Nesvarbu, ar bandate padaryti įspūdį savo naujajam viršininkui, ar siekiate paaukštinimo, gali būti sunku pasakyti „ne“ daugiau darbo. Galų gale jūs norite, kad visi pamatytų jūsų darbštų, iššūkius priimantį ir viską palaikantį požiūrį. Deja, kiekvienam naujam projektui, kurį sutinkate imtis, nustatomas artėjantis terminas - ir prieš tai sužinoję jūs vos negalite išlaikyti galvos virš vandens.
Kai jaučiate, kad projektai pradeda slinkti per įtrūkimus, arba tiesiog negalite pateikti savo geriausių tikslų, nes esate per plonas, paskirkite šiek tiek laiko, kad išspręstumėte situaciją, kol jūsų darbų sąrašas bus geriausias iš jūsų. Čia yra keletas būdų, kaip įveikti didžiulį darbo krūvį ir grįžti į kelią.
1. Sukurkite tvarkaraštį
Laikykitės visų galutinių terminų pagrindinio tvarkaraščio, sudarydami kalendorių „iCal“ ar „Google“ kalendoriuje arba naudodamiesi gražiu planuotoju (man labai patinka „Moleskine“ savaitinių užrašų knygelių sąranka). Viską matę vienoje vietoje galite padėti suskirstyti laiką pagal svarbą, nes tiksliai žinosite, kas ateis, dienomis ir savaitėmis iš anksto.
Tačiau nesustokite čia - jūsų laiko organizavimo triukas yra tai, kad suskaidote savo projektus į mini tikslus, kuriuos bus lengviau pasiekti. Nedideli, pasiekiami tikslai padės įveikti sunkius projektus ir išlikti kelyje.
Pvz., Planuodami didelį darbo įvykį, turite suderinti keletą grupių tiek biure, tiek išorėje. Užuot nustatę vieną didelį įvykio datos terminą, suplanuokite ją į mažesnes užduotis per kelias savaites iki renginio, pvz., Įsitikinkite, ar maitinimo įstaiga turi jūsų meniu, užbaikite teisingą dalyvių skaičių, patikrinkite ir atsispausdinkite dalomuosius dalykus. Šių mini tikslų įgyvendinimas užtikrins, kad nieko neliks paskutinę minutę.
2. Būkite budrūs
Pagrindinio tvarkaraščio sudarymas yra tik pusė kovos - kita pusė faktiškai tuo naudojasi. Jei nesate įpratęs tikrinti savo kalendoriaus kasdien, gali reikėti šiek tiek paspausti teisinga linkme, todėl, pasistatę sau galutinius terminus, nustatykite ir keletą perspėjimų. Iššokantis kompiuterio ar telefono elementas gali būti greitai priminimas apie įvyksiančius dalykus (patikrinkite tokias programas kaip „2Do“, „Wunderlist“ ir „Todoist“) arba, jei naudojate popieriaus planuoklį, nustatykite vaizdinius įspėjimus naudodami „Post-Its“. apie tai, kas vyksta per ateinančią savaitę.
Šie perspėjimai gali apimti didelių galutinių terminų patikrinimo taškus (pvz., Įpusėjus projekto pabaigos datai, galite nustatyti aliarmą, kad įsitikintumėte, jog paprašote savo vadovo peržiūrėti jūsų ataskaitos projektą) arba tiesiog bendrus kasdieninius priminimus. (pvz., nustatykite įspėjimus pirmadieniais ir trečiadieniais, kad galėtumėte įsitikinti, jog esate kelyje, prieš pasibaigiant darbo savaitei).
3. Sutvarkykite tai
Kai dirbate prie kelių projektų tuo pačiu metu, gautieji gali greitai sprogti ir sukelti didžiulę informacijos netvarką. Ir nors jūs negalite sustabdyti gaunamų el. Laiškų srauto, galite bent jau išlaikyti savo užduotis organizuotas ir atskirtas.
Pabandykite į gautuosius pridėti aplankus ir spalvų kodus, kad padėtumėte jums rasti svarbią informaciją, kai jums jos reikia. Pvz., Sukurkite atskirą aplanką kiekvienai konkrečiai užduočiai, kurioje dirbate, kuri leis jums lengvai nuskaityti reikalingus pokalbius ar failus.
