Pašalinti pasikartojančius duomenų įrašus "Excel"
Skaičiuoklių programos, tokios kaip "Excel", dažnai naudojamos kaip duomenų bazės, susijusios su atsargų dalimis, pardavimų įrašais ir adresų sąrašais.
"Excel" duomenų bazes sudaro duomenų lentelės, kurios paprastai yra suskirstytos į duomenų eilės, vadinamos įrašais.
Įraše duomenys kiekvienoje langelio eilutėje arba lauke yra susiję, pvz., Įmonės pavadinimas, adresas ir telefono numeris.
Paprasta problema, kuri atsiranda, kai duomenų bazė didėja, yra dubliuotų įrašų ar duomenų eilių.
Šis dubliavimas gali atsirasti, jei:
- Visa įrašai įrašomi į duomenų bazę daugiau nei vieną kartą, todėl du ar daugiau identiškų įrašų
- Keli įrašai turi vieną ar daugiau laukų, pvz., Vardą ir adresą, kuriuose yra tie patys duomenys.
Bet kuriuo atveju, pasikartojantys įrašai gali sukelti daugybė problemų, pvz., Siunčiant kelias dokumentų kopijas tuo pačiu asmeniu, kai duomenų bazės informacija naudojama sujungiant laiškus, todėl rekomenduojama nuskaityti ir pašalinti pasikartojančius įrašus įprastą pagrindas.
Kadangi mažame pavyzdyje, kaip antai aukščiau pateiktame paveikslėlyje, lengva rasti pasikartojančius įrašus, duomenų lentelės gali lengvai turėti šimtus ar net tūkstančius įrašų, todėl labai sunku išsirinkti pasikartojančius įrašus, ypač iš dalies atitinkančius įrašus.
Kad būtų lengviau atlikti šią užduotį, "Excel" turi įmontuotą duomenų įrankį, kuris nėra stebėtinai žinomas Pašalinti dublikatus, kuris gali būti naudojamas rasti ir pašalinti identiškas, taip pat iš dalies suderinamų įrašų.
Tačiau būdas Pašalinti dublikatus Sukurtas įrankis, identiški ir iš dalies atitinkantys įrašai turi būti nagrinėjami atskirai.
Taip yra todėl, kad Pašalinti dublikatus Dialogo lange rodomi pasirinktos duomenų lentelės laukų pavadinimai ir jūs pasirenkate, kuriuos laukus įtraukti į atitinkamų įrašų paiešką:
- Už vienodus įrašus ieškokite visų laukų - palikite žymėjimo ženklus šalia visų stulpelių ar laukų pavadinimų;
- Jei norite dalinai atitikti įrašus, palikite žymėjimo ženklus šalia tik tų laukų, kurie turi būti suderinti.
Laukiniai vardai ir stulpelių laiškai
Kaip minėta, Pašalinti dublikatus įrankis susideda iš dialogo lango, kuriame pasirenkate atitinkamus laukus, kuriuos norite ieškoti, pažymėdami norimą lauką arba stulpelių pavadinimus.
Informacija, kurią rodo dialogo langas - lauko pavadinimai arba stulpelių raidės, priklauso nuo to, ar jūsų duomenys turi eilučių antraštes - arba antraštės - duomenų lentelės viršuje, kaip parodyta paveikslėlyje aukščiau.
Jei tai yra - įsitikinkite, kad dialogo lango dešinėje pusėje esanti parinktis - Mano duomenys turi antraštes - yra pažymėta ir "Excel" šioje eilutėje rodomi pavadinimai lauke.
Jei jūsų duomenims trūksta antraštės eilutės, dialogo lange dialogo langelyje bus rodomos atitinkamos stulpelių raidės pasirinktai duomenų grupei.
Gretimas duomenų diapazonas
Už Pašalinti dublikatus įrankis tinkamai veikti, duomenų lentelė turi būti gretimas duomenų diapazonas - tai neturi turėti jokių tuščių eilučių, stulpelių ir, jei įmanoma, nėra tuščių langelių, esančių lentelėje.
Duomenų lentelėje neturinčių įrašų yra gera praktika, kai kalbama apie duomenų valdymą apskritai, o ne tik ieškant pasikartojančių duomenų. Kitos "Excel" priemonės, pvz., Rūšiavimas ir filtravimas, geriausiai veikia, kai duomenų lentelė yra gretimas duomenų diapazonas.
