Trumpas klausimas: ar jus jaudina, kai kvietimas susitikti pasirodo jūsų kalendoriuje? Aš spėju, atsakymas yra ne. Vis dėlto dažni (kartais net kasdien) susitikimai yra daugelio kompanijų kultūros dalis.
Manau, kad dažniausiai darbuotojų susitikimai yra laiko švaistymas. Aišku, suprantu, kad kartais reikia susiburti į visas rankas. Tačiau dažniausiai yra ir kitų, efektyvesnių būdų, leidžiančių visiems, dirbantiems jūsų įmonėje ar skyriuje, pagreitinti tai, kas vyksta biure.
Štai keturi dalykai, į kuriuos reikia atsižvelgti kitą kartą, kai galvojate planuoti susitikimą.
1. Trukdžiai yra našumo (ir potencialiai pelno) žudikai
Kai pasidariau matematiką ir supratau, kad vienos valandos trukmės susitikimas su 17 žmonių („ShortStack“ darbuotojų skaičius, įskaitant mūsų nuotolinius darbuotojus, kurie prisijungia prie mūsų per „Google+ Hangouts“) yra tikrai 17 valandų susitikimas, aš iškart pasiūliau sumažinti mūsų darbuotojų susitikimus kas antrą savaitę.
Jei norite motyvacijos, kad sumažintumėte laiką, kurį jūs ir jūsų darbuotojai praleidžiate susitikimuose, apsilankykite „MeetingCalc“. Kai pridedate vidutinį savo komandos atlyginimą, taip pat susirinkusiųjų skaičių ir matote praleisto laiko kainą, labai tikėtina, kad atliksite ir keletą pakeitimų. Apsvarstykite, kad vienos valandos susitikimas su 17 darbuotojų, kurie vidutiniškai uždirba 40 000 USD per metus, kainuoja 232, 88 USD. Jei susitinkate kasdien ar net tik keletą kartų per savaitę, ta kaina greitai padidėja.
2. Momentiniai prane ¹ imai yra efektyvus būdas gauti daugiausiai naujienų - greičiau
„ShortStack“ programoje naudojame pranešimų siuntimo programą, vadinamą „Slack“. Kiekvienas turi savo sąskaitą, kuria gali naudotis asmeniniam personalo ryšiui palaikyti, tada yra kanalai, kuriuose yra visi tam tikrų skyrių nariai.
Pavyzdžiui, turime „bendrą“ kanalą, kuriame išeina visiems aktualios naujienos; „plėtros“ kanalas, kuriame dev komandos nariai, į kuriuos įeina keli nuotoliniai darbuotojai, dalijasi informacija apie techninius pokyčius ir „palaikymo“ kanalas, skirtas kalbėtis apie klientų aptarnavimo problemas.
Ir dažnai vietoje susitikimų naudojame „Slack“. Pavyzdžiui, mes neseniai sukūrėme savo tinklaraštį, ir tai buvo gana didelis projektas. Kai kurioms įmonėms gali atrodyti, kad norint surengti tokį pranešimą, būtina surengti susitikimą. Tačiau tai buvo puikus laikas naudotis mūsų „bendruoju“ pokalbių kambariu. Išrašėme pastabą, kad naujas tinklaraštis parengtas ir veikia, ir pasiūlėme visiems pasitikrinti. Jei tai būtų buvę didesnis pakeitimas, tarkime, platformos keitimas, kuriam reikėjo demonstracinės versijos, turėtume surengti greitą darbuotojų susitikimą. Bet kadangi visa tai komanda galėjo patikrinti savo laiku, mes nusprendėme laikytis pokalbių kambario.
(Oi, mes taip pat turime „atsitiktinį“ kanalą, kuriame dalijamės dalykais, kurie neturi nieko bendra su darbu: kvailo žmogaus triukų vaizdo įrašai, svarbios naujienos apie Jay Z ir Beyoncé santuokos būklę ir, žinoma, kačių memes) .)
3. Yra ir kitų būdų susitikti
Keli „ShortStack“ kūrimo komandos nariai kiekvieną popietę kartu pasivaikščioja apie 15.00 val. Taip, techniškai jie dalyvauja susitikime, aptardami įvairių projektų, prie kurių jie dirba, eigą, tačiau tai skiriasi nuo tipiško biuro posėdžio. Aš žinau, kad mankšta priverčia man tekėti kraują ir verčia geriau mąstyti, todėl aš visiškai palaikau šiuos popietinius pasivaikščiojimus ir pokalbius.
Be to, nėra neįprasta, kad kūrimo komanda dirba prie projektų, kuriuose nedalyvauja likusi biuro dalis. Jų popietiniai pasivaikščiojimai yra puikus laikas pabendrauti apie tuos projektus ir surengti savotišką „darbuotojų susirinkimą“, nepanaudojant visų kitų darbuotojų laiko tam, kas jiems neturėtų įtakos ar neįtrauktų.
Aš taip pat skaičiau tyrimą, kuris rodo, kad vaikščiojantys susitikimai padidina kūrybinį mąstymą - tai kažkas, kuo visi galėtų šiek tiek daugiau pasinaudoti. Ir aš skaičiau, kad vaikščiojimas grupėje verčia žmones jaustis labiau bendradarbiaujančiais, nes visi juda ta pačia kryptimi, tiesiogine prasme, o ne sėdime už stalo. (Daugiau apie pėsčiųjų susitikimų naudą rasite čia.)
4. Kiekvienas susitikimas turėtų būti planuojamas atsižvelgiant į produktyvumą
Yra laikas ir vieta didesniems darbuotojų susitikimams. Bet kai ateis laikas, turėtumėte įsitikinti, kad išnaudojote mažiausiai laiko, naudodamiesi darbotvarke ir galbūt net aiškiai nurodytais tikslais. „ShortStack“ metu mūsų biuro asistentas išsiunčia el. Laišką likus kelioms dienoms iki mūsų kas antrą savaitę vykstančių susitikimų, kuriuose prašoma pateikti darbotvarkės klausimus. Tada mes turime vieną žmogų iš kiekvieno skyriaus, kuris greitai (maždaug per tris minutes) greitai praneša apie tai, kas vyksta turinio / viešųjų ryšių, pardavimų, klientų palaikymo, plėtros ir kituose skyriuose. Tai yra, kai aš taip pat atnaujinu „verslo būklę“ ir pateikiu plačius savo prašymus. Daugeliu savaičių mūsų darbuotojų susitikimas trunka apie 40 minučių, maks.
Šie susitikimai vyko kiekvieną savaitę ir truko ilgiau, nes kiekvienas asmuo pateikė savo naujienas. Kadangi sumažinome dažnį ir ilgį, taip pat pastebėjau, kad turime daugiau ekspromtu vykstančių susitikimų tarp mažesnių grupių. Atrodo, kad darbuotojai jaučiasi labiau įgalioti tvarkyti svarbius ir savalaikius reikalus, o paskui dalijasi atnaujinimais didesniame susitikime.
Man įdomu sužinoti, ką jūs visi galvojate apie susitikimus? Taip ar ne? Produktyvus ar gaištamas laikas? Jei nesate gerbėjas, ką jūs darote vietoj to?
