas lentelėje ir Wilson R. turėtų būti paskutinis.
Duomenų filtravimas
- Spustelėkite išskleidžiamąją rodyklę šalia Programos laukas vardas.
- Spustelėkite žymimąjį laukelį šalia Pasirinkti viską parinktis išvalyti visus žymimuosius laukelius.
- Paspauskite žymės langelį šalia Verslas parinktis pridėti žymę prie dėžutės.
- Spustelėkite Gerai.
- Tik du studentai - G. Thompsonas ir F. Smithas turėtų būti matomi, nes jie yra tik du verslo programos dalyviai.
- Norėdami rodyti visus įrašus, spustelėkite rodyklę šalia jos Programa lauko pavadinimas.
- Spustelėkite ant Išvalyti filtrą iš "Programos" pasirinkimas.
Duomenų bazės išplėtimas
Norėdami pridėti papildomų įrašų į savo duomenų bazę:
- Įdėkite pelės žymeklį ant mažo taško apatiniame dešiniajame stalo kampe.
- Pelės žymeklis pasikeis į dvi rodyklę.
- Kai tai atsitiks, spustelėkite ir laikykite nuspaudę dešiniu pelės mygtuku ir vilkite žymeklį žemyn, kad pridėtumėte tuščią eilutę prie duomenų bazės apačios.
- Pridėkite šiuos naujos eilutės duomenis:Ląstelė - DuomenysA14 - ST348-255B14 - KristupasC14 - A.D14 - 22E14 - Mokslas
Užpildykite duomenų bazės formatavimą
- Pažymėti ląstelės nuo A1 iki E1 darbalapyje.
- Spustelėkite ant Namai skirtukas.
- Spustelėkite ant Sujungti ir centras galimybė juostelės centre pavadinimą.
- Spustelėkite ant Užpildykite spalvą (atrodo kaip dažų dangtis) ant juostos, kad atidarytumėte užpildymo spalvos išskleidžiamąjį sąrašą.
- Pasirinkite Mėlynas, akcentas 1 iš sąrašo pakeisti fono spalvą ląstelėse A1-E1 iki tamsiai mėlynos.
- Spustelėkite ant Šrifto spalva piktograma ant Formatavimas įrankių juosta (tai didžioji raidė "A"), kad atidarytumėte išskleidžiamąjį sąrašo šriftų spalvą.
- Pasirinkite Balta iš sąrašo keisti teksto spalvą ląstelėse A1 - E1 į baltas.
- Pažymėti ląstelės A2 - E2 darbalapyje.
- Spustelėkite ant Užpildykite spalvą ant juostos, kad atidarytumėte užpildymo spalvos išskleidžiamąjį sąrašą.
- Pasirinkite Mėlynas, akcentas 1, žiebtuvėlis 80 iš sąrašo pakeisti fono spalvą ląstelėse A2 - E2 iki šviesiai mėlynos spalvos.
- Pažymėti ląstelės A4 - E14 darbalapyje.
- Spustelėkite ties langeliu esantį langelį, kad centras sulyguotum tekstą ląstelėse nuo A14 iki E14.
- Šiuo momentu, jei teisingai atlikote visus šios vadovo veiksmus, jūsų skaičiuoklė turėtų būti panaši į skaičiuoklę, pavaizduotą šio vadovo 1 veiksme.
Duomenų bazės funkcijos
Sintaksė: Dfunkcija (Database_arr, Field_str | num, Criteria_arr)
Kur funkcija yra viena iš šių:
- DAVERAGE
- DCOUNT
- DCOUNTA
- DGET
- DMAX
- DMIN
- DPRODUCT
- DSTDEV
- DSTDEVP
- DSUM
- DVAR
- DVARP
Įveskite: Duomenų bazė
Duomenų bazės funkcijos yra ypač patogu, kai "Google" skaičiuoklės naudojamos struktūrizuotų duomenų išsaugojimui, pvz., Duomenų bazei. Kiekviena duomenų bazės funkcija Dfunkcija , apskaičiuoja atitinkamą ląstelių diapazono pogrupyje esančią funkciją, laikomą duomenų baze. Duomenų bazės funkcijos turi tris argumentus:
- Database_arr yra diapazonas, įterptasis masyvas ar masyvas, sukurtas masyvo išraiškos, kuri yra struktūrizuota taip, kad kiekviena eilutė po eilutės 1 yra duomenų bazės įrašas, o kiekvienas stulpelis yra duomenų bazės laukas. 1 eilutėje yra etiketės kiekvienam laukui.
- Field_str | numer nurodo, kuris stulpelis (laukas) turi vidurkiu vertes. Tai galima išreikšti kaip lauko pavadinimu (teksto eilute) arba stulpelio numeriu, kuriame kairysis stulpelis būtų pateiktas kaip 1.
- Criteria_arr yra diapazonas, įterptasis masyvas ar masyvas, generuojamas masyvo išraiškos, kuri yra sudaryta taip, kad pirmoje eilutėje yra lauko pavadinimas (-ai), kuriam bus taikomas kriterijus (kriterijai), o vėlesnėse eilutėse yra sąlyginis (-iai) bandymas (-ai).
Pirmajame kriterijų eilutėje nurodomi laukų pavadinimai. Kiekviena kita kriterijų eilutė reiškia filtrą, kuris yra atitinkamų laukų apribojimų rinkinys. Apribojimai apibūdinami taikant užklausų pavyzdį ir gali apimti atitikmenį arba palyginimo operatorių, po kurio pateikiama palyginimo vertė. Apribojimų pavyzdžiai: "Šokoladas", "42", "> = 42", "<> 42". Tuščia ląstelė reiškia, kad nėra atitinkamo lauko apribojimų.
Filtras atitinka duomenų bazės eilutę, jei įvykdomi visi filtro apribojimai (apribojimai filtro eilutėje). Duomenų bazės eilutė (įrašas) atitinka kriterijus, jei ir tik tuo atveju, jei jis atitinka bent vieną filtrą. Kriterijų diapazonas lauko pavadinime gali būti rodomas daugiau nei vieną kartą, kad būtų galima vienu metu taikyti keletą apribojimų (pvz., Temperatūra> 65 ir temperatūra <= 82).
DGET yra vienintelė duomenų bazės funkcija, kuri neriboja verčių. DGET grąžina antrojo argumento lauke nurodytą reikšmę (panašiai kaip VLOOKUP) tik tuo atveju, jei tiksliai vienas įrašas atitinka kriterijus; priešingu atveju grąžinama klaida, rodanti, kad nėra rungtynių ar kelių atitikčių
