Kiek kartų teko šiam pokalbiui praeiti?
Akivaizdu, kad tai labai žlugdanti padėtis. Kaip jūs turėjote suskaičiuoti daugybę el. Laiškų, kuriuos gavote per pastarąsias kelias valandas, kad surastumėte vieną esminį pranešimą, kuriame buvo užduotis, kuriai reikėjo proto? Jei el. Laišką naudosite išmaniuoju būdu - tik kelis kartus per dieną tikrindami gautuosius, galbūt dar net nematėte pranešimo!
Tai dažna dilema, su kuria tikriausiai bet kada susidūrė visi darbuotojai (jei ne reguliariai). Taip pat kyla svarbus klausimas: kokia forma tinkama komunikacijai, kai užklausos pateikiamos realiuoju laiku, palyginti su užduotimis, kurias tiesiog reikia atlikti artimiausiomis dienomis?
Norėdami išspręsti šį biuro komunikacijos etiketo klausimą, programuotojas Cyrusas Stolleris turi sistemą, kurią turėtumėte apsvarstyti įgyvendindami savo bendradarbius. Skirstymas yra gana paprastas:
- Jei jums reikia ką nors padaryti per 30 minučių, paskambinkite asmeniui.
- Jei jums reikia ką nors padaryti per dvi valandas, nusiųskite asmeniui žinutę.
- Jei jums reikia ką nors padaryti per darbo dieną, praneškite asmeniui.
- Jei jums reikia ką nors padaryti per kitas kelias dienas, siųskite el. Laišką asmeniui.
Faktinis suskirstymas gali skirtis priklausomai nuo jūsų biuro darbo (pavyzdžiui, nedideliame biure gali būti prasminga sustoti prie kažkieno stalo, o ne skambinti), tačiau svarbiausia yra tai, ko gauna „Stoller“: El. Paštas neturėtų būti numatytasis komunikacijos priemonės, leidžiančios peržvelgti bet ką, kas turi būti žinoma ar su kuria turi būti reaguojama realiu laiku.
Žinoma, šią sistemą jums gana lengva įgyvendinti dirbant su artimais kolegomis ir klientais, tačiau kaip priversti kitus biuro žmones žaisti kartu? Pabandykite keletą dalykų:
- Nustatykite automatinį atsakiklį el. Paštu, kuriame žmonėms nurodoma, kaip su jumis susisiekti, jei reikalą reikia išspręsti per artimiausią valandą ar dvi.
- Jei susidūrėte su el. Laiškais, kuriuose prašoma imtis veiksmų realiuoju laiku, mandagiai priminkite bendradarbiams, kad jums labiau patiktų, jog ši žinutė buvo perduota telefono skambučiu ar tekstu, nes galite laiku nepasiųsti į jų el. Laišką, jei įvyks kita ekstremali situacija.
- Jei esate tam tikros rūšies valdytojas, nustatykite standartus biure. Leiskite savo darbuotojams atvirai kalbėti apie tai, kaip jie norėtų, kad kiti su jais bendrautų, jei reikia ką nors padaryti, užuot visiems manę, kad el. Paštas yra tinkamas.
Galiausiai visiems priminkite, kad tokia sistema iš tikrųjų yra naudinga. Niekas neprisiriša prie savo pašto dėžutės ir skubi užduotis niekada nebebus atlikta.
