Jūs žinote, kaip tai vyksta. El. Laišką savo viršininkui, kolegai, klientui ar personalo direktoriui pradedate tinkamai sveikindami. Jūs peržengiate savo „Ts“ ir pažymite „Is“, o pranešimą užbaigate oficialiu parašu, tokiu kaip „Geriausias“ arba „Pagarbiai“.
El. Laiško gavėjas atsako tuo pačiu formalumu, kreipdamasis į jus įprastu pasveikinimu ir tada surašydamas keletą gramatiškai pagrįstų pastraipų prieš apvyniodamas užrašą panašiu parašu; galbūt tai yra „linkėjimai“ arba kasdieniškesni „sveikinimai“.
Kadangi į šią žinią reikia jūsų atsakymo, jūs ir toliau žaidžiate kartu su tuo, kas, jūsų manymu, yra profesionalus būdas - įvesdami visą sveikinimą (dar kartą), surašydami pranešimo turinį ir baigdami „Viskas, kas geriausia“. Jūs ir toliau tai darote net po daugybės pirmyn ir atgal, nors galų gale tai atrodo visiškai beprasmiška ir net šiek tiek nepatogu.
Nebent dirbdami labai griežtame įmonės biure, kur net šaukiami šauktukai, turite susitvarkyti su oficialiu kalbėjimu, ypač jei dažnai bendraujate su savo viršininku ar kolegomis visą darbo dieną.
Kai tik atrodo natūralu atsisakyti „sveiki“ malonumų ir nereikalingų „ačiū“, atsisveikink, tai padaryk. Ir norėdamas padėti jums jaustis gerai, kad tai darote (o ne kaip etiketo pabaisa), aš sugalvojau keletą rekomendacijų.
1. Nesivaržykite sekti ieškinį
Nors gali kilti pagunda įforminti visus mainus, jei tai yra tai, prie ko esate įpratę, arba todėl, kad daug laiko esate mokomi, tai tiesiog nėra būtina. Atkreipkite dėmesį į savo darbo vietoje esančius nurodymus, nes kitaip jūs tiesiog nustosite laikytis. Jei jūsų viršininkas jums persiunčia el. Laišką, kuriame nėra nieko kito, kaip tik pasižvalgyti, kad sužinotumėte, ar tai domina, ir jūs atsakytumėte oficialia žinute, pažadu, kad jūs nerenkate jokių „brownie“ taškų - jūs tik užsikemšate savo pašto dėžutę ir ignoruodami, kaip jūsų komanda tvarko atsitiktinius susirašinėjimus. Arba, jei jūsų kolega pradėjo su jumis bendrauti atsitiktinai (nesikreipdamas į jus vardu ar nenurodydamas oficialaus ženklo), priimkite tai kaip savo ženklą atsakydami natūra.
2. Įjunkite jį (atsižvelgiant į tai, su kuo jūs kalbate)
Nesvarbu, ar jūsų paskutinis viršininkas leido suprasti, kad neoficialus tonas buvo netoleruotinas; tu jau nebedirbi jai. Nepaisant to, atsargiai tariant, vien todėl, kad pasieksite tašką, kuriame su savo vadovu pasieksite „geriausią“, dar nereiškia, kad turėtumėte išbraukti žodį iš savo žodyno. Jei jūs reguliariai kalbatės su niekuo, kuo niekada nesutikote, ir jūsų santykiai yra labiau oficialūs, nei ne, nesistenkite taip greitai atsisakyti, neįtraukdami tinkamo užsidarymo, ypač jei esate tvoroje, kaip elgtis toliau. Klysti atsargiai visada bus teisingas patarimas.
Žinokite tai: įjungus ne tik skirtingus žmones. Net jei oficialiai prasideda susirašinėjimas su vienu asmeniu, jums leidžiama pereiti prie temos, kai diskutuojate apie ilgą el. Pašto adresą, užuot nerimavę dėl sveikinimų ar atsijungimų.
3. Apsvarstykite laiką
Jei jūs einate atostogauti savaitei ir grįžtate į biurą su savo viršininkui klausimų, su kuriais net nesikalbėjote ar nesimatėte po to, kai išvykote, tikriausiai geriausia pradėti pirmąjį el. Laišką su malonumu, pavyzdžiui, „Labas rytas“, „Tikiuosi, kad jums gerai sekėsi“ arba, jei jūsų vadovas atostogavo, „Sveiki grįžę“ - net jei jūs ir jūsų vadovas paprastai praleidžia sveikinimą ar mažą pokalbį. Privalomas laiko tarpas taip pat svarbus keičiantis informacija su išorės klientais ar pardavėjais. Jei bendraujate kartą per savaitę ar tik keletą kartų per mėnesį, gali būti tikslinga pradėti pradinį pranešimą praėjus tam tikram laikui su įžangos įvadas ir atitinkamu uždarymo parašu.
Kiekvieną mėnesį dirbant su vyresniuoju jūsų skyriaus nariu taip pat gali tekti kreiptis į rašymą konservatyviau. Jei dėl šios pirminės žinios per kelias dienas bus padaryta reikšminga pirmyn ir atgal, tuomet tikriausiai gerai sumažinti oficialų veiksnį, ypač jei tai padarė kita šalis.
Galų gale jūs turite nustatyti siunčiamų pranešimų toną ir struktūrą. Vis dėlto galiu jums pasakyti vieną dalyką: aš niekada nemaniau, kad tai yra problematiška, kai kažkas, su kuriuo reguliariai kalbu, nusprendžia atsisakyti standartinio atidarymo ir uždarymo; Tiesą sakant, man atrodo, kad tai šiek tiek palengvinimas, kurį galime tiesiog pasakyti sakydami tai, ką mes prisijungėme. Prieiga prie el. Pašto adreso dažnai tinka tik tam tikram taškui - ir aš tikiu, kad žinosite, kada atsisakyti formalumų.
