Bėgate nuo susitikimo iki susitikimo. Jūsų gautieji yra užpildyti gegnių (ir jūs jau ruošiatės čia su juo). Kiekvieną dieną praleidžiate valandas ir valandas, vis dar nesijaučiate, kad įtraukėte įdubimą į savo darbų sąrašą.
Mes suprantame. Mes ten buvome. Ir mes žinome, kad dienos metu niekada nebus pakankamai valandų. Taigi mes sudarėme galutinių našumo patarimų, kurie padeda maksimaliai išnaudoti turimą laiką, sąrašą.
Nuo dienos užpuolimo planavimo iki el. Laiškų siuntimo, pradedant nuo blaškymo, kuris visada atrodo pasirodęs, mes padėsime jums viską padaryti kaip įmanoma efektyviau, kad pagaliau turėtumėte laiko kitiems dalykams (pvz., žinai, miegi).
Suplanuokite savo veiksmus
- Negalima pervertinti dalykų, kuriuos galite padaryti per dieną, skaičiaus. Užuot sukūrę didžiulį darbų sąrašą (ir nusivylę, kai jo nepabaigsite), išbandykite mūsų 1–5–5 darbų sąrašą: Suplanuokite gauti vieną didelę užduotį, tris vidutinio dydžio užduotis ir penkias mažos užduotys, atliekamos kiekvieną dieną.
- „Jei ką nors jau baigiau, aš jį užrašau ir patikrinu iš sąrašo. Visada gera pamatyti, kaip kažkas padaryta. “ Michaelas Peggasas, @michaelpeggs
- Pabandykite emocijas pritvirtinti prie savo užduočių: Primindami sau, kad užbaigus didelį kliento žingsnį, jūs jausitės „triumfuojantis“ arba suvynioję mokesčių deklaraciją suteiksite „didžiulį palengvėjimą“, tai gali būti tik postūmis, kurio jums reikia norint valdyti.
- Niekada neįtraukite į savo sąrašą didžiulį projektą, kurį reikia atlikti tik kaip vieną. Vietoj to, suskaidykite ją į mažesnes užduotis, kad padėtumėte išlikti kelyje pasiekdami galutinį tikslą.
- „Evernote“ dėka mano organizacinė sistema pasikeitė iš nepatogių nešiojamųjų kompiuterių puslapių, lipnių užrašų ir „Teksto redagavimo“ failų į sandariai austą, integruotą „Evernote“ sistemą, sinchronizuotą mano nešiojamajame, mobiliajame telefone ir planšetiniame kompiuteryje. Nuo kliento pastabų iki tinklaraščio juodraščių iki kalbos scenarijų - viskas. “ Michaelas Terrelas, @michaelterrell
- Galvodami apie visus dalykus, kuriuos turite atlikti - tiek darbe, tiek gyvenime - pagalvokite, kurias užduotis galite pašalinti iš savo lėkštės, perkeldami jas į išorę.
- Pirmiausia padarykite tai, ką mėgstate daryti mažiausiai. Tai paskatins jus tai atlikti greičiau, kad galėtumėte atlikti užduotis, kurios jums labiau patinka, o likusią dienos dalį paversti šiek tiek geresne.
- Prieš pietus atlikite vieną reikšmingą užduotį. Anksti atsikratę vieno didelio dalyko, galite atsigaivinti priešpiečių pertraukėlę ir pradėti popietę naujai, nejausdami panikos dėl to didžiulio jūsų sąrašo darbo.
- Kiekvieną sekmadienį sudarinėju sąrašą, ką man reikia padaryti tą savaitę. Aš blokuoju dieną, kad padaryčiau daiktus. Kiekvieną darbo dieną išsaugoju paskutines 30 minučių, kad galėčiau sudaryti kitos dienos planą su trimis prioritetinėmis užduotimis. Aš taip pat naudoju tas paskutines 30 minučių uždarant užduotis ir tikrinant el. Tai labai palengvina ankstyvą rytą! “ Anna Runyan, @classycareer
- Yra daugybė užduočių valdymo sistemų, taigi galiausiai reikia surasti tai, kas jums tinka, ir prilipti. Nuolat išbandyti naujas sistemas ilgainiui bus jūsų laiko švaistymas, todėl praleiskite mėnesį eksperimentuodami, o tada įsipareigokite. Užuomina: Jūsų pagrindinė sistema gali būti kelių kombinacija!
