31 Patarimai, kaip el. Paštą susiurbti mažiau - mūza

El. Paštas: Mes to mėgstame, nekenčiame, mėgstame neapkęsti. Bet kadangi jis niekur greitai nevyksta, mes padėsime jums tai padaryti kuo geriau.

Nuo patarimų, kaip naudoti energiją iš perpildytų gautų laiškų, iki strategijų, padėsiančių visų pirma sunaudoti mažiau, iki intelektualių būdų, kaip įsitikinti, ar jūsų siunčiami el. Laiškai daro didelę įtaką, mes turime viską, ko reikia paversti gautuosius ryšių stipruolis.

Jei norite: išlaikykite, kad gautieji būtų aiškūs

1. Paprasčiausias būdas nustoti gauti tiek daug el. Laiškų, visų pirma, atsisakyti tų dešimčių informacinių biuletenių, kuriuos ketinate perskaityti, bet iš tikrųjų niekada to nepadarėte, prenumeratos. „Unroll.me“ yra absoliutus lengviausias būdas atpažinti tuos, kurie yra jūsų gautuosiuose, ir masiškai atsisakyti prenumeratų.

2. Jei gaunate daug nepageidaujamų laiškų iš asmenų, taip pat galite išbandyti „BoxBe“. „BoxBe“ naudoja tai, ką ji vadina suasmenintu „svečių sąrašu“, kad užtikrintų, jog gausite el. Laiškus iš jums svarbių žmonių, o tikrindami kitų pranešimus į atskirą „laukiančiųjų sąrašą“. Kiekvienas, kuris nėra jūsų svečių sąraše, gaus paprašykite patvirtinti jų pranešimą prieš perduodant juos į gautuosius.

3. Pabandykite naudoti automatinį atsakymą el. Paštu ir ne tik tada, kai esate ne biure. Jūsų automatinis atsakymas nebūtinai turi būti ilgas ar išsamus, tačiau greitas pranešimas „Sveiki, aš gavau jūsų el. Laišką ir susisieksiu su jumis, kai galėsiu!“ Gali neleisti trokštantiems bebrai siųsti tolesnių el. Laiškų anksčiau. jūs turėjote galimybę atsakyti. Štai kaip tai nustatyti.

4. Nesipriešinkite norui tinkamai atsakyti į kiekvieną el. Laišką. Kaip aiškina Alexandra Franzen, „daugelis skubių el. Laiškų dažniausiai išsisprendžia be jūsų pagalbos. Pasirinkę neatsakyti akimirksniu, mokote žmones labiau pasitikėti savimi - kurdami sveikus ir realius lūkesčius, kaip greitai galėsite atsakyti. “

5. Užkirskite kelią paskesniems el. Laiškams, užpildydami aiškias instrukcijas, o ne klausimus. Užuot sakę: „Ar turėtume iš naujo prisijungti kitą savaitę?“, Pabandykite: „Aš jums paskambinsiu antradienio rytą, kad vėl prisijungtumėte.“ Jei tai neveikia, jūsų gavėjas jums praneš, bet kitaip jūs užkirtote kelią nereikalingas pirmyn ir atgal.

Jei norite: Sumažinkite laiką, kurį praleidžiate el

1. Norite, kad jūsų el. Laiškai būtų trumpi ir produktyvūs? Įsipareigokite padaryti kiekvieną pranešimą penkių ar mažiau sakinių ilgio. Yra net svetainė, sukurta padėti: five.sentenc.es! Kaip aiškinama, „el. Pašto atsakymus elkitės kaip SMS žinutes, naudodami nustatytą raidžių skaičių kiekviename atsakyme. Kadangi per sunku suskaičiuoti raides, mes skaičiuojame sakinius. “Reikia patarimo, kaip trumpai, bet vis tiek mandagiai? Elliott Bell turi keletą puikių patarimų.

2. Jei pastebite, kad vėl ir vėl siunčiate tas pačias žinutes el. Paštu, išsaugokite šablonus savo juodraščių aplanke (čia yra 27) arba pasinaudokite „Gmail“ laboratorijos „Konservuoti atsakymai“ galimybe išsaugoti bet kokį atsakymų skaičių ir lengvai juos įterpti. į savo el. (Sužinok, kaip tai padaryti „Gadgetwise“ pagalba.)

3. Siųsti daug el. Laiškų iš savo telefono? Išbandykite automatinį tekstą - įrankį, leidžiantį įvesti tinkintą santrumpą, kuri tada išsiplečia į visą teksto rinkinį. Pvz., Įvedus „rl8“, tai gali išsiplėsti iki „Aš vėluoju“, kuris yra naudingas bėgiojant į susitikimą. (Štai kaip tai nustatyti.)

4. Jei jūsų darbas nereikalauja, kad jūs nedelsdami reaguotumėte į el. Laiškus, nustatykite tik keletą kartų kiekvieną dieną, kad patikrintumėte gautuosius. Šis laikas gali būti skirtingas kiekvieną dieną, jis tiesiog turi būti apgalvotas (pavyzdžiui, šiandien aš atidėsiu nuo 9–10 ryto, kad einu per savo pašto dėžutę, tada vėl pažiūrėsiu nuo 4–5).

5. Į savo gautuosius pridėkite dvi žymas (arba filtrus „Gmail“): „greitas atsakymas“ ir „reikalingas sutelktas laikas“. Kai žinote, kad turite nepertraukiamo laiko bloką, pradėkite atidarę savo sutelkto laiko aplanką ir nuspręskite, kurie jums labiausiai tinka. reikia spręsti. Kitą kartą, kai turėsite keletą minučių laisvalaikiui laukdami autobuso ar eidami kavos, atidarykite „greito atsakymo“ aplanką, o ne patikrinkite „Instagram“.

6. Nustatykite savo el. Laišką taip, kad, susitvarkę su vienu el. Laišku, jį atidavę ar ištrynę, tiesiai į kitą gautuosiuose patektų į jūsų el. Laiškų sąrašą. („Gmail“ galite tai padaryti naudodamiesi automatinio patobulinimo parinktimi „Gmail Labs“.) Tai sumažina bet kokį laiką, kurį praleisite nusprendžiant, į kurią žinią atkreipti dėmesį į kitą!

7. Reikia per trumpą laiką gauti per daugybę el. Laiškų? Išbandykite el. Pašto žaidimą, kuris suteