Visi ten buvę: Gaunate el. Laišką, kuris verčia jus atlikti dvigubą darbą. Aišku, kitas žmogus yra aiškiai nusivylęs ar supykęs, bet vis tiek tikimasi, kad atsakysite. Ką tu turėtum daryti? Kaip tu reaguoji?
Nors vidinės biuro pranešimų siuntimo paslaugos ir trumpųjų pranešimų siuntimo paslaugos vis labiau populiarėja, el. Paštas vis dar yra pati svarbiausia ir plačiausiai naudojama komunikacijos priemonė darbe - todėl labai svarbu, kad sugebėtumėte naudoti ją kuo profesionaliau. Tai reiškia, kad tai, kaip jūs reaguojate aukščiau aprašytoje situacijoje, gali teigiamai arba neigiamai paveikti jūsų karjerą. Net jei manote, kad reaguojate panašiai.
Taip, aš žinau, kad visada būti profesionaliam yra lengviau nei pasakyti. Atsakymai į el. Laiškus darbe yra savaime suprantamas dalykas, o atsakymas į emocines žinutes perkelia jį į kitą lygį.
Šis vadovas paaiškins jūsų reakciją, kad galėtumėte išvengti konfliktų ir atlikti savo darbą.
1 žingsnis: padarykite pertrauką
Galbūt norėsite perskaityti gautą el. Laišką, kad įsitikintumėte, jog teisingai supratote - galite tai padaryti, tačiau nepradėkite rašyti atsakymo dabar. Jūsų kolega, viršininkas ar klientas leis savo emocijoms diktuoti, ką jis rašė. Nekartokite šios klaidos. Padarykite pertrauką ir leiskite sau atvėsti.
Vienas el. Pašto pranašumų yra tas, kad nereikia atsakyti iškart. Kartais atsakymą reikia užtrukti valandomis! Pasinaudokite tuo. Net jei jaučiate įtampą, o kita pusė laukia jūsų atsakymo - tikrai turite bent keletą minučių. Atsikelkite nuo savo stalo, atvėsinkite mintis ir užkąskite ar užplikykite stiklinę vandens. Tai padės jums išvengti kelio trūkčiojimo reakcijos.
2 žingsnis: nereikia pereiti prie išvadų
Būk sąžiningas: reaguoji taip, kaip esi, nes skaitai tarp eilučių? Kai bendraujate su pernelyg emocingais el. Laiškais, galite pamanyti, kad jaučiate pykčio ar nusivylimo ekranu spinduliuojantį žmogų. Ir jūs jausitės priversti manyti, kad yra daugiau to, kas tik yra.
Tačiau nereikėtų spėlioti, ką iš tikrųjų reiškė antroji pusė. Sprendimas dėl kitų ketinimų remiantis keliais sakiniais (ir per jūsų pačių smegenų filtrą bei jūsų bendravimo būdą) yra bloga idėja.
Nesipriešinkite pagundai pereiti prie bet kokių išvadų. Tiesiog perskaitykite žodžius, gaukite informacijos ir pasiruoškite atsakyti profesionaliai.
3 žingsnis: palaikykite trumpai
Turėdami omenyje klaidingo aiškinimo galimybę, atminkite, kad jūsų užduotis yra pateikti kuo tikslesnį atsakymą ir nieko daugiau. Atsisakykite paslėptų atsakymų į tai, ką galėjo pasakyti kitas asmuo.
Sukurkite savo el. Pašto adresą, kad gautumėte tik vieną pagrindinę žinutę. Tai nereiškia, kad ją turėtų sudaryti tik vienas sakinys, tačiau tai reiškia, kad jei kas nors kritikuoja jūsų pristatymą ir prašo jūsų cituojamos statistikos kopijos, savo atsakymą grindžiate statistikos pateikimu (o ne gindami savo kredencialus). ).
Tokiu būdu galite būti tikri, kad antroji pusė perskaitys jūsų atsakymą ir supras tiksliai taip, kaip jums tai reiškia. Paskutinis dalykas, kurį norite ginti, tik sužinojęs, kad kolega iš tikrųjų tavęs nekritikavo; bet kad ji tiesiog negražiai suformulavo savo atsiliepimus.
4 žingsnis: būkite tiesmukas
Paprastai naudinga vengti sarkazmo ir ironijos el. Laiškuose, ypač jei situacija jau jaučiama įkaitusi. Kartais galite apsvarstyti juokavimą, kad sumažintumėte įtampą, tačiau šis planas gali lengvai atsisakyti.
Atminkite, kad skaitytojas negalės pamatyti jūsų veido išraiškos ar gestų ir gali labai gerai jus klaidingai suprasti. Taigi, išsaugokite savo prekės ženklo sąmojį pokalbiams akis į akį ir keisčiau kalbą.
5 žingsnis: paprašykite pagalbos
Jei jūsų el. Paštas nėra konfidencialus, tuomet reikia kreiptis pagalbos. Galbūt jūsų kolega geriau žino, kaip elgtis su įniršusiu viršininku, arba jūsų vadovas gali padėti rasti tinkamą požiūrį į jūsų susipainiojusį klientą.
Kartą mano viršininkas sugebėjo suprasti el. Laišką, kurį gavau iš mūsų klientų, nes jis ją labai gerai pažinojo. Jis patikino, kad aš neturėčiau jos atsakymo priimti asmeniškai, nes tai susiję ir su kitais veiksniais. Po to galėjau nusiraminti ir parašyti visiškai tinkamą atsakymą.
Kai gausite piktą el. Laišką, nesinervinkite. Žmonės siunčia emocines žinutes, kai nėra kažkuo patenkinti, jaučiasi nusivylę ar net supainioti. Turėtumėte veikti laikydamiesi prielaidos, kad tai neturi nieko bendra su jumis asmeniškai - tai reiškia, kad neturėtumėte leisti tonui atitraukti jūsų darbo ir profesionaliai reaguoti.
