Adreanai Turner pradėjus naują išlaidų apskaitininkės funkciją, viena iš jos pirmtakės jai perduotų užduočių buvo mėnesinė ataskaita, kurios parengimas užtruko beveik dvi savaites. Pirmuosius kelis mėnesius ji kiekvieną mėnesį praleisdavo joje valandas, net kai ant jos stalo gulėdavo kitos pareigos.
Tada ji kažką suprato. Niekas, net jos viršininkas, niekada nebuvo pateikęs atsiliepimų apie pranešimą. Pasirodo, jie to nežiūrėjo, jau nekalbant apie įsigilinimą į jos pateiktus duomenis. Tiesą sakant, ji turėjo geresnių darbų, nei praleido tiek daug laiko ir įdėjo tiek pastangų, kad niekas nieko neišpešė.
„Aš ieškojau būdų, kaip būti efektyvesniems ir efektyvesniems“, - sako Turner, „Muse“ karjeros treneris ir „FIT for Success“ autorius. Vienas iš būdų būtų jos erdvėje palikti laisvą vietą dalykams, dariusiems daugiau įtakos.
Mums visiems galėtų būti naudinga, atidžiau išnagrinėjus mūsų darbų sąrašus ir mūsų dienų valandas. Valydamiesi pavasario ar bet kuriuo sezonu, štai septyni patarimai, padėsiantys jums susitvarkyti pagal tvarkaraštį.
1. Peržiūrėkite atsargas ir stebėkite savo laiką
Negalite išvalyti savo tvarkaraščio, jei nežinote, kas jame yra - tai apima visus dalykus jūsų pažodiniame ir oficialiajame kalendoriuje ir visus kitus dalykus. „Aš visada sakau, jei norite geriau praleisti laiką, turite išsiaiškinti, kaip praleidžiate laiką“, - sako Laura Vanderkam, knygos „Laikrodis: autorius“ jausmas mažiau užimtas, o dirbant daugiau . „Žmonės turi daug istorijų, kurias pasakoja patys apie savo laiką“, - priduria ji, tačiau šios istorijos ne visada yra tikslios.
Taigi ji rekomenduoja savaitę ar net keletą dienų sekti jūsų valandas naudojant programą, skaičiuoklę ar popieriaus lapą. Objektyviai pažiūrėję, kur šiuo metu einate, galite pradėti rūšiuoti ir nuspręsti, ką reikia padaryti.
Vanderkamas sako, kad galite perduoti kanalą Marie Kondo. Ar trečiadieniais vykstantys jogos užsiėmimai sukelia džiaugsmą? Ką apie tą laidą, kurią jūs per daug žiūrite? Bet tik iki minimumo. „Juokinga manyti, kad viskas sukels džiaugsmą. Jums gali patikti jūsų darbas, tačiau jūsų kelionė į darbą nekels džiaugsmo. Jūs mylite savo vaikus, tačiau sauskelnių keitimas džiaugsmo nesukels “, - sako ji. Idėja yra paklausti: „Kas sukelia didžiausią skausmą? Ir kas yra tai, dėl ko aš iš tikrųjų galiu ką nors padaryti? “
Turneris daro panašų pratimą su klientais, kurie nori pakeisti karjerą ar tęsti tą ar kitą, tačiau jaučiasi tokie užimti, kad neturi laiko skirti savo tikslams. Ji įpareigojo juos dvi savaites iki pusės valandos saugoti laiko žurnalą. Jie dažnai supranta, kad laikas, kurį praleido naršydamas per socialinę žiniasklaidą ar kalbėdamas apie mėgstamą TV laidą „Slack“, prideda kelias valandas, kurias jie galėjo praleisti atlikdami ką nors produktyvesnio ar net tiesiog iš tikrųjų mėgaudamiesi tuo.
2. Išvalykite pasikartojančius susitikimus ir užduotis
Kai sužinosite, kas yra jūsų kalendoriuje, galite ir turėtumėte paklausti, kodėl , sako Heather Yurovsky, „Muse“ karjeros trenerė ir „Shatter & Shine“ įkūrėja. „Koks čia kiekvieno daikto tikslas? Ar mes tai darome ar reikia ką nors pakeisti? “- paaiškina ji. „Svarbiausia nebijoti klausti, kas yra jūsų kalendoriuje“.
Pradėkite nuo pasikartojančių susitikimų, kuriuose labai lengva susikurti ir perimti jūsų kalendorių, nes, kaip pažymi Vanderkam, „kiekvienas neprivalo savęs pagrįsti“.
Jei esate pakartotinio susitikimo kurstytojas, Jurovskis ragina jus padaryti pertrauką kartą per mėnesį ir paklausti: „Ar tai vis dar turi prasmę? Ar mes vykdome tai, ko siekėme? Ar žmonės užsiima ir prisideda? (Požymis, kad susitikimas neturi įvykti, yra tai, kad niekas kitas nekalba.) “Jei atsakymai į šiuos klausimus yra ne, apsvarstykite galimybę atšaukti susitikimą, padaryti jį trumpesnį ar retesnį arba perduoti reikiamą informaciją el. Paštu. .
