Konferencijos garso konferencijoms yra daug privalumų verslo ir socialiniams susitikimams, tačiau jie turi savo bendrų problemų rinkinį. Nesugebėjimas juos spręsti gali reikšti skirtumą tarp profesionalių, veiksmingų ir veiksmingų susitikimų ir vos suprantamo prastai vykstančio konferencinio pokalbio, kuris neatitinka jo tikslų. Čia yra septynios bendros problemos ir kaip jas išspręsti.
1. Fono triukšmas
Tai bet koks triukšmas, kurį gauna dalyvis be jų balso, pvz., Kėdės, blyksniai, mašinų triukšmas, popierinis triukšmas ir pan. Jūs dažniausiai gaunate triukšmą iš dalyvių, kurie naudoja VoIP (balso per interneto protokolą), nes tradicinis telefonas telefonas turi specialius mikrofonus ir trumpojo nuotolio mikrofonus, o VoIP dirba su prietaisu veikiančiu mikrofonu, kuris yra protingesnis. Pavyzdys yra nešiojamųjų kompiuterių mikrofonų masyvo sistema. Kai kurie žmonės dalyvauja konferencijose, naudodamiesi savo prietaisais laisvų rankų įranga.
Vienintelis būdas ištaisyti šią situaciją - informuoti dalyvius apie sutrikimus, kuriuos jie kelia, o tai geriausia padaryti per bendravimą prieš konferencinį pokalbį. Pavyzdžiui, kaip organizatorius, galbūt norėsite išsiuntinėti el. Laišką konferencijų ryšio etikete prieš sesiją.
2. Echo
Aidas gali būti fono triukšmo dalis, tačiau jis yra labiau techniškas. Kažkas, dalyvaujantis konferenciniame pokalbyje, gali turėti problemų su savo telefonu - galbūt, pvz., Trūksta echo atšaukimo. (Skaitykite daugiau, kaip nustoti gaminti aidą.)
Kažkas su echo paprastai prašoma pakabinti. Todėl vėl svarbu aktyviai suprasti bet kokius techninius klausimus, susijusius su telefonais ir kita įranga, naudojama konferencijos pokalbyje.
3. Prieigos valdymas trūksta
Garso konferenciniame pokalbyje naudojate tik vieną iš savo pojūčių: savo klausą. Jūs nematysite žmonių, su kuriais kalbate ar klausote. Jei nenorite sekti kiekvieno įrašo ir išeiti iš savo konferencinio ryšio, galbūt net nepasimintumėte buvimo jūsų auditorijoje, kol gausite konferenciją.
Ši problema iki šiol nėra išspręsta. Pirmasis įrankis, siūlantis bet kokio pobūdžio buvimo valdymą, yra "UberConference", leidžiantis pamatyti, kas kalba, kas čia yra, kas ne, ir tt Pastaruoju metu išaugo keletas tokių įrankių, iš jų įdomios vizualinės sąsajos, kuriose dalyviai žiūri piktogramas. Geriausias būdas valdyti dalyvių buvimą vis dar gali būti paprastas etiketas: paprašykite kiekvieno asmens paskelbti apie savo apsilankymus ir įvykius kaip mandagumo klausimą.
4. Muzika laikoma
Žmonės dažniausiai sutvarko savo telefonų sąsają savo individualiam naudojimui, bet niekada nesinaudoja konferencijų pokalbiais. Nors gali būti labai malonu, jei kažkas, kuris buvo sulaikytas, girdėtų muziką, tai bus nepatogus konferencijos pokalbyje. Kai kurie dalyviai, pavyzdžiui, taip pat netyčia įtraukdami į konferenciją ritmingą atmosferą, gali sustabdyti konferenciją, kai dalyvauja kituose skambučiuose ar užduotyse. Čia dar kartą yra naudinga išankstinė konferencijų etikos informavimo kampanija.
5. Lyderystės stoka
Kai kuriais atvejais, jei grupėje nėra lyderio, vietoj jo bus chaosas. Tai ypač tikėtina konferencijos aplinkoje. Vienas asmuo turėtų vadovauti diskusijai, kad kiekvienam būtų suteikta pakankamai laiko kalbėti ir reikalingas dėmesys, o viskas sugrįžta, jei kyla kliūčių ar tiesioginių konfliktų.
6. Medžiagų ir dokumentų neveikimas
Daugelis konferencijų yra susijusios su dokumentais, medžiagomis ir įrankiais. Neteisinga tokios informacijos sklaida tam tikriems dalyviams tam tikruose taškuose nulemia tam tikrus dalykus, dėl to atsiranda nepasitenkinimas. Tada rūpestingai paskleiskite atitinkamą informaciją ir dokumentus visiems dalyviams gerokai prieš pradedant konferenciją.
Kitas, geresnis būdas yra naudoti internetines bendradarbiavimo priemones, leidžiančias bendrauti su tokiomis medžiagomis.
7. Prastos skambučių kokybė
Dažnai tai vyksta VoIP paslaugoje, kuri priklauso nuo daugelio veiksnių, įskaitant pralaidumą, kodekus, telefonus ir kitus įrenginius. Jei jūs esate konferencijos lyderis ar organizatorius, galite tai padaryti daug. Dalyvis, kuris kenčia dėl prastos balso kokybės, turi spręsti technines problemas jų pusėje.
