Išlaidų ataskaitų pildymas ten, kur yra mano linksmybės, yra šaknų kanalai. Nepaisant to, kad mano įmonė teisėtai skolinga man nemažą pinigų sumą, aš beveik visada bijojau, kad turiu pateikti tas ataskaitas.
Tikriausiai to pradžia buvo mano pirmasis darbas ne kolegijoje, kai paprašiau savo viršininko patarimo, kokios išlaidos yra tinkamos būsimai verslo kelionei. Ji tiesiog pasakė: „Pasinaudok savo geriausiu sprendimu“.
Hm, ačiū. Atsižvelgiant į tai, kad niekada nebūčiau buvęs komandiruotėje, turėjau jausmą, kad mano geriausias sprendimas tikriausiai skyrėsi nuo jos.
Bet, manau, kad tai buvo esmė. Kai tapau vadovu, o darbuotojai man uždavė tą patį klausimą, aš radau tą patį neaiškų atsakymą. Norėjau išbandyti savo darbuotojus, kad pamatytų, kaip jie elgiasi patys be priežiūros - jei jie vieną vakarą nugrimzdę į laukinius ir išpūtė šimtus dolerių dolerių, aš galiu suabejoti jų sprendimų priėmimo įgūdžiais (ir taip, aš taip pat galiu juos perduoti) paaukštinimas vietoje žmogaus, kuris protingai priėmė iššūkį).
Pasakojimo moralas? Kai tavo viršininkas, išleisdamas įmonės lėšas, sako „Pasinaudok savo nuožiūra“, ji tai reiškia. Tai, kaip tvarkysite savo išlaidas, daug pasakys apie jus kaip darbuotoją, o tai taip pat gali paveikti jūsų viršininko reputaciją.
Laimei, metams bėgant sukūriau keletą gudrybių - jos naudingos norint padėti man susitvarkyti, kai renku kvitus.
Žiūrėk ir mokykis
Geriausias būdas įvertinti, kiek turėtumėte išleisti, yra stebėti labiau patyrusius kolegas. Tikėtina, kad valgysite, gersite ir liksite tose pačiose vietose, todėl turėsite daug šansų užmigti ir pamatyti, ką jie daro pirmiausia.
Štai pavyzdys: Kai jūs ir jūsų kolegos einate vakarieniauti, tegul visi kiti užsako pirmiausia ir atkreipkite dėmesį į kiekvieno asmens užsakymo kainą. Kai ateis jūsų eilė, įsitikinkite, kad jūsų pasirinkimas yra pats pigiausias arba yra tokiame pačiame diapazone kaip ir mažesnių kainų užsakymai grupėje. Ne, vien todėl, kad jūsų viršininkas įsako „mignon“, nebūtinai reiškia, kad turėtumėte sekti pavyzdžiu. Bet kai keliautojai veteranai užsisako „Cobb“ salotų, laikykitės jų nurodymų, o jūsų viršininkas niekada nekvestionuos jūsų patiekalo kainos.
O kas, jei jūsų kelionėje nebus kito žmogaus? Pabandykite iš anksto atlikti tam tikrus tyrimus. Paklauskite kitų kolegų dalykų, tokių kaip „Aš važiuoju į Čikagą - ar galite pasiūlyti keletą vietų, kur pavalgyti?“. Sužinokite, kur dažniausiai lankosi likusi komanda, ir turėsite keletą vietų, kurias, jūsų manymu, saugu naudoti.
Nebūkite godus
Tai turbūt atrodo akivaizdu, tačiau galiu pasakyti iš patirties, kad nesunku jaustis taip, lyg galėtum šiek tiek pragyventi, kai tavo biuras tavęs skraido aplink, moka už viešbutį ir siunčia tave į išgalvotas vakarienes su klientais. Ir nors jūs galite pamatyti kitus jūsų gyvenančius žmones, nes jie žino, kad kažkas pasirinks skirtuką, bet geriau, kai tik įmanoma, kad jūsų išlaidos būtų kuo mažesnės.
Nykščio taisyklė: jei neperkate jo už savo pinigus, nenusiminkite. Taurė vyno su vakariene? Puiku. Taurė vyno, dar trys kokteiliai, pora programų ir desertas? To poreikį nebus lengva pagrįsti.
Nebūk pigus
Atrodo pagrįsta, kad neturėtumėte per daug išleisti pinigų už bendrovės lėšas, bet kaip su pigesnėmis prekėmis? Ar galite sumokėti savo rytinę latte ir bagelį keliaudami į darbą? Tikrai techniškai, jūs galite paprašyti, kad jūsų įmonė grąžintų jums 4, 67 USD, kuriuos sumokėjote už nedidelę kavą ir bagelį, tačiau aš garantuoju, kad jūs negausite nė vieno taško, kai jūsų viršininkas tai pamatys jūsų detalizuotoje ataskaitoje.
Pavyzdžiui, aš turėjau vieną darbuotoją pateikti kliento susitikimo išlaidų ataskaitą už 1 USD stovėjimo mokestį. Ar tu juokauji? Aš atidaviau jai savo dolerį, bet nuo to laiko aš visada jaučiau, kaip ji bandė bėgti iš įmonės, kad tik galėtų.
Taip, jūsų įmonė turėtų apmokėti pagrįstas išlaidas, kai esate išvykęs ir atstovaujate įmonei, tačiau nikelio sugadinimas ir sumažinimas leis priversti jus žiūrėti neprofesionaliai ir nesubrendusiems, jau nekalbant apie piktą. Tai geras išbandymas: jei tai yra dalykas, kurį paprastai perkate sau įprastą darbo dieną, nenusiminkite (tačiau saugokite kvitus, jei jūsų viršininkas siūlo susimokėti ir už smulkmenas).
Visada paprašykite kvitų
Tuo pažymėkite, kad ne tik laikydamiesi pagrįstų išlaidų, savo kvitų laikymą, svarbiausia atsiminti, kai esate komandiruotėje ne biure. Net negaliu suskaičiuoti, kiek kartų aš turėjau darbuotojus pateikti išlaidų ataskaitas be jokių išlaidų įrodymų. Nesvarbu, kiek jūs manote, kad viršininkas jumis pasitiki, ji negali tiesiog tarti jūsų žodžio, kad praleidote 256 USD paskutinei verslo kelionei.
Kai paklausiau vieno darbuotojo, kodėl ji neįtraukė savo kvitų už palyginti mažas išlaidas, kurias aš visiškai būčiau patvirtinusi, ji pripažino, kad jaudinasi, kad galbūt nepatvirtinu prekės, todėl ji tiesiog „pamiršo“ paprašyti kvitų. Ji buvo teisi: aš to nepatvirtinau. Bet ne todėl, kad prieštaravau pirkimui, nes neturėjau įrodymų, kad tai iš tikrųjų įvyko.
Greitas patarimas: perbraukite nejudamą viešbučio voką iš savo kambario ir laikykite jį rankinėje ar portfelyje. Apvyniokite didelę guminę juostą aplink savo piniginę, kad primintumėte, jog turite paprašyti kvito - tada mesti tą kvitą į voką, kai tik gausite. Ir jei dėl išlaidų yra kažkas neįprasto, prieš pateikdami dokumentus, parašykite juos ant užpakalinės dalies.
Kiekviena įmonė ir kiekvienas viršininkas turi skirtingą požiūrį į išlaidų tvarkymą, tai reiškia, kad nėra griežtos ir greitos taisyklės, kuri bus taikoma kiekvienoje situacijoje. Laikykitės šių rekomendacijų ir jūsų viršininkas niekada neturės priežasties abejoti geriausiu jūsų sprendimu.