Net jei nesate atsakingas, vis tiek galite imtis veiksmų, kaip tai padarė Turneris su ta mėnesine ataskaita. Ir jei jūs darote tai siūlydami sprendimus, o ne tik pateikdami klausimus ar pateikdami problemas, sako Turneris, tai „priverčia atrodyti, kad esate investuota į tai, ką darote“. Jei tai kažkieno susitikimas, paprašykite sudaryti darbotvarkę ir, jei yra viskas, ką turėtumėte perskaityti arba būti pasirengę diskutuoti. Galbūt tiesiog priminsite organizatoriui, kad suabejotų ir visuomet vykusiais susitikimais.
3. Rūšiuokite daiktus pagal svarbą ir skubumą
Jei stebėjote savo laiką, bet jums sunku apvynioti galvą apie tai, kas turėtų likti ir kas turėtų vykti, Turneris siūlo naudoti laiko valdymo matricą, pateiktą klasikinėje Stepheno Covey verslo knygoje „7 labai efektyvių žmonių įpročiai: galingos asmeninių pokyčių pamokos“. . Idėja yra rūšiuoti veiklą pagal svarbą ir skubumą ir suskirstyti ją į vieną iš keturių kvadrantų:
- I kvadrantas: svarbu, kad skubiai būtų priskiriami tokie dalykai kaip krizės, paskutinės minutės susitikimai dėl svarbių terminų
- II kvadrantas: Svarbus, neatidėliotinas apima tokius dalykus kaip strateginis planavimas, ilgalaikio tikslo nustatymas
- III kvadrantas: nesvarbu, skubi apima tokius dalykus kaip tam tikri el. Laiškai, telefono skambučiai, susitikimai ir įvykiai
- IV kvadrantas: nesvarbus, neatidėliotinas apima tokius dalykus, kaip be proto slinkimas per socialinę žiniasklaidą, per didelis televizoriaus žiūrėjimas, kuris tau nelabai rūpi
„Tuomet jūs iš tikrųjų turite nuspręsti, ką turite padaryti daugiau, o ką turite padaryti mažiau, kad būtumėte kiek įmanoma produktyvesni“, - sako ji. Pvz., Galite nustebti pastebėję, kad didžioji jūsų kasdienės veiklos dalis yra III ir IV kvadrantai, todėl jūsų tikslas gali būti sumažinti jų skaičių, kad būtų sudarytos sąlygos užsiimti I ir II kvadrantais.
4. Sumažinkite arba perkelkite paslaugas
Kai kuriais atvejais galite tiesiog pasakyti „ne“ (gražiai), jei norite įtraukti tam tikrą įvykį į savo kalendorių ar užduotį į savo sąrašą. Kiti dalykai tiesiog turi būti padaryti. Bet tai nereiškia, kad negalite priversti jų imtis mažiau laiko arba kad jūs turite būti vienas, kad juos atliktumėte.
Ar darbe yra užduotis, kurią galėtumėte perduoti ar perduoti? Kaip vadovui iš karto įmanoma atlikti užduotį vienai iš jūsų tiesioginių ataskaitų. Bet net jei nesate prižiūrėtojas, pagalvokite apie mažus būdus, kaip galėtumėte padaryti tą patį. Ar jūs praleidžiate valandas rankiniu būdu atnaujindami duomenų bazę ar sistemą? Ar būtų įmanoma bendradarbiauti su inžinieriumi, norint rasti labiau automatizuotą procesą? O gal galite nusimesti atlikdami tuos varginančius biurų namų ruošos darbus, kad niekas neįstrigtų tai darydamas kiekvieną kartą?
Jei negalite perduoti tam tikrų užduočių kitiems didmeninės prekybos, stenkitės kuo mažiau laiko ir pastangų pareikalauti. Grįždama prie Turnerio pavyzdžio, ji dirbo su savo viršininku ir atnaujino ataskaitų teikimo procesą, kad ji siųsdavo greitas mėnesio nuotraukas ir tik kas ketvirtį sudarydavo išsamesnę ataskaitą. Tai leido sugaišti jai laiko, vis tiek gaudama viršininkui ir kolegoms reikiamų įžvalgų. Kad ir kaip ten būtų, jei kėsinamasi į jūsų tvarkaraštį, pažiūrėkite, ar yra būdas tai padaryti mažiau.
5. Sukurkite blokus
Nesunku apsižvalgyti ir sugrįžti, jei jūsų kalendorius kupinas įvairių susitikimų ir įsipareigojimų. Nesvarbu, ar tai jūs, ar kolegos, numesdami ant jo kiekvieną daiktą, jums lieka tik šiek tiek laiko praleisti laiką ir mažai vilčių atlikti kai kurias didžiausias užduotis jūsų lėkštėje. Dalis jūsų valymo tvarkaraščio yra strategijų, kurios padėtų išvengti pakartotinio griozdo, suradimas, kaip ir jūs, jei organizuotumėte fizinę erdvę.
