Mano mažiausiai mėgstamos dienos darbe yra tai, ką aš vadinu „purpurinėmis krūvomis“. Mano įmonė naudoja „Google“ kalendorių, o mano asmeninio tvarkaraščio spalva yra purpurinė, todėl tomis baisiausiomis dienomis nematau nieko, išskyrus laiko gabaliukus, blokuotus nuo 9:30. iki 18:30. Visada mane verčia susimąstyti: „Kaip po velnių tai nutiko?“
Be to, kad jaučiu, kad tomis dienomis neturiu galimybės nei kvėpuoti, nei dirbti realių darbų, bijau būti „tas vaikinas“, kuriam reikia anksti kelti kojas iš susitikimo, o vėliau skirti papildomo laiko sužinoti, ko praleidau ar kas rodo iki kito mano susitikimo vėlai, nes ankstesnis vyko per ilgai. (Kadangi rašiau apie tai, kad niekada nevėluoju ir nepasirengiau susitikimams, mano bendradarbiai mane prižiūri!)
„Užimtumas“ yra toks triukas. Tai verčia jausti, kad kuo ilgesni mūsų darbų sąrašai, tuo sėkmingesni esame. Tai verčia jausti, kad kuo daugiau turime savo plokštelių, tuo sėkmingesni esame. Bet nuo kada turint perpildytą vakarienės lėkštę, jums gali nelikti nieko, išskyrus mėšlungį ar maisto komą? Tai nebūtinai turi būti tokia, todėl aš kovoju su ja atvirai.
Susitikimai baigiasi mūsų kalendoriais dviem būdais: todėl, kad mes juos priimame ir todėl, kad juos kuriame. Šiais sprendimo taškais galime padaryti dalykus šiek tiek kitaip, kad atsiimtume savo kalendorius ir suteiktume sau (ir savo bendradarbiams) laiko būti pasirengusiems ir produktyviems. Štai trys būdai, kaip tai padaryti:
1. Kalbėk
Prieš siųsdami ar priimdami kvietimą į susitikimą įsitikinkite, kad suprantate, ką jis turėtų atlikti ir kaip turėtumėte pasiruošti. Jei to nepadarėte, pasitarkite su organizatoriumi ir paklauskite, ar nėra konkrečios darbotvarkės. Jei tokio nėra, paprašykite jo (jos) sukurti (arba dar geriau, savanoriškai padėkite). Geriausios darbotvarkės yra susijusios su laiko paskirstymu, kad būtų užtikrinta, jog bus įtraukti visi susiję klausimai. Jei nėra pakankamai laiko dienotvarkei sudaryti, savanoriaukite ir padėkite organizatoriui nuolat stebėti.
Jei rengiate susitikimą, naudokite darbotvarkę, kad suplanuotumėte, koks turėtų būti susitikimas. „Google“ kalendoriaus kvietimai pagal nutylėjimą yra viena valanda, todėl nesunku spustelėti „siųsti“ negalvojant jų sutrumpinti, tačiau tą nuostatą galima pakeisti! Nustebsite, kiek galite padengti per 15, 30 ar 22 minutes. Atsižvelgiant į jūsų santykius su organizatoriumi, jei matote, kad susitikimas numatytas valandą, ir netikite, kad jis turėtų būti (nes suprantate tikslą ir numatomus rezultatus), paprašykite sutrumpinti laiką.
Galiausiai, jei priėmėte kvietimą į susitikimą, kuris baigiasi tuo pačiu metu, numatoma pradėti kitą susitikimą (jei rimtai, kaip įtikinti save, kad galime būti dviejose vietose vienu metu?), Iš anksto informuokite organizatorių, kad tą susitikimą turėsite palikti anksti. Idealiu atveju tai paskatins organizatorių baigti susitikimą tuo metu, kai jums reikia išvykti. Bent jau leisite jaustis patogiai, netrukdydami, o organizatorius jūsų nenustebins. Norėdami gauti papildomą draudimą, eikite į priekį ir praneškite kito susitikimo organizatoriui, kad galite atvykti vėlai.
2. Padėkite savo laiką
Kai tik bus patvirtintas susitikimo laikas ir jei jūsų kalendoriuje yra vietos aplink jį, saugokite jį! Pridėkite 15-30 minučių prieš ir po susitikimo, pavadinto „Pereinamasis laikas“, ir po jo. Prieš susitikimą naudokite laiką, kad peržiūrėtumėte visas medžiagas, padarytumėte pertrauką vonios kambaryje ir atvykite į vietą dar neprasidėjus. Po susitikimo jums tinkamas laikotarpis apmąstyti medžiagą, kol ji dar šviežia. Pagrįsta tikėtis, kad bendradarbiai gerbs bet ką jūsų kalendoriuje; jie tiesiog planuoja visur, kur yra bendras laisvas laikas. Taigi, jei posėdis įvyks 15.00 val., O jūs blokuosite laiką, kad galėtumėte pasikartoti, jie greičiausiai (tikiuosi?) Nepradės rengti naujo susitikimo 3:15 ar 3:30.
3. Blokuokite laiką
Tai yra šventasis produktyvumo gralis: turėdami laiko gabaliukus - net dienas! - be jokių susitikimų. „BuzzFeed“ paskelbė, kad antradieniais ir ketvirtadieniais negalima susitikti. Ar gali Tu? Nors jūsų įmonės vadovybei gali prireikti sąmoningų pastangų išvalyti visą dieną, verta pasidomėti savo darbo įpročiais, kad pamatytumėte, kada atliksite geriausią darbą. Ar esate ryto žmogus, ar tikrai susigraudinate po 14 val.? Peržiūrėkite savo tvarkaraštį ir sužinokite, kur tik vieną kartą per savaitę galite blokuoti dvi ar keturias valandas, kad susikauptumėte darydami ar darydami. Jūs tiesiog galite nustatyti tendenciją jūsų įmonėje nuo pat pradžių!
Taigi, tai yra mano įsipareigojimas susigrąžinti kalendorių! Kas su manimi?