El. Pašto tvarkymas
- El. Paštą tikrinkite tik tam tikru dienos metu ir stenkitės, kad jis apimtų tik 4–5 kartus per dieną. Jei beveik nekontroliuojate savęs, naudokite tokį įrankį kaip Gautųjų pristabdymas, kad el. Laiškai neberodomi gautuosiuose, kol būsite pasiruošę.
- Jei el. Paštas tikrai jus blogina, išbandykite „Time Management Ninja“ sistemą, kad patikrintumėte tik du kartus per dieną.
- Reikia skubėti atsakyti į el. Laiškus? Puslapio apačioje pridėkite nepriekaištingą parašą „Išsiųsta iš mano iPhone“, net jei el. Laiškus siunčiate iš savo kompiuterio. Nors neturėtumėte to daryti visą laiką, tai yra greitas būdas atmesti atsakymus vienu sakiniu, net negalvojant, kad esate grubus.
- Kreipkitės į savo el. Laiškus, kiek jums atsakys į juos. Jei atsakymas užtruks mažiau nei tris minutes, tiesiog padarykite tai dabar. Jei tai užtruks daugiau, atidėkite jį. Ir tada, kai turite didelę laiko dalį, pirmiausia atkreipkite dėmesį į tai.
- Kuo greičiau atsakysite, tuo trumpesnis bus atsakymas ir tuo mažiau laiko turėsite gaišdami paaiškinimus „Atsiprašome už uždelstą atsakymą“. Taigi, jei negalite atsakyti į el. Laišką per 48 valandas, atsakykite bent jau greitai: „Aš tuoj susisieksiu!“
- Kartą per ketvirtį išvalykite ir archyvuokite visus pranešimus, senesnius nei du ar tris mėnesius. (Rimtai, atsakyti į juos šiuo metu būtų tiesiog nepatogu.) Kadangi el. Laiškai, kuriuos užsiprenumeravote, pateksite į gautuosius, greitai nuspręskite, ar tikrai juos perskaitėte, ar turėtumėte atsisakyti prenumeratos.
- „Venkite tikrinti el. Laišką pirmiausia ryte. Atsakyti į pranešimus yra per lengva. Manau, kai laukiu, kol užpildysiu kai kuriuos prioritetinius dalykus mano darbų sąraše, galiu skirti daugiau dėmesio el. Laiškams ir taip pat jaučiuosi atlikęs savo darbą. “ Hannah Morgan, @careersherpa
- Naudokite konservuotus atsakymus, kad vengtumėte vėl ir vėl rašyti tuos pačius dalykus. Dėl visų reguliariai siunčiamų el. Laiškų ar net tik apie dalį el. Laiškų, tokių kaip apklijavimo pastraipa, sukurkite konservuotą atsakymą, į kurį galite įeiti, kai tik jums to reikia. Niekada negirdėjote apie konservuotus atsakymus? Sužinokite daugiau čia
- Nustatykite automatinius filtrus, kad el. Laiškus iškart ištrauktumėte iš gautųjų ir į reikiamą aplanką. (Tai yra puikus pasirinkimas tokiems dalykams kaip informaciniai biuleteniai, kuriuos norite grįžti savo laiku.)
- Naudokite „Boomerang“, kad ištrauktumėte el. Laiškus iš gautųjų, kol būsite pasirengę su jais elgtis. Tai naudinga dėl dviejų priežasčių: pirma, pranešimas tampa nepastebimas ir nepastebimas, suteikiant erdvės galvoti apie kitus dalykus. Antra, jis automatiškai jums primins vėliau apie el. Laišką, suteikdamas jums dar vieną užduotį - nerimauti dėl savo pačių stebėjimo.
- Norite gauti mažiau el. Laiškų gautuosiuose? Pabandykite sukurti automatinį atsakiklį su atsakymais į dažnai užduodamus klausimus. Jei įmanoma, visada atsakykite į el. Laiškus su teiginiais, o ne į klausimus, kad išvengtumėte per daug pirmyn ir atgal.
Susitikimų valdymas
-
Nesuplanuokite daugiau laiko, nei jums reikia. Dauguma susitikimų yra suplanuoti visą valandą, kai jie turėtų būti ne daugiau kaip 20 minučių, 30 minučių arba 45 minučių.