Norėdami žengti dar vieną žingsnį, netgi galite nustatyti „Outlook“ taisyklę, pagal kurią el. Laiškai siunčiami iš tam tikrų adresų arba su tam tikromis temos eilutės frazėmis į nurodytus jūsų sukurtus aplankus. „Gmail“ daro tą patį, jei nustatote filtrą. Bet kuris iš būdų leidžia iš anksto rūšiuoti gautus laiškus, taigi jums nereikia praleisti brangaus laiko sijojant netvarką!
4. Išmeskite mažus daiktus iš kelio
Ar esate atsakingas už pasikartojančias ataskaitas ar skaičiuokles, kurios turi išeiti kas savaitę ar mėnesį? Norėdami sutaupyti laiko ir energijos (ir atlaisvinti vertingos vietos jau apkrautame darbų sąraše), sukurkite kiekvienos ataskaitos šabloną, užuot pradėję nuo nulio.
Ar nuolat gaunate el. Laiškus, kuriuose užduodami panašūs klausimai? Kurkite konservuotus atsakymus „Gmail“ arba laikykite „Word“ dokumentą darbalaukyje su atsakymais į įprastas problemas (pvz., Kaip naudoti savo FTP svetainę, su kuo susisiekti klientų aptarnavimui arba artėjančių prekybos parodų datas). Turėdami tai, ką galite lengvai iškirpti ir įklijuoti, atsakymas į įprastus el. Laiškus atima mažiau laiko.
Anksčiau atlikdami smulkius daiktus ir padarę juos kuo patobulintus, gausite daugiau erdvės dirbti prie sudėtingų projektų.
5. Nuolat atnaujinkite
Atidėkite kelias minutes prieš išeidami vakare, kad galėtumėte peržiūrėti savo tvarkaraštį ir atnaujinti jį atsižvelgdami į savo dienos pažangą (net ir darant šią savaitę kas savaitę yra didelė pagalba!). Ar nelabai baigėte užduotį? Perkelkite jį į kitą dieną arba kitą laiką, kurį numatėte tam konkrečiam projektui. Tai taip pat padeda numatyti laisvo laiko kiekvienai dienai (ar net tik kartą per savaitę), o tai leis jums būti lankstesniems, jei nepasieksite mini tikslo ir jums reikės pertvarkyti savo tvarkaraštį.
Stebėkite tai, ką darote kiekvieną dieną, gali ne tik padėti jums nesijausti užvaldytu, bet ir įvertinti, kiek laiko jums iš tikrųjų reikia tam tikram projektui ar užduočiai atlikti. Ir tai žinodami tiksliai nustatysite, kiek galite pasiimti ateityje!
6. Kalbėkite apie dalijimąsi
Jei pradėsite suprasti, kad kai kurie jūsų mini tikslai nepasiekiami dėl to, kad nėra pakankamai laiko, dėl to, kad kitiems projektams teikiama pirmenybė, arba dėl to, kad naujos pareigos ir toliau kyla ant jūsų stalo, gali būti laikas pasikalbėti su savo vadovas kai kurių jūsų darbų perskirstymui.
Tai yra dar viena priežastis, kodėl svarbu turėti išsamų savo projektų, suplanuotų pagal dieną ir savaitę, grafiką: Jei aiškiai suprantate, ką reikia padaryti ir per kokį laiką, jūsų viršininkas gali lengvai pamatyti, kas yra jūsų lėkštėje. Tada kartu galėsite nustatyti, kas svarbiausia išlikti jūsų artimiausių darbų sąraše ir ką galima grąžinti atgal ar perduoti kam nors kitam.
Taip, tai gali būti sunku paleisti, bet visada svarbiau pasidalyti darbo krūvį su likusia komanda ir numatyti galutinius terminus, nei bandyti įrodyti, kad su viskuo susitvarkei ir ne visai ten esi.
Galiausiai, kai pradėsite jausti, kad to netenkate, atsikvėpkite. Atminkite, kad kontrolė yra visa tai, kaip išlaikyti save organizuotą ir būti sąžiningiems dėl to, ką sugebi.
