Jūs linktelite, kai visi aplinkiniai kalba apie tai, kaip jie pasiekia „nulinį“ aplanką. Tačiau tiesą sakant, jūs niekada nesijaučiate, kad ten pateksite.
Jūsų gynyboje taip yra todėl, kad gaunate pranešimus, į kuriuos reikia ilgų ar apgalvotų atsakymų. Kažkas paprašė jūsų nuomonės ir norėtumėte skirti laiko jai suformuluoti. Arba yra penkių puslapių jūsų atsiliepimo priedas - todėl turėsite jį peržiūrėti. Arba norite tam tikru būdu pasakyti savo atsakymą ir norėtumėte palaukti, kol būsite švieži.
Standartiniai sprendimai šiai situacijai yra bet kokie. Galite „patvirtinti gavimą“, tačiau tai skamba labai formaliai ir nėra žinoma, kada kitas asmuo jums pasiūlys užrašą, kuris maždaug išverstas į „Ir…?“ Galite palikti automatinį atsakiklį 24–7, bet tai gali būti ne jūsų stilius ir jūs vis dar nepateikiate konkretaus atsakymo. Arba galite tiesiog skirti laiko, bet palikite kitam asmeniui įdomų ir laukiantį.
Yra triukas, į kurį neseniai patekau ir kuris išsprendė šią problemą man. Siekiu atsakyti per 24 valandas (jei ne daug greičiau), nurodydamas eilutę, kuri mane perka šiek tiek laiko. Tai tenkina kitą asmenį, kuriame esu, suteikia man laiko sekti, kai jis veikia pagal mano grafiką, ir priartina mane prie nulio „Inbox“. Čia yra trys mano mėgstamiausi.
1. „Aš artimai bendrausiu“
Turėjau buvusį viršininką, kuris visada pabrėžė, kaip svarbu valdyti lūkesčius. Žmonių informavimas priekinėje dalyje leidžia išvengti painiavos ir nusivylimo. Geriausias būdas tai padaryti - liaudies posakio žodžiais tariant - yra per mažai pažadėtas, per daug pristatytas.
Jei tiesiog laukiate savaitę, kol grįšite pas ką nors, jis manys, kad laikėte tai mažu prioritetu - ir tai niekam netrukdo jaustis gerai. Tačiau jei jūs jį iškart parašysite ir paaiškinsite, kada susisieksite, atrodo, kad jums buvo tikrai svarbu kuo greičiau pateikti laiką, kuo žmogiškiau.
Nusistatydami, kada jis gali tikėtis nuodugnaus atsakymo, esate mąstantis. Jei praleisite tą datą, jūs nebe tas asmuo, kuriam reikėjo penkių dienų atsakyti: Jūs esate tas asmuo, kuris pasakė, kad jai reikės savaitės, bet atsakėte dviem dienomis anksčiau.
2. „Aš stumiuosi prieš terminą“
Kai atidedate prašymą, žmonėms dažnai patinka žinoti, kodėl. Pagalvokite apie tai: jei kas nors sustos prie jūsų stalo, kad galėtumėte mąstyti, ji greičiausiai bus išmesta, jei pasakysite „ne“, o paskui grįšite prie klaviatūros. Tačiau ji bus mažiau įžeista, jei pasakysite jai, kad negalite, nes esate užsiėmusi pasiruošimu susitikimui (ar kitu visiškai pagrįstu pasiteisinimu, pavyzdžiui, rengiate projektus prieš atostogas).
Šis atsakymas remiasi panašia logika. Dalindamiesi tuo, kas yra jūsų lėkštėje, jūs galite užmegzti ryšį su jūsų darbo krūviu. Ji žinos, kad jūs jos nepaisote; veikiau esate užimti ir jums reikia poros dienų, kad galėtumėte skirti jai visą savo dėmesį.
Išbandžiau šį požiūrį ir radau, kad žmonės vertina tai, jog aš netgi užtrukau laiką, kad atsigaučiau atsidūręs tokioje laiko sukrėtimo būsenoje. Vietoj to, kad nusivylę ar el. Paštu vėl po dienos ar dviejų ieškodami atsakymo, jie palinkėjo man sėkmės ir liepė man dar kartą apsilankyti, kai tai man pavyks.
3. „Aš norėčiau tai pavesti kolegai, kuris išėjo iš ofiso“
Tai dar viena eilutė, į kurią aš įstrigiau tiesiog sakydamas tiesą. Didžioji dalis mano komandos buvo nedarbinga kelioms savaitėms atgal, todėl aš turėjau atidėti bet kokius atsakymus, kuriems reikėjo vidinių atsiliepimų ar patvirtinimo.
Užuot atsakę, kaip aš jiems dairiausi, žmonės - vėlgi - buvo labai supratingi. Mes visi turėjome tas darbo dienas, kai mūsų rankos yra surištos, ir kadangi jūs pasidalinote, kad negalite pagreitinti jūsų atsakymo, nėra jokios priežasties, kad kitas asmuo galėtų jus spausti rašyti atgal.
Laiku atsakyti į el. Laiškus verta kiekvienam dalyviui. Tai padeda išvalyti gautus laiškus ir padeda kitam asmeniui gauti visą jam reikalingą informaciją. Ir nors ne visada gali būti įmanoma pateikti išsamų atsakymą, beveik visada įmanoma ką nors pasakyti. Taigi, praleiskite apgalvotą ar skubotą atsakymą ir pasirinkite eilutę, kuri jums kurį laiką nupirks. Tai leis jūsų kontaktui jaustis taip, kaip jums tikrai rūpi, ir tai leis jums skirti laiko, reikalingo geriems darbams atlikti.
