Geriausiu atveju el. Paštas yra viena iš efektyviausių komunikacijos formų - jis gali būti trumpas, jaukus ir išsiųstas keliaujant, kad į jūsų klausimus atsakytų ar jūsų žinutė būtų perduodama.
Tačiau gautieji gali sukelti daugiau problemų nei išsprendžia, kai vietoj nesąmonių ir sutrumpinto atsakymo gausite atsakymą vienu sakiniu, kuris iš esmės nieko nereiškia. Skirtingai nuo telefono skambučio - kur galite naudoti ebb ir pokalbių srautus, norėdami tęsti tą patį klausimą naujais būdais - gali būti sunku reikalauti naujos informacijos el. Paštu.
Geros naujienos yra tai, kad slaptieji el. Laiškai paprastai skirstomi į vieną iš dviejų kategorijų ir yra strategija, kaip reaguoti į kiekvieną tipą. Skaitykite apie bendrus pažeidėjus ir geriausią požiūrį į kiekvieną iš jų.
1. Atsakymas „Neperskaičiau el. Laiško“
Pirmasis šifravimo el. Laiškas yra tas, kuris verčia susimąstyti, kodėl pirmiausia trukdėte rašyti. Jūs siunčiate el. Laišką savo viršininkui, kad jūsų skrydis nepagrįstas, ir jis rašo, kad pasimatys biure „po kelių valandų“. Arba jūs paprašote rinkėjų grupės atnaujintų adresų, o pusė jų siunčia jums visus jų informaciją, o kita pusė jums siunčia tik jų telefonų numerius.
Ugh. Kaip sunku skaityti el. Laišką?
Tiesą sakant, tai yra jūsų atskaitos taškas. Kaip sakoma, lengviau pakeisti save, nei pakeisti kitus. Taigi pirmiausia turėtumėte objektyviai peržiūrėti savo el. Laiškus. Ar mokote žmones jų neskaityti, palaidodami klausimą penkių pastraipų el. Laiške? Galvodami apie aukščiau pateiktą pavyzdį, savo verslo kelionės dviejų puslapių suvestinės pabaigoje paminėjote savo atidėtą skrydį (kurį jūsų viršininkas greičiausiai planavo peržiūrėti vėliau)? Išbandykite mūsų gaires ir įsitikinkite, kad el. Laiškai bus perskaityti ir į juos atsakyta.
Tačiau nors rašyti aiškesnius el. Laiškus sekančiam kartui yra gerai ir kaip verta, kaip dabar turėtumėte reaguoti su savo neskaitytoju? Geriausias būdas yra pateikti pagrindinę informaciją kaip „naują informaciją“ (paaiškinančią, kodėl jūs rašote atgal).
Aukščiau pateiktuose pavyzdžiuose galite pabandyti: „Nauja oro linijų informacija: tikėtina, kad skrydis nebus kilęs iki ryto. Panašu, kad praleisiu vakarą Čikagoje “arba„ Ačiū, kad išsiuntėte savo telefono numerį; ar galėtumėte atsiųsti atnaujintą adresą, kai tik turėsite galimybę? “Laikykite jį kuo trumpesnį (viena ar dvi eilutės, kad nieko nepraleistumėte), mandagiai pakartodami, ko jums reikia.
2. Atsakymas „Man tai nėra prioritetas“
Pateikiate situaciją, kai klausiate vyresniojo kolegos, ar turėtumėte pasirinkti požiūrį į A ar B, o jo atsakymas yra: „Sėkmės“. Arba jūs klausiate naujo kontakto, kada galėtų būti tinkamas laikas susisiekti, ir ji sako, kad norėtų iki - bet neatsižvelgia į faktinius laikus.
Skamba pažįstamai? Turiu blogų naujienų: asmuo, su kuriuo jūs susirašinėjate, tiesiog nėra į tai, kad jums atsakytų dabar.
Žinoma, yra skirtumas tarp el. Laiško, kuris atmeta jus nuolaidžiu, ir to, kuris nurodo laiką, kai jūsų kontaktas gali būti labiau prieinamas, pavyzdžiui, „Aš norėčiau susitikti kavos, bet esu perpildytas per mėnesio pabaiga “yra natūralus tolesnis žingsnis po kelių savaičių.
Tačiau neigiamas atsakymas be jokios papildomos informacijos, pvz., „Kada galiu pamatyti kai kuriuos skaičius?“; „Tikrai“. - siūlo gauti jums reikalingą informaciją jūsų skaitytojui ne prioritetu.
Jei tai tikrai yra jūsų prioritetas, laikas sulaukti jo ar dėmesio. Pabandykite atsakyti pagal šią formulę:
- Jums reikalingos informacijos
- Tvirtas terminas
- Patvirtinimas per klausimą.
Pavyzdžiui: „Aš žinau, kad šį savaitgalį turite keletą renginių, bet man reikia patikslintos viešojo maitinimo išlaidų sąmatos iki trečiadienio - ar galėsite ją pateikti iki to laiko?“ Arba „Mano kliento susitikimas numatytas penktadienio 10 val. Ryte; Ar įmanoma iki tol pateikti trumpas pastabas apie mano pristatymą? “Tikslas, ko jums reikia, sudomins skaitytoją; jei nurodysite konkrečią datą („kitas antradienis“, o ne „per artimiausias kelias savaites“), jūs nurodysite prioritetų sąrašą; o pabaiga klausimu reiškia, kad gavėjas privalo jus atsiųsti.
Gali būti nelinksma, kai kas nors sugaišta laiko atsakymui, tačiau nededa pastangų suteikti jums reikiamos informacijos. Pasinaudokite aukščiau pateiktais patarimais, kad išsiaiškintumėte problemą, ir atsakykite taip, kad tai padėtų atlikti darbą.