-
Neplanuokite „atnaujinti susitikimus“ - atnaujinti atnaujinimą beveik visada galite el. Paštu. Jei susitikimo tikslas nėra nei priimti sprendimą, nei kartu atlikti veiksmus, atšaukite jį (arba gražiai pasiūlykite savo viršininkui, kad to gali nereikėti).
-
Suskirstykite savo susitikimus atgal, kad nereikėtų per dažnai pereiti iš susitikimo režimo į darbo režimą arba spręsti nepatogų laiką tarp susitikimų, kuriuose jaučiate, kad nieko negalite padaryti. Dar geriau, suplanuokite dieną be susitikimų, kad turėtumėte bent vieną dieną, kai tikrai galėtumėte pasinerti į sutelktą darbą.
-
Jei susitinkate su kuo nors ne biure, pagalvokite, ar tikrai reikia susitikti asmeniškai. Ar jūsų tikslą būtų galima pasiekti vietoj telefono skambučio ar vaizdo konferencijos?
-
Būkite nepaprastai iniciatyvūs, kad susitikimai vyktų kelyje. Nusiųskite visiems kiekvieno susitikimo darbotvarkę ir, jei pokalbis netapo tema, nebijokite jos įamžinti. Paprastas „Numatykite laiką vėliau tai aptarti, jei tai bus naudinga, nes mums liko tik 10 minučių, “Veikia nepriekaištingai.
-
Ar turite susitikimą vienas su vienu telefonu? Slapta siekite, kad ji būtų ne didesnė kaip 19 minučių. Tai padės jums kuo mažiau palaikyti draugiškus pokalbius ir patekti tiesiai į tašką. O jei pokalbis tęsiasi ir tęsiasi, pateikite gražų pasiteisinimą, kodėl turite pakabinti (pvz., Sunku stotelė ar mirštantis telefonas).
Įsisavinti laiko valdymą
- Sukurkite savo tvarkaraštį, remdamiesi geriausiu laiku, kai norite viską atlikti. Žinote, kad ryte esate tikslingas? Skirkite šį laiką tikslingam darbui ir stenkitės, kad jame nebūtų susitikimų ar blaškymo. Visada užklupti apie 15:00? Čia kiekvieną dieną suplanuokite valandą beprotėms užduotims.
- Negalima nuvertinti mažų laiko gabaliukų galios viską susitvarkyti. Užuot švaistę 15 minučių tarp susitikimų, pateikite nedidelių užduočių, kurias galite atlikti per 15, 10 ar net penkias minutes, sąrašą: atsakykite į el. Laiškus, susisiekite su kontaktu ir atlikite pramonės skaitymą. “ Greita įmonė
- Nežinote, kur praleisite visą savo brangų laiką? Naudokite sekiklį, pvz., „Gelbėjimo laiką“ arba „Toggl“, kad galėtumėte stebėti, ką darote visą dieną. Per savaitę ar dvi jūs pradėsite suvokti, kas yra laiko ieškantys kaltininkai, ir galėsite planuoti savo išpuolį, kaip jų atsikratysite.
- Jūs neturėtumėte dirbti visą savaitgalį, bet pabandykite rasti kelias valandas, kad išvalytumėte gautuosius, atliktumėte mažesnes be proto užduotis ir galėtumėte pradėti ruoštis bet kokiems būsimiems projektams. Tai padaryti, žiūrint filmą sekmadienio vakarais, gali būti puikus būdas tai padaryti nejaučiant, kad dirbi per daug darbų.
- Naudokite terminus ir terminus savo naudai. Net jei jūs techniškai nenustatėte termino užduotims atlikti, nustatykite jį sau. Žinodami, kad turite tik dvi valandas ką nors padaryti, padėsite švaistyti valandą laiko internete.
- Tai skamba priešingai, tačiau būtinai suplanuokite daugybę pertraukų per dieną. Produktyviausi esame tada, kai turime susitelkusį darbą po trumpų pertraukų. Pabandykite naudoti internetinį laikmatį, kad primintumėte sau atsikelti nuo savo stalo, užkąsti užkandį ar šiek tiek vandens ar keletą minučių pabendrauti su bendradarbiu, prieš grįždami į grindinį.
- Biudžetas ribotą laiką jūsų mėgstamiausiems blaškymams. Žinodami, kad po darbo kelias valandas praleisite 10 minučių „Instagram“, galite padėti švaistyti laiką dabar. Be to, jei naudosite tai kaip atlygį už sunkų darbą, galėsite išlikti motyvuoti.