Pašalinti pasikartojančius duomenų įrašų pavyzdžius
Aukščiau pateiktame paveikslėlyje duomenų lentelėje yra du identiški įrašai A. Thompsonas ir du iš dalies suderinti įrašai R. Holt - kur visi laukai atitinka, išskyrus studentų skaičių.
Žemiau išvardyti veiksmai išsamiau kaip naudoti Pašalinti dublikatus duomenų įrankis:
- Pašalinti antrą iš dviejų identiškų įrašų A. Thompsonas .
- Pašalinkite antrą iš dalies atitinkamą įrašą R. Holt .
Dialogo lango "Pašalinti dublikatus atidarymas"
- Spustelėkite bet kurią langelį, kuriame yra duomenys duomenų bazės pavyzdyje.
- Spustelėkite Duomenys skirtukas juostoje.
- Spustelėkite ant Pašalinti dublikatus piktogramą, kad pažymėtumėte visus duomenis duomenų lentelėje ir atidarytumėte Pašalinti dublikatus dialogo langas.
- The Pašalinti dublikatus Dialogo lange rodomos visos stulpelių antraštės arba laukų pavadinimai iš mūsų duomenų pavyzdžių
- Šablonai šalia laukų pavadinimų nurodo, kuriuos stulpelius "Excel" bandys suderinti ieškant pasikartojančių įrašų
- Pagal numatytuosius nustatymus, kai atidaro dialogo langą, visi laukų pavadinimai yra pažymėti
Ieškoti identiškų įrašų
- Kadangi šiame pavyzdyje ieškome visiškai identiškų įrašų, paliksime visas stulpelių antraštes
- Spustelėkite Gerai
Tuo metu turėtų būti vertinami šie rezultatai:
- Dialogo langas turėtų būti uždarytas ir pakeistas pranešimu: Rastas ir pašalintas 1 dublikatas; 7 unikalios vertės išlieka.
- Eilutė, kurioje yra dublikatas A. Thompsonas įrašas bus pašalintas iš duomenų bazės
- Nors yra du iš dalies suderinti įrašai R. Holas t, nes ne visi laukai atitinka - studentų skaičius dviejų įrašų skiriasi - "Excel" mano, kad tai unikalus duomenų įrašas
Rasti ir pašalinti iš dalies atitinkančius įrašus ir pašalinti pasikartojančius įrašus
Vieno lauko tikrinimas vienu metu
Kadangi "Excel" pašalina tik duomenų įrašus, kurie tiksliai atitinka pasirinktus duomenų laukus, geriausias būdas rasti visus iš dalies suderinamuosius duomenų įrašus yra pašalinti tik vieno lauko žymėjimą vienu metu, kaip tai daroma toliau pateiktuose veiksmuose.
Vėliau ieškant įrašų, kurie atitinka visus laukus, išskyrus vardą, amžių ar programą, bus pašalinti visi galimi iš dalies suderintų įrašų deriniai.
Ieškoti iš dalies atitinkančių įrašų
- Jei reikia, spustelėkite bet kurią langelį, kuriame yra duomenų duomenų lentelėje esantys duomenys
- Spustelėkite Duomenys skirtukas juostoje.
- Spustelėkite ant Pašalinti dublikatus piktogramą, kad pažymėtumėte visus duomenis duomenų lentelėje ir atidarytumėte Pašalinti dublikatus dialogo langas.
- Visi duomenų lentelės laukų pavadinimai arba stulpelių antraštės yra parinktos.
- Norėdami rasti ir pašalinti įrašus, kurie neturi atitikties kiekviename lauke, pašalinkite žymėjimą be tų laukų pavadinimų, kuriuos "Excel" turi ignoruoti.
- Šiame pavyzdyje spustelėkite žymės langelį šalia Studento pažymėjimas stulpelis antraštėje, norint panaikinti žymėjimą.
- "Excel" dabar tik ieškos ir pašalins įrašus, kurie turi atitinkamus duomenis Pavardė , Pradinis , ir Programa laukai.
- Spustelėkite Gerai
- Dialogo langas turėtų būti uždarytas ir pakeistas pranešimu: Rastas ir pašalintas 1 dublikatas; 6 unikalios vertės išlieka.
- Eilutė, kurioje yra antrasis įrašas R. Holt su studento ID ST348-252 bus pašalinta iš duomenų bazės.
- Spustelėkite Gerai uždaryti pranešimų laukelį
Šiuo metu duomenų lentelėje turi būti ne visi dublikatai.
