Jei kada nors dirbote biure, žinote, kad susitikimai yra juodosios darbo užduočių avys. Mes mėgstame jų nekęsti ir stengiamės juos panaikinti visam laikui, tačiau vis tiek juos turime ir vėl ir vėl, kol pamatome, kodėl susimąstome, kodėl praleidžiame juose tiek daug laiko.
Kiekvienas turi savo paslapčių, kaip naršyti kebliu susitikimų peizažu (ir kai kurie yra geresni už kitus).
Taigi aš suapvalinau keturių sėkmingų kompanijų vadovų strategijas, kaip sumažinti jūsų susitikimų skaičių (ir padidinti jūsų produktyvumą). Kas žino, galbūt galėsite išbandyti vieną iš šių taktikų savo biure!
1. „Susitikimo“ laiko tarpsnių sudarymas
Tai yra seniausias ir lengviausias triukas knygoje kiekvienam, kuris stengiasi suplanuoti darbus, nukreiptus prieš galvą.
Tai dirbo Andrew Fingermanas, „PhotoShelter“ generalinis direktorius:
„Šiek tiek daugiau nei metus aš atsisakiau rengti susirinkimus prieš vidurdienį. Poveikis mano produktyvumui buvo stulbinantis. Kaip kažkas, kas taip pat turi ADHD, pastebėjau, kad rytas yra būtinas darbui, kuriam reikalingas mano aukščiausio lygio kritinis mąstymas. Taigi, jei kažkam ryžtingai reikia susitikti su manimi ryte, aš beveik visada atsisakau ir prašau, ar galime pasirinkti laiką po pietų. Vienintelė sąlyga, kurios laikysiuosi, - jei susitikimas nepriekaištingai atitiktų mano pagrindinius prioritetus “.
„The Muse“ panašią strategiją mes įgyvendinome įgyvendindami „Laimėtojų trečiadienius“, kur nuo 9:00 iki 13:00 trečiadieniais niekam įmonėje neleidžiama planuoti susitikimų.
„Dažniausi skundai buvo tai, kad žmonės neturėjo pakankamai nuoseklaus mąstymo laiko, nes susitikimai taip dažnai nutrūktų“, - sako mūsų „Žmonių ir talentų“ viceprezidentas Toni Thompson. „Yra keli susitikimai, kuriuos žmonės man pasakė, kad negali sustoti, bet jei pastangų pavyks sumažinti net 70 proc. Neproduktyvių susitikimų ir pakeisti tuos, kuriuose daug našumo, kūrybiškumo ir darbuotojų nuovokumo, tai verta“.
2. Susitikimai tik vieną dieną per savaitę
Mattan Griffel yra vieno mėnesio įkūrėjas ir generalinis direktorius. Norėdami išspręsti savo susitikimo klausimus, jis nusprendė, kad užuot blokavęs tam tikrus laikus, jis blokuos kiekvieną dieną, išskyrus vieną.
Priešingai nei ta pati „Muse“ sistema, Griffelis rengia susitikimus tik trečiadieniais: „Aš to nedarau daug. Jei kas nors paprašys įsitraukti kavos antradienį, aš paklausiu, ar trečiadienis veikia vietoj jo. Jei tas trečiadienis bus visiškai užsakytas, aš paklausiu apie kitą trečiadienį (kartais turiu rezervuoti du ar tris trečiadienius) “, - sako jis naujausiame„ Forbes “ straipsnyje. Stebina paprasta, tiesa?
Rezultatas, jo teigimu, nėra vien tik didžiulis laiko tarpas, per kurį reikia sutelkti dėmesį į kitas užduotis, bet tai, kad „priversti žmones laukti iki trečiadienio, dažnai išfiltruoja nesvarbius susitikimus. Tai pašalins žmones, kurie nori šiek tiek jūsų laiko, bet nenori jo laukti ar dirbti pagal jūsų grafiką. Man tai puiku, nes vis tiek nenoriu susitikti su tais žmonėmis. “
3. Reguliariai peržiūrėkite kalendorių
„Mes reguliariai kas ketvirtį vertinome susitikimus, kad prireikus pakeistume susitikimų tvarkaraščius“, - sako Dinah Alobeid, „Greenhouse“ komunikacijos direktorė. Tai reiškia, kad kiekviename ketvirtyje visi įmonės darbuotojai peržiūri savo kalendorių ir nusprendžia, ar tam tikras diskusijas galima perkelti į kitą kanalą.
Tai galite lengvai padaryti pagal savo tvarkaraštį. Norėdami padėti susiaurinti susitikimų skaičių, kuris neįvyksta, Alobeidas siūlo sutrumpinti laiką: „Pradėkite nuo 30 minučių susitikimų ir, kai įmanoma, sutrumpinkite juos iki 20 minučių. tas pats pasakytina ir apie 60 minučių, kodėl gi neišbandžius 45? “Galite pastebėti, kad lygiai tiek pat galite pasiekti ir per trumpesnį laiką, jei ne el. paštu ar„ Google “dokumentu.
Be to, ji sako: „Pirmadienį praleiskite laiką planuodami, ką norite pasiekti šią savaitę ir kurie susitikimai turėtų įvykti, kad atliktumėte darbą ir perkeltumėte tam tikrus projektus į priekį.“ Jei jie nesijaučia atitinkantys jūsų prioritetus, pašalinkite juos.
4. Susitikimo valymo rengimas
Aleksas Villa, „Healthify“ generalinis direktorius, dar aukščiau to, kas išdėstyta toliau, organizuodamas „susitikimo valymą“ savo įmonėje:
„Tai yra konkretus laiko momentas kas šešis – devynis mėnesius, kai mes ištriname 100% pasikartojančių posėdžių ir instituto taisykles, pagal kuriuos juos galima vėl įtraukti“.
Taigi, ką tiksliai reiškia susitikimo grąžinimas į Villa ir jo komandos kalendorių? „Kartotinius ir su klientais susijusius susitikimus galite palikti arba ištrinti susitikimus savo nuožiūra. Ištrinti susitikimai negali būti pridėti mažiausiai dvi savaites. Po tų dviejų savaičių susitikimą galite pridėti tik tada, kai dauguma lankytojų iniciatyviai prašo jį sugrąžinti (lobizmas jūsų pačių susitikimams yra draudžiamas!) “
Nepaisant to, kad yra toks bauginantis prašymas, jo kompanija sulaukė nepaprastai teigiamo atsakymo: „Visi myli ir negali laukti, kol viską ištrins. Nepripažįstant problemos, jums kyla kebli situacija, kai niekas nenori pasakyti: „Šis susitikimas nėra naudingas, ar galime jį tiesiog atšaukti?“ Galų gale mes išgyvename optimalaus darbo ciklus, kai žmonės pasiekia gerą pusiausvyrą, kad galėtų bendradarbiauti, vis dar turėdami laiko atlikti savo individualų darbą. “
Nors sutikti su šiuo planu visus savo komandos narius gali būti sunku, verta išbandyti mažesnius susitikimus. Pakalbėkite su savo bendradarbiais, kad pašalintumėte bet kokias neskubias registracijas kelioms savaitėms ir sužinokite, ar tai iš viso neigiamai veikia jūsų darbą.
Susitarimų perkrovos sprendimas tikrai reiškia jūsų darbo krūvio prioritetų nustatymą, todėl aukščiau pateiktos strategijos yra tokios veiksmingos.
