„Atsikratykite popieriaus“.
Buvau projekto vadovas, dirbęs Niujorko miesto mero kabinete, ir tai buvo užduotis, kurią man buvo pavesta atlikti. Biurokratijoje, kurioje dirba šimtai tūkstančių darbuotojų, tūkstančiai popierinių procesų ir ribotas naujų technologijų biudžetas, manęs paprašė parengti beveik visko skaitmeninimo planą.
Tai buvo bauginantis projektas, jei aš jį kada nors mačiau. Tiesą sakant, tai buvo beveik neįmanoma, atsižvelgiant į suvaržymus, kuriuose aš dirbau. Bet aš negalėjau mesti rankų į viršų ir pasakyti „ne“. Turėjau darbą ir turėjau kur pradėti.
Projekto projekto pašalinimas nebuvo besąlyginis pasisekimas. Tiesą sakant, tai buvo arčiau besąlyginės nesėkmės. Jei šiandien einate į bet kurį Niujorko biurą, tikrai rasite popierių, sukrautą ant stalų, gautuosiuose ir išeinamuosiuose dėžėse bei šiukšlių dėžes.
Vis dėlto projektas man išmokė daugiau nei bet kokia sėkmė, kurią aš kada nors patyriau, kaip pradėti didžiulę užduotį. Štai taip išmokau nufotografuoti ką nors neįveikiamo ir kovoti su gabalėliais.
1. Pažvelkite į didelį paveikslėlį
Niujorke yra dešimtys departamentų, kurių kiekviename yra dešimtys padalinių, kurių kiekvienas turi savo vidinius procesus. Yra popieriaus, kuris jau yra bylų spintelėse ir dėžutėse, ir popieriaus, kurį dar reikia sukurti, kai klientai ir darbuotojai užpildys formas ir programas. Man buvo neįmanoma žinoti, nuo ko pradėti, prieš pradedant vertinti visus ten vykstančius popieriaus kūrimo procesus. Kurie iš jų pagamino daugiausia popieriaus? Kurios skolinosi skaitmeninimui, o kurios turėjo sudėtingesnių veiksnių, pavyzdžiui, poreikį priimti pinigus? Kuris atneštų didžiausią sprogimą už mažiausią kainą?
Kelias savaites praleidau apžiūrinėdamas kiekvieną skyrių, kad suprastum, koks yra šios pastangos mastas. Pirminis įvertinimas gali padėti apibrėžti jūsų taikymo sritį, taip pat tai, kas priklauso nuo jos ir už jos ribų. Tai gali padėti jums pranešti aukštesnio lygio profesionalams apie užduoties apimtį ir gauti jų atsiliepimų apie tai, kas jiems rūpi labiausiai. Ir tai padeda jums nuvykti į logišką pradinį tašką.
2. Raskite sėkmės pavyzdį mažesnėje skalėje
Projekto popieriaus panaikinimo atveju Sveikatos departamentas neseniai ėmėsi popieriaus mažinimo projekto, kurį paskatino biuro perkėlimas. Jie nenorėjo nešiotis visų savo popierinių įrašų, jei nereikėtų, bet nežinojo, kuriuos pasiimti, o kuriuos palikti. Taigi jie įgyvendino daugiapakopį projektą: apibrėžkite, ką teisėtai reikėjo išsaugoti, sunaikinkite tai, ko nepavyko, ir nuskaitykite bet ką, ko spausdinti nebūtina. Jie įdiegė technologiją ir personalą, kad ji įvyktų, ir jie turėjo parodyti rezultatus.
Vienas dydis ne visada tinka visiems, o padidinus konkretaus projekto mastą, kyla naujų sumetimų. Bet sėkmės pavyzdys ne tik siūlo patikrintus metodus, kaip pasiekti tą patį tikslą, kurį norite pasiekti, bet ir gali leisti mokytis iš kitų nesėkmių. Tai pateikia modelį, kurį galite naudoti kaip atskaitos tašką. Jums gali tekti jį modifikuoti, išplėsti ar pritaikyti, kad atitiktų jūsų pačių tikslus, tačiau lengviau į ką nors reaguoti, nei pradėti nuo visiškai tuščios drobės.
