Esu apsėstas, kad būčiau kiek įmanoma produktyvesnis žmonijai, nesvarbu, ar tai nustatyti geresnius terminus, ar rasti efektyviausią mano dienų planavimo būdą.
Bet mano pašto dėžutė vis tiek buvo labai smagi. Kickeris yra toks: aš ne kartą siuntiau daug tų pačių el. Laiškų.
Tada aš pradėjau naudoti konservuotus atsakymus. Jei nesate su jais susipažinęs, galite išsaugoti savo sukurtą atsakymą ir tada, užuot nuolat jį įvedę iš naujo, galite spustelėti ir įterpti į savo el. Pašto adresą, taupydami laiką ir pastangas.
Dar neparduota? Parašiau penkis įprastus, laiką taupančius šablonus, kad pradėtumėte naudotis ir kurie įtikins jus, kad tai prasminga. (Bet pirmiausia turite nustatyti. Jei esate „Gmail“ vartotojas, čia rasite instrukcijas. O jei esate „Outlook“ vartotojas, jie vadinami „Greitomis dalimis“ ir jūs galite juos pamatyti čia.)
1. Atidėti atsakymą
Kartais galite suaktyvinti greitą atsakymą. Bet kitu atveju jūsų reakcija pareikalaus papildomų minčių ar kojų. Kadangi tuo metu nenorite ignoruoti asmens, atsiųskite tai ir praneškite, kad atsakysite, kai tik galėsite. Tai atrodo taip:
2. Norėdami pašalinti situaciją
Jūs žinote, kad vienas blogiausių dalykų, kuriuos galite padaryti, kai kyla įtampa, yra pasakyti kažkam, kaip jaučiatės el. Paštu. Užuot rizikavę, kai emocijos stiprios, naudokite iš anksto sukurtą šabloną, kad būtumėte tikri, jog naudojate tinkamą darbo vietą. Tai atrodo taip:
3. Dalytis instrukcijomis
Ar jūs nuolat žmonėms sakote, kaip naršyti jūsų svetainėje ar naudotis jūsų duomenų baze? Užuot ne kartą pakartoję instrukcijas, įveskite ją vieną kartą ir jums nereikės jaudintis dėl trūkstamų veiksmų, kai patiriate stresą ar esate labai užimtas (ar kartojate darbą visą savaitę). Tai atrodo taip:
4. Padaryti žemo prioriteto darbą
Turite per daug savo lėkštėje? Laikykite savo el. Laišką glaustą ir sąžiningą, siūlydami alternatyvas. Išbandyti šį:
5. Norėdami išsiųsti priedą
„Prašome rasti pridėta…“ turi būti vienas iš labiausiai paplitusių atsakymų į el. Laišką, todėl jis yra puikus kandidatas į konservuoto atsakymo šabloną. (Tiesiog prieš spustelėdami „Siųsti“, būtinai pridėkite failą). Išbandyti šį:
Išsaugoję atsakymus el. Paštu padės tvarkyti gautuosius ir laiką. Tokiu būdu galite juos parašyti, kai jaučiatės nuovokūs ir aiškiai galvojate, ir naudokite juos tą įtemptą, laiko sugaištą dieną.
Galiausiai nepamirškite, kad vien todėl, kad jie yra išgelbėti, dar nereiškia, kad jie yra akmenyje. Jei norite, drąsiai keiskite juos, todėl jie tikrai pasitarnaus jums judant į priekį.
