Jei kada nors vedėte susitikimą, tikriausiai taip pat patyrėte bandymą atsukti sesiją, kuri greitai pakeitė chaotiškumą.
Galbūt jūs susiduriate su ypatingai kalbančia grupe - ar tuo žmogumi, kuris, atrodo, turi ketverių metų amžiaus dėmesį. Turbūt visi ten turi puikią idėją pasidalinti - o gal karališkasis kūdikis buvo pagaliau pavadintas, ir tai yra viskas, apie ką gali kalbėti.
Nepriklausomai nuo priežasties, susitikimai gali ir nebūti kontroliuojami. Bet jei jūs esate atsakingas už susirinkimą, norite pasirodyti ne tik dalykiškai, bet ir nešvaistyti visų laiko neveiksmingiems susitikimams.
Jei norite tęsti grupę kelyje, tai bus lengviau pasakyti nei padaryti, tačiau turėdami šiek tiek protingo planavimo ir keletą dienų strategijų galėsite eiti į tikslingesnius komandos susitikimus.
Pradėkite nuo plano
Pirmasis žingsnis nustatant kontrolę yra darbotvarkės parengimas. Aš turiu omenyje gerą, senamadišką, surašytą darbotvarkę, kuri gali būti išsiųsta dalyviams iš anksto (ir po to parodoma ar perduodama susirinkime kaip draugiškas priminimas). Gali būti per daug akivaizdu, kad viską užrašote, tačiau patikėkite manimi, jei turėsite keletą detalių popieriuje, padėsite ir jums, ir visiems kitiems susitelkti ties tuo, kas iš tikrųjų yra susitikimas.
Sudarydami savo planą, pagalvokite apie galutinį tikslą, kurį norite pasiekti susitikime (pvz., Ar tai yra „protų šturmas“, ar reikia užbaigti kai kuriuos pagrindinius veiksmus?). Tada grįžkite atgal, kad nustatytumėte, ką reikia aptarti, kad pasiektumėte tą tikslą, į kokius klausimus reikia atsakyti ir kokias pareigas reikia priskirti. Įsitikinkite, kad bet kuris iš šių laisvų galų turi darbotvarkės vietą, kad visi žinotų, ko tikėtis prieš atvykstant.
Be šių darbotvarkės klausimų, pagalvokite ir apie žmones, kurie dalyvaus. Kiek bus žmonių? Ar jie pažįsta vienas kitą? Kokios yra jų asmenybės? Kas paprastai juos atitraukia? Tai padės jums nuspręsti, ar sesijos pradžioje jums reikia papildomo laiko. Pvz., Jei žinote, kad jūsų susitikimo dalyviai prieš pradėdami norės asmeniškai pasikalbėti, suplanuokite keletą minučių laiko, kad visi galėtų atsitraukti nuo savo sistemų, prieš pradėdami dirbti.
Palengvinkite dėmesį
Kitas jūsų žingsnis yra sukurti susitikimų erdvę, atgrasančią nuo blaškymo ir pertraukimo. Pradėkite nuo fizinės erdvės, įsitikindami, kad kambarys yra uždarytas nuo išorinio triukšmo ir pokalbių, jame nėra jokių vizualinių atitraukimų, pavyzdžiui, kilpinio vaizdo ekrano ar medžiagų ant stalo. Ir prieš pat prasidedant susitikimui, padėkite telefoną ir uždarykite nešiojamąjį kompiuterį - tai subtilus ženklas kitiems, kad jie turėtų elgtis taip pat.
Tada nustatykite produktyvumo pagrindą. Įsitikinkite, kad darbotvarkė yra prieinama - turėdami spausdintas kopijas arba traukdami ją į ekraną - ir būtinai pakartokite susitikimo tikslus, kol sveikinate visus (pvz., „Mes čia šiandien, norėdami baigti išsamią informaciją lėšų rinkimo renginiui. “). Be to, nepamirškite žmonėms priminti, kada turėtų įvykti susitikimas. Paprasčiausiai pasakius: „Aš žinau, kad mes visi turime daug nuveikti, todėl pabandykime išlaikyti tai mažiau nei 30 minučių“, primins žmonėms, kad norite efektyvaus susitikimo tiek, kiek jie.
Jei turite daugiau susitikimų medžiagos, logistikos pastaboje persiųskite jas, eidami kartu, o ne sesijos pradžioje. Girdėjau, kad kiti pataria, jog toks požiūris blaško dėmesį, tačiau sužinojau, kad dauguma žmonių skaitys į priekį ir nuvažiuos susitikimus, jei turės galimybę pamatyti, kas artės.
Grąžinti grupę
Aiški darbotvarkė ir švari susitikimų erdvė nukelia ilgą kelią, kad viskas vyktų kelyje, tačiau, kad ir kaip kruopščiai planuotumėte savo susitikimą, blaškymasis vis tiek gali įvykti. Štai čia ir ateities menas. Prieš eidami į susitikimą, įsitikinkite, kad esate apsiginklavę keliais mandagiais, tačiau veiksmingais būdais, kaip nukreipti pokalbį ten, kur norite. Čia yra keletas mano mėgstamiausių:
Suvyniokite
Kaip ir gerą rašinį (taip, mes visi juos atsimename), jūs turėtumėte apžvelgti savo susitikimą su trumpa santrauka. Aiškiai nurodykite, kas buvo atlikta, ir visus kitus veiksmus, kitus veiksmus ar atsakomybę. Tai nebūtinai turi būti išsami - tiesą sakant, tai neturėtų trukti ilgiau nei minutę ar dvi - bet tai padeda nusilenkti jūsų susitikimui, kad pasakytų kažką panašaus: „Ačiū visiems. Padarėme didelę pažangą rengdami renginių logistiką. Emily susisieks su renginio koordinatoriumi ir pateiks šią informaciją. Aš išsiųsiu el. Laišką su visais paskutiniais pavedimais. “
Pripažinkime, kai į mažą kambarį įdedi krūvą žmonių, gali būti sunku sukurti ir išlaikyti kontrolę. Kito susitikimo metu pateikite planą, darbotvarkę ir keletą svarbių krypčių, kad visi vėl atsidurtų savo kelyje.
Pasakyk mums! Kaip jūs kontroliuojate savo susitikimus?