3. Nustatykite žemai kabantį vaisių
Taip, „žemai kabantys vaisiai“ tikrai yra kažkur per daug naudojamo biuro žargono sąraše, todėl pavadinkime tai, kas tai yra: nesudėtinga prekė. Daiktai, kurie kainuoja mažiausiai ir reikalauja mažiausiai laiko. Projekto popieriaus panaikinimo atveju tai reiškė atsikratymą pasenusių dokumentų, paprastų internetinių formų kūrimą ir įrašų sunaikinimą senai pasibaigus jų galiojimo laikui.
Yra keletas priežasčių pradėti nuo nesudėtingų dalykų. Pirmiausia, jis suteikia jums keletą įpjovų ant diržo. Šis judėjimo pirmyn jausmas, nors ir koks jis gali būti, yra svarbi psichologinė pergalė. Tai suteikia impulsą, kurą sudėtingesniems darbams. Antra, tai leidžia parodyti projekto dalyviams padarytą pažangą, ugdydama tikėjimą savo sugebėjimu atlikti ateities darbo etapus.
4. Išdėstykite savo didžiausias kliūtis
Net ir pažymint mažus laimėjimus, svarbu priimti tą neįmanomai grėsmingo iššūkio jausmą ir paversti jį konkrečiomis kliūtimis. Neįvardydami jų, yra daug sunkiau sukurti strategijas, kaip jas įveikti. Popieriaus panaikinimo pasaulyje viena kliūčių buvo duomenų, įvestų į internetinę formą, fiksavimo sudėtingumas, kita - elektroninių parašų teisinių reikalavimų laikymasis.
Šių kliūčių išdėstymas gali sukelti išvadą, kad suvokiama kliūtis nėra toks didelis iššūkis, kaip jūs iš pradžių manėte. Kaip alternatyva, tai gali parodyti pagrindinę kliūtį, kurią jūs anksčiau manėte esant nereikšmingą. Žinant, kokios kliūtys yra ankstyvos, bus išvengta aklumo, kai esate jau keliuose. Tai taip pat gali padėti suskirstyti išteklius, kurių jums prireiks norint juos panaudoti, nesvarbu, ar tai būtų politinė parama, finansavimas ar ekspertų gairės.
5. Nutraukite darbą
Kinų filosofas Lao Tzu garsiai pasakė: „Tūkstančio mylių kelionė prasideda vienu žingsniu.“ Taip pat tiesa, kad tūkstančio mylių kelionė susideda iš keturių mažesnių 250 mylių kelionių arba 10 kelionių 100 mylių. Padarius savo bauginantį projektą į valdomus etapus, jis tampa toks bauginantis. Ir tai suteikia jums realių tarpinių orientyrų, kuriuos reikia pasiekti tarp pirmo ir kito žingsnių.
Bandant skaitmeninti Niujorko miesto vyriausybėje vykstančius popierinius procesus, buvo kelios galimybės palaipsniui nutraukti darbą. Vienas iš būdų buvo spręsti tam tikrą skaičių skyrių vienu metu. Kitas dalykas buvo pradėti nustatant, kurį popierių galima pašalinti, tęsti diegiant technologiją, kad būtų galima jį suskaitmeninti, ir baigti mokant darbuotojus bei reklamuojant naująją technologiją klientams. Logiškiausias būdas nutraukti didžiulį darbo kiekį gali skirtis atsižvelgiant į paties darbo pobūdį, tačiau prieš pradedant gilintis, visada verta tai išspręsti.
6. Nustatykite lūkesčius
Kad ir ką darytumėte, nereikia per daug pažadėti to, ko nesate tikri, kad galite pateikti. Paklauskite, ko jums reikia, kad tai įvyktų. Ir jei jūs to negalite gauti, nesvarbu, ar tai žmonės, pinigai, ar technologijos, tada paaiškinkite būdus, kurie gali paveikti jūsų laiko juostą. Kartais vykdomasis asmuo paprašo kažko, neturėdamas niuansinio supratimo apie darbą, reikalingą tam pasiekti, tačiau surinkęs savo vertinimą ir įvardinęs kliūtis, tu gali pranešti apie šį niuansą.
Pakratant galvą ir bėgiojant kita linkme, yra įprasta, o kartais ir pateisinama reakcija į labiausiai užgniaužiamus projektus. Bet garantuojama, kad niekur nepateksi. Net ir pačią baisiausią užduotį galima supainioti su teisinga perspektyva, tvirtu supratimu apie laukiamą darbą ir rinkiniu realių ir pasiekiamų gairių, kurias reikia išbandyti.
