Nesvarbu, ar dirbate mažoje įmonėje, ar didelėje korporacijoje, ar bet kas tarp jų, geras bendravimas ir reguliarus dalijimasis informacija yra nepaprastai svarbūs sėkmei. Susitikimai, tokie pat seni kaip pats verslas, yra vertingi būdai, užtikrinantys, kad visi sunkiai dirba link tos pačios šiaurės žvaigždės.
Ir vis dėlto dauguma jų jų nekenčiame. Kaip jūs tikriausiai gerai žinote, susitikimai dažnai būna nenaudingi ir užima daugiau laiko, nei verta. Nėra daug blogiau, nei išeinant iš kambario susimąstyti, ką jūs tiesiog praleidžiate valandą darydami, ypač tą dieną, kurią užpildote uogiene.
Bet ar jie turi būti tokie? Ne. Norėdami išnaudoti visas numatytas ar dalyvaujančių susitikimų galimybes, turite tiesiog sąmoningai vengti labiausiai varginančių laiko. Reikia pagalbos? Mes sudarėme sąrašą gudrybių, kurias galite naudoti trumpesniems ir produktyvesniems susitikimams, kurie, tikėtina, bus puikiausias kiekvieno laiko išnaudojimas.
1. Išmeskite technines problemas
Sekundės, praleistos dėl techninių nesklandumų, gali greitai pasidaryti minutėmis arba, dar blogiau, užimti pusę susitikimo. Tai ypač dažna, kai reikia bendrauti su žmonėmis, kurių nėra fiziškai. Kadangi paskutinis dalykas, kurio nori kiekvienas, yra sėdėti, kol bandote pritvirtinti savo nešiojamąjį kompiuterį prie projektoriaus arba klausytis 10 minučių „Ar galite mane išgirsti?“, Kai kas nors prisijungia per nuotolį, pasirūpinkite, kad jums būtų tinkami įrankiai. viskas klostėsi sklandžiai.
Be to, kad ekrane gali dalytis visi ekranai ir projekcija, bet ir patikima programinė įranga, jungianti jus su nuotoliniais komandos draugais. Nemokama „Skype“ susitikimų versija yra puikus sprendimas, nes bet kuris asmuo gali greitai prisijungti naudodamas tinkintą (ir lengvai įsimenamą) URL iš bet kurio įrenginio - negaišdamas laiko prisiregistruodamas prie sąskaitos ar kasdamas telefono numerius.
2. Suplanuokite trumpesnius susitikimus
Tradicinis valandos trukmės susitikimas gali tęstis tuo, kas atrodo amžinai, nedaug spaudžiant susitvarkyti reikalus ir judėti toliau. Taigi, suplanuodami trumpesnį susitikimą, stebuklai gali būti efektyvūs - tiesiog nereikia gaišti laiko!
Sudarydami susitikimą, iššūkį sau būti nuoširdžiam, kiek tai užtruks, ir numatyti šiek tiek mažiau laiko, nei manote, kad jums reikia. Atminkite, kad susitikimo trukmė ne visada turi būti 30 minučių intervalas ir kad skutimosi tik penkias ar 10 minučių, kurių jums nereikia, galite greitai sudėti.
Pro patarimas: Apsvarstykite galimybę nustatyti laikmatį savo kompiuteryje, kurį visi gali pamatyti susitikimo metu - jei stebėsite, koks laikas pažymėtas, jūs padėsite kelyje.
3. Nustatykite konkrečią darbotvarkę ir laikykitės jos
Darbotvarkės sudarymas gali atrodyti kaip pasenusi praktika, tačiau iš tikrųjų tai yra vienas iš naudingiausių būdų išlaikyti susitikimą greitai. Pagalvokite apie tai: jei jūs tiesiog atsiųsite kvietimą aptarti „produktų pasiūlos“, neturėdami jokio kito konteksto, visi gali ateiti į susitikimą su skirtingais sumanymais, kas bus aptariama, ir jūs eikvosite laiką, kol pateksite į tą patį puslapį.
Vietoj to, išsiųskite darbotvarkę prieš dieną ar dvi prieš laiką ir būkite kuo konkretesni. Išbandykite šį paprastą kiekvienos temos, kurią jums reikia aptarti, formatą:
- Konkreti tema
- Ką reikia paruošti prieš susitikimą
- Kokie atnaujinimai bus pateikti susitikimo metu
- Į kokius klausimus reikia atsakyti susitikimo metu
Ypač svarbu kiekvienai temai nustatyti tam tikrą laiko tarpą - tai leis jums sąžiningai pasakyti, kas realiai gali tilpti susitikime, ir suteiks jums laisvą laisvę judėti į priekį žmonėms, kai ateis laikas kitam darbotvarkės klausimui.
