Pagaliau! 23 nerašytos el. pašto taisyklės

Tik tada, kai padėjau savo kolegės broliui nulaužti (įtaisyti) savo gautuosius ir paaiškinau šio visur esančio bendravimo metodo niuansus, supratau, kiek per metus susiformavo nerašytos el. Pašto taisyklės.

Kai kurie iš jų yra gana akivaizdūs, tačiau juos verta pakartoti (nes vis tiek matau, kad žmonės juos retkarčiais sulaužo). Kiti nėra iškart intuityvūs, tačiau, jei jų būtų laikomasi visuotinai, tai padėtų mums visiems geriau siųsti ir atsakyti į el. Laiškus.

Taigi aš juos rašau raštu. Peržiūrėkite sąrašą ir pakartokite po manęs: „Aš iškilmingai prisiekiu, kad amžinai laikysiuosi el. Pašto taisyklių“.

Jūsų temos eilutė visada turėtų būti apibūdinanti. „Įvadas“ nėra pakankamai aprašomasis. „Įvadas: Aleksas („ Muse “) // Jennifer („ XYZ Co “)“ yra geresnis.
Turėkite kiekvieną el. Laišką kuo trumpesnį; tai taupo jūsų laiką ir, dar svarbiau, gerbia gavėjo laiką.
Kuo greičiau atsakysite, tuo trumpesnis bus jūsų atsakymas.
Visada įtraukite vieną konteksto eilutę, jei gavėjas nesitiki šio el. Laiško. Tai taip pat svarbu el. Pašto laiškams („Čia mes susitikome“), kaip el. Laiškams, su kuriais reguliariai dirbate („Šis el. Laiškas yra apie kitą projekto, kurį mes dirbame kartu, etapą“).
Pirmiausia savo el. Laiške pateikite „klauskite“ arba „veiksmo elementai“, o ne paskutinius ir aiškiai nurodykite juos. Gavėjui turėtų būti iš karto aišku, ko norite.
Jei yra terminas, pasakykite taip. Jei prašymas nėra skubus, pasakykite tai.
Jei jums nereikia atsakymo, o el. Paštas yra tik FYI, pasakykite taip.
Pateikite kuo konkretesnius klausimus. „Ką manote apie pasiūlymą?“ Nėra geras klausimas. „Ar galime pereiti prie pardavėjo pasiūlymo 20 000 USD iki penktadienio?“ Yra geriau.
Jei įmanoma, naudokite kulkas ar sunumeruotus sąrašus. Juos lengviau nugriebti nei teksto blokus.
Kai kažkas yra tikrai svarbu, paryškink.
Negalima per daug drąsiai rašyti el. Laiškuose.
Naudokite įskaitomus šriftus. „Comic Sans“ nėra įskaitomas šriftas.
Jei gavote užklausą iš kažkieno, bet negalite iškart atsakyti, atsakykite, pranešdami jam ar jai, kada jūs pateksite į jį. Tai padės sutaupyti registracijos el. Laiškų ir padėti kitam asmeniui planuoti.
Visada stebėkite minimalų skaičių žmonių, reikalingų darbui atlikti. Kuo daugiau žmonių el. Pašto tinkle, tuo mažesnis atsakomybės jausmas atsakyti.
„Atsakyti visiems“ naudokite tik tada, kai to tikrai reikia. Niekam nepatinka tas žmogus, kuris užkemša viso skyriaus gautuosius.
Jei kas nors naudojasi el. Pašto siūlais, jam nebereikia būti įjungtam, perkelkite tą asmenį į BCC kitame atsakyme ir pasakykite pirmoje el. Laiško eilutėje. („Sam, ačiū, kad pristatėte Mariją ir mane - aš jus perkelsiu į BCC ir paimsiu iš čia“.)
Visada atlikite dvigubą pasirenkamąjį įvadą. Jei to nepadarysite, žmonės pradės bijoti jūsų girdėti.
Negalima užkabinti vienos temos, kad galėtumėte aptarti kitą temą. Vietoj to pradėkite naują el. Pašto giją, nurodydami atitinkamą temos eilutę ir gavėjus.
Nepilkite į krūvą. Niekam nereikia 20-ojo el. Laiško „Tai man taip pat atrodė gerai!“.
Jei siunčiate el. Laiškus verslo tikslais, poraštėje nurodykite savo kontaktinę informaciją ir pavadinimą. Kuo paprastesnis, tuo geriau.
Jei siunčiate el. Laišką labai užimtam asmeniui, visiškai priimtina ir šiek tiek tikimasi, kad po savaitės ar dviejų jums persiųsite pirminį el. Laišką jam su papildomu pranešimu. Labiausiai užimtiems žmonėms reikalingas bent vienas iš jų. Nedaryk daugiau nei trys.
Nepriimtina sekti el. Laišką per 48 valandas, nebent jis yra skubus. Daugelis žmonių el. Laišką traktuoja kaip korespondencijos formą ir gali tiesiog turėti didesnius prioritetus, nei atsakyti jums iškart.
Jei gaunate ar norite išsiųsti piktą el. Laišką, palaukite. Jei skubu, verčiau kreipkitės į telefoną.