- „Jei kyla problemų įgyvendinant projektą, pradėk nuo brūkšnio. Kitaip tariant, nustatykite tam tikrą laiką ar tam tikrą darbo su projektu laiką, kurį turite atlikti prieš pereidami prie kažko kito. “ 43 Aplankai
- „Visada turėkite atsargines užduotis. Kartais gyvenimas bandys atitraukti jūsų produktyvumą: Žmogaus, su kuriuo reikia kalbėtis, nėra, jis neveikia arba tiesiog negali susikoncentruoti ties užduotimi. Visada turėkite kitų variantų, kad galėtumėte ką nors padaryti net ir tada, kai negalite baigti pagrindinės užduoties. “ Laiko tvarkymo specialistė
Susitvarkymo su trikdžiais sprendimas
- „Išjungiu kompiuterį ir palieku telefoną keistose vietose, kurios neleidžia man iškart jo rasti. Tai užtikrina, kad esu atsiribojusi ir visiškai esu šalia. Tiesa, žinau, kad mano smegenims reikia pertraukos, kitaip nukentės mano verslas. “ Christie Mims, @revolutionsclub
- Reikia greito taisymo, kad jūsų bendradarbiai jūsų nesiblaškytų? Iššokinėkite ausines. Tai nėra įrodyta, kad yra kvailys, tačiau žmonės daug rečiau kreipsis į jus neatskleisdami klausimų ar pasikėsindami į pasimatymą, jei atrodysite prijungtas ir atliksite užduotis.
- Kai suklupote prie įdomių straipsnių, neleiskite jiems skaityti dabar jūsų našumui. Norėdami išsaugoti juos, kad galėtumėte skaityti vėliau, kai turite daugiau laiko (pvz., Galbūt važiuodami į darbą ir atgal), naudokite tokią paslaugą kaip „Pocket“ ar „Instapaper“.
- Kiekvieną savaitę nurodykite laiką be interneto. Nors didžiąją dalį mūsų darbo lemia internetas, vis dar yra dalykų, kuriuos turime padaryti be jo, ir dažniausiai tai yra sukoncentruotos užduotys, kurių mes labiausiai vengiame. Kiekvieną savaitę išjunkite „Wi-Fi“ kelioms valandoms, kad galėtumėte pasinerti į šias užduotis.
- Būkite agresyvūs dėl to, kaip darbe naudojate socialinę mediją. Idealiu atveju visiškai neturėtumėte jo naudoti. Jei turite, apribokite jį iki jūsų nurodyto „blaškymo laiko“ ir išjunkite automatinį prisijungimą, kad kiekvieną kartą apsilankydami „Facebook“ turėtumėte kliūtį. Reikia būti agresyviam? Išbandykite tokią programą kaip „SelfControl“, kad darbo dieną užblokuotumėte prieigą.
- Nustokite bandyti atlikti daugiafunkcinius veiksmus! Mes tikrai nesame tam sukurti ir, nors gali atrodyti, kad padarei daugiau, galiausiai viskas užtruks. Jei jums tai sunku, praleiskite savaitę ar dvi agresyviai atlikdami užduotis.
- „Kaip ir įvairių užduočių atlikimas, griozdai apkrauna jusles ir apsunkina darbą. Taigi, jei jums sunku sutelkti dėmesį, pasižvalgykite prie savo stalo (ir kompiuterio darbalaukio), kad pamatytumėte, ar kurį nors iš jų reikia šiek tiek sutvarkyti. “ Ooomf
- Nesivaržykite atsitraukti nuo kolegų, kai jums reikia sutelkto laiko. Jei naudojate vidinę pokalbių sistemą, uždėkite pranešimą „Netrukdykite“, praneškite žmonėms, kad dirbate su kažkuo ir kada vėl būsite pasiekiami. O jei turite faktinį biurą su durimis? Uždarykite jį, priekyje pateikdami gražų užrašą, paaiškinantį tą patį.
- Jei norite maksimaliai sutelkti dėmesį, įsitikinkite, kad nė vienas iš jūsų įrenginių nėra nustatytas taip, kad jus trauktų, kai gaunami nauji pranešimai. Net ir tokio mažo, kaip jūsų telefono garsas, gali užtekti, kad sunaikintumėte produktyvų srautą.