4. Parodyk, nesakyk
Nuotraukoje pasakyta 1 000 žodžių - tai taikoma ir susitikimams! Vaizdai, grafikai ir diagramos dažnai gali padėti aiškiai susikalbėti, užuot kalbėjus kiekviename taške, jau nekalbant apie kiekvieno laiko taupymą.
Taigi kai ruošiatės, pagalvokite apie vaizdus, kurie galėtų palengvinti jūsų minčių perdavimą. Kodėl verta skirti laiko produkto atnaujinimo paaiškinimui, kai galėtumėte jį demonstruoti tiesiogiai? Kodėl verta bandyti sugalvoti žodžius, norint pasidalyti sudėtinga idėja, kai diagrama galėtų tai padaryti per kelias sekundes?
Jei esate kambaryje su visais savo kolegomis, nebijokite pašokti ir naudoti lentą ar apversti kompiuterį, kad parodytų, ką dirbate. Jei susitinkate su nuotoliniais žmonėmis, tai gali būti kebliau, tačiau tokie produktai, kaip nemokami „Skype“ susitikimai, dažnai siūlo daugybę bendradarbiavimo įrankių, kurie palengvina vaizdinių minčių ir atradimų pasidalinimą ekrane. Pvz., Nemokamas „Skype“ susitikimų paprastas „PowerPoint“ įkėlėjas (su interaktyviomis priemonėmis, tokiomis kaip virtualus lazerinis žymeklis) arba ekrano pasidalinimo funkcija leidžia žmonėms per vaizdinius vaizdus, kuriuos apgalvotai iš anksto paruošėte, o virtualios lentos įrankis leidžia jūsų kolegoms eskizuoti idėjas realiu laiku.
5. Žinokite, kaip leisti kiekvienam pasverti
Taip, susitikimas turėtų būti susijęs tik su bendradarbiavimu, bet kai visi bando pasakyti savo kūrinį, pokalbis gali greitai tapti ilgesnis, nei visi ketino. Taigi, pabandykite ieškoti kūrybingų būdų, kaip visi galėtų pasverti, nebūtinai užimdami laiką susitikimui.
Pvz., Apklausos ar greitas rankų pakeitimas yra naudingi būdai išvengti per daug nuomonių susidarymo ar diskusijos, kurios greitai virsta kiekviena, kalbančia viena su kita, bandant greitai susitarti - tai šlykštus laiko švaistymas. Jei rengiate virtualų susitikimą, galėtumėte naudoti integruotą MP funkciją, pavyzdžiui, nemokamą „Skype“ susitikimų produkto pasiūlymą, kad žmonės pateiktų klausimus, į kuriuos būtų atsakyta pabaigoje, arba leistų žmonėms išsakyti neskubias mintis, kad būtų galima sekti. po susitikimo.
6. Iškirpkite susitikimus, kurių jums tikrai nereikia eiti
Nors gali atrodyti, kad jums reikia dalyvauti kiekviename susitikime, į kurį esate pakviestas, tačiau verta atsisakyti tokio, kuris, jūsų manymu, nebus tinkamas jūsų laiko panaudojimas. Jei nepristatote ar tai nėra glaudžiai susijusi su tuo, su kuo dirbate, galbūt bus geriausia pasidomėti svarbiausiais dalykais vėliau.
Atminkite, kad geras darbuotojas ir stiprus komandos draugas žino, kaip nustatyti prioritetus ir būti produktyvus. Jūsų sprendimai ir rezultatai daro įtaką visiems, todėl priminkite sau, kad tai, kaip jūs naudojate savo laiką, turi įtakos ir jūsų komandai.
Nežinote, kaip maloningai atsisakyti? Tiesiogiai pasitarkite su organizatoriumi, kad jis arba ji žinotų, jog nors ir vertinate, kad esate prisijungęs, esate labai grožįsi tuo, ką dirbate, ir norėtumėte pasidomėti vėliau. Jei organizatorius yra jūsų viršininkas, būtinai pridėkite pastabą apie savo pažangą ir konkretų jūsų judėjimo į priekį planą, pvz., „Džiaugiuosi šiandienos diskusijomis, tačiau vis tiek renkuosi„ Project Blue “numerius. Ar neprieštarautumėte, jei galvą nenuleisčiau ir vėliau įsikibčiau į užrašus? “
Susitikimai tikrai gali būti geriausias jūsų dienos laikas, jei jie yra apgalvotai suplanuoti ir meistriškai vykdomi. Šie triukai turėtų padėti jums ten patekti!
