Ar kada nors jaučiatės tarsi šaukiate į juodąją skylę, kai siunčiate el. Laišką ar paliekate kam nors balso paštą? Jūs pateiksite savo prašymą į visatą ir tada sėsite prie stalo, sukryžiuotais pirštais, tikėdamasis laiku atsakyti.
Dėl savo darbo viešųjų ryšių pasaulyje aš visa tai mačiau, kai kyla neatsakytų pranešimų. Aš tvarkau korespondenciją su generaliniais klientais (taip pat žinomas kaip nuolat užimtais klientais), klientų klientais (taip pat ir su manančiais, kad man nesvarbūs asmenys) vadovais ir teisinėmis komandomis bei žiniasklaida (dar žinančiais tuos, kurie neturi nori bendrauti su PR žmonėmis). Pakeliui aš daug sužinojau, kaip gauti atsakymus, kai jums jų reikia.
Nesvarbu, kokia vėlavimo priežastis, čia yra keletas patarimų, kaip priversti tuos užimtus (ir taip, erzinančius) lėtai reaguojančius asmenis atkreipti dėmesį.
Užmegzkite ryšį
Pirmiausia, kai bendraujate su kitu asmeniu, jūs turite nurodyti jam ar jai priežastį, kad norite jums padėti.
Pradėkite vengdami klaidų, kurios akimirksniu atjungia imtuvą. Netinkamas jo ar jos vardo rašymas yra geras pavyzdys: aš žinau, kad tai yra pagrindinis dalykas, tačiau negaliu pasakyti, kiek el. Laiškų gaunu apie Ashely ar Ashleigh. Kai tai darau, iškart susierzinu ir rečiau greitai reaguoju. Be to, stenkitės neskambėti kaip pardavimo taškas (pvz., „Norėčiau su jumis pasikalbėti …“) - niekas nenori to spręsti.
Užuot patraukę savo kontaktų dėmesį, padarykite viską, kas jam ar jai tinka. Man patinka tarti viską, kas įmanoma, sakydamas „tu“, pavyzdžiui, užuot sakęs: „Man reikia, kad jūs žiūrėtumėte į šias formas“, sakykite: „Jūsų klientui reikia patvirtinti šias formas.“ Tai paprastas, bet efektyvus triukas.
Taip pat galite kreiptis į žmones žaisdami pagal jų asmenybę ar karštus mygtukus. Pvz., Kažkas, kas turi šiek tiek ego, greičiausiai geriausiai reaguos į savo / jos svarbos pripažinimą (pvz., „Aš suprantu jūsų laiko svarbą, todėl siūlau mums atvykti į 10 minučių kvietimą ir aptarti atvejo analizė. “).
Palengvinkite greitą atsakymą
Net jei jūsų kontaktas nori padėti, užimtas asmuo neturės laiko ravėti piktnaudžiavimo elektroniniu paštu ar klausytis ilgo triukšmingo balso pašto. Taigi įsitikinkite, kad racionalizavote savo žinią ir palengvinsite greitą atsakymą naudodamiesi šia taktika.
Turėkite informacinę temą
Naudokite temos eilutę norėdami iškart nurodyti savo poreikį ir padėti gavėjui nustatyti jūsų prašymą prioritetu. Pradėti nuo kažko, pvz., „Peržiūrai“, „Reikalauti atsiliepimo“ arba „Prašau atsakyti iki antradienio“, yra greitas būdas padaryti jūsų lūkesčius visiškai aiškius iš „get-go“.
Eik tiesiai į tašką
Nepraleiskite daug laiko pranešime naudodami nesusijusią informaciją ar smulkmenas. Būk mandagus greitai, „Tikiuosi, kad šį rytą su tavimi elgsis gerai“, tada pasinerkite į įvadą ir imtuvo turinio priežastis. Palaikykite tai taip pat paprastai (pvz., „Jūsų klientas X ir aš dirbame kartu su Y. Mane informavo, kad esate geriausias Z kontaktas“).