Chelsea Williams, „Muse“ karjeros trenerė ir talentų konsultantė, rekomenduoja blokuoti laiką jūsų kalendoriuje, kai negalėsite atsakyti į el. Laiškus ar telefono skambučius ar dalyvauti susitikimuose. Galite jį panaudoti aukštesnio lygio strategizavimui ar tikslingam projekto laikui (pagalvokite apie II kvadranto veiklą). Kadangi jis jau rezervuotas ir matomas jūsų kalendoriuje, jis neleidžia kauptis kitiems daiktams ir sugaišti jums reikalingo laiko. „Jūs sukuriate erdvę“, - sako ji. Ir jei jūs priversite šiuos blokus pasikartoti, priduria ji, jie tampa natūralia jūsų savaitės ritmo dalimi.
„Aš esu didžiulis laiko blokavimo gerbėjas“, - sako J. Yurovsky, kuris taip pat siūlo numatyti ir patenkinti kitus šios strategijos poreikius. Pavyzdžiui, jei paliekate biurą sunerimę ir susijaudinę, ji rekomenduoja užkirsti kelią paskutinėms 30 ar 45 minutėms dienos. Galite išvengti bėgimo pro duris iškart po susitikimo ir suteikti sau galimybę sklandžiau vingiuoti ir pereiti. „Kad ir kur blokuotumėte laiką, jūs galite jaustis atnaujintas“.
6. Nepamirškite prastovos
Laiko valdymas reiškia ne tik tai, kad į savo tvarkaraštį įtrauktumėte kuo daugiau darbo žmoniškai, ar visiškai jį išvalytumėte, kad galėtumėte nieko nedaryti. Tai taip pat yra tai, kaip sudaryti vietą nemėgstamiems dalykams, kurie jums patinka, ir tiems, kurie leidžia jums pasikrauti.
„Norite sąmoningai pasirinkti prastovas“, - sako Vanderkam. „Pagalvok, kas mane tikrai atjaunina?“ Tai gali būti gamta, mankšta, draugai, menas, kepimas ar dar kas nors, kas jums patinka, tai, kas užpildo jūsų metaforines baterijas. Vanderkamui skaitymas yra vienas iš tų dalykų. „Aš daug geriau įsitikinau, kad turiu geras knygas, kurias galiu skaityti“, - sako ji, nes „kai turiu gerą knygą, skaitau būtent tai, ką pasirinksiu kaip prastovą.“, ji (kaip ir daugelis iš mūsų) patenka į beminčio socialinės medijos slinkties grobį.
Tai nereiškia, kad jūs būtinai turite pridėti prastovas savo kalendoriuje (arba, erm, spustelėkite ir įveskite jį ten) - nors jei jums tai ir patinka, eikite! Tiesiog nepamirškite, kad tai turėtų būti sąmoninga lygties dalis. „Mes linkę užpildyti atvirą erdvę, nes lyginame dalyką, kurio esame paprašyti, arba galvojame daryti nieko, - sako Vanderkam. „Tai nėra teisingas palyginimas. Palyginimas yra su visais kitais dalykais, kuriuos galite atlikti. “
7. Apsimesti, kokia ateitis jums yra
Kai jūs kalbate apie trijų savaičių ketvirtadienį, nesunku susimąstyti: „O aš tada laisvas, skamba puikiai!“ Ir iškelti jį į savo kalendorių negalvodami, ar trečiadienį, trečiadienį, jausitės taip pat. minus per dieną nuo dabar.
Tačiau „kai galvojate apie ką nors ateityje, paklauskite savęs, ar darytumėte tai rytoj“, - sako Vanderkam. „Jūs žinote, kiek dabar turite energijos, ir manote, kad rytoj ji bus gana panaši. Tai leidžia jums būti šiek tiek protingesniems. “Trumpai tariant, jei nesijaudintumėte to daryti šiandien ar rytoj, greičiausiai nebūsite sužavėti tai padarę po trijų mėnesių, tad atitinkamai priimkite sprendimus. Nes „galiausiai ateitis bus rytoj“.
Tai sakydamas, Vanderkamas perspėja nedaryti įpročio paskutinę minutę atšaukti ilgalaikius planus. „Jei esate įsipareigoję ką nors padaryti ir jei tai yra su žmonėmis, kuriuos vertinate, galbūt turėtumėte tai traktuoti kaip mokymosi patirtį“, - sako ji. „Priminkite sau, kad tai nėra geras jausmas, ir kaip aš galiu to išvengti ateityje?“
Kitaip tariant, valydami savo tvarkaraštį ne visada pašalinkite jau esančius dalykus - galbūt rizikuodami sugadinti profesinius ar asmeninius santykius. Tai reiškia, kad reikia susitvarkyti savo laiką ir išlaikyti tvarkingą jo eigą.
Pagalvokite apie savo tvarkaraščio valymą kaip ilgalaikį tikslą. „Aš raginu žmones būti drąsiems“, - sako Vanderkam. Jei esate šiek tiek drąsus ir daug apgalvotas, galėsite padaryti mažiau to, kas jums nepatinka, ir daugiau to, ką darote.