Nurodykite darbų atlikimo terminus
Norėdami išvengti, kad jūsų el. Pašto ar balso pašto adresai nebūtų sudėti į sąrašą „kai tik gaunu“, užduokite konkrečių klausimų ar duokite veiksmų elementų ir pateikite tvarkaraštį, kada norite pasirinkti atsakymą. Kai kuriems projektams ir klientams pavyko pasakyti: „Prašome pateikti atsiliepimą iki penktadienio. Tuo metu aš atnaujinsiu ir išsiųsiu šį dokumentą likusiai komandai peržiūrai. “Tai puikus būdas pasakyti:„ Jei laiku nesusipažinsite, praradote savo nuomonę šiuo klausimu. . “
Pateikite rekomendaciją
Jei ieškote atsakymo į klausimą ar problemos sprendimo, visada pateikite keletą skirtingų variantų ir savo rekomendaciją. Tai darydamas asmuo, su kuriuo susisiekiate, turi mažiau apie tai galvoti ir gali greitai atsakyti „Taip, jūsų rekomendacija yra gera“ arba „Eikime pasirinkdami 1 variantą“.
Sekite protingai
Taigi gavėjui palengvėjote atsakymą, o atsakymo vis tiek negaunate. Kas dabar? Laikas tolesniems veiksmams. Gali būti sudėtinga suderinti naudingumą ir erzinimą šiame etape, tačiau tai įmanoma, jei sekate teisingą bendravimo liniją.
Po jūsų pradinio el. Pašto nurodykite greitą tolesnę veiklą, kuri prasminga atsižvelgiant į jūsų terminą. Šiame el. Laiške turėtų būti jūsų originalus el. Laiškas, kurio viršuje būtų trumpas sakinys, primenantis jūsų kontaktą apie originalų prašymą ir galutinį terminą. Be to, būtinai pritvirtinkite visas reikalingas medžiagas.
Antras el. Laiškas ir vis dar negaunate atsakymo? Laikas telefono skambučiui. (Palaukite mažiausiai 24 valandas po to, kai išsiųsite tolesnį el. Laišką, nebent jums kažko prireiks greičiau.) Trumpai praneškite, ar paskambinsite asmeniui į telefoną, ar paliksite balso pašto pranešimą. Priminkite jam ar jai originalų el. Laišką, kas esate ir ko jums reikia.
Nepriklausomai nuo to, kaip imatės tolesnių veiksmų, visada palikite, kai kitas žingsnis bus jūsų rankose - „Aš vėl imsiuosi rytoj“ arba „Jei dienos pabaigoje aš jūsų nebesakysiu, būsiu likusių komandos atsiliepimų įtraukimas ir siuntimas klientui. “
Nepamirškite sekti visų bandymų susisiekti su asmeniu - nuorodos į jį gali padėti parodyti jūsų skubumą ir gali būti naudingos, jei būsite priversti pasidaryti atsarginę informaciją, kuri padės jums.
Ištraukite didelius ginklus
Dėl to, jei bandėte kelis kartus susisiekti su kuo nors be reikalo, pabandykite nukopijuoti kitas šalis pagal savo užklausas. Atsakykite į savo originalų el. Laišką (dar kartą), žemiau esančiame el. Laiške pridėkite „Tiesiog norėjau prisijungti“. Ar turėjai galimybę…? “Ir nukopijuoti savo viršininką, klientą ar bet kurį kitą asmenį, kuris, jūsų manymu, jį paskatins. Tai nėra mano mėgstamiausias dalykas ir jūs galite šiek tiek sudirginti imtuvą, tačiau tai tikrai sulauks jūsų atsiliepimo.
Galutinis variantas yra susirasti kitą kontaktą, kuris galėtų atsakyti į jūsų klausimą, arba paskatinti originalų imtuvą atsakyti. Tai gali būti vidinis kontaktas, su kuriuo turite gerus santykius, arba asmuo, turintis daugiau galios. Įspėjimas: kreipdamiesi į tokią situaciją niekada nenorite kaltinti pirminio kontakto. Užuot tiesiog įrėminkite jį taip: „Man reikia gauti šį judantį ASAP. Ar galite man padėti?“
Kas žinojo, kad el. Paštas ar balso paštas gali būti toks sudėtingas? Nesvarbu, kokioje pramonės šakoje esate, susirašinėjimas su kitais beveik visada yra būtinybė ir, deja, lėti kišenės visada egzistuos. Tačiau turėdami šiuos patarimus turėtumėte sugebėti laiku (arba bent jau tam tikru metu) gauti jums reikalingus atsakymus. Dabar išeik ten ir gauk atsakymus!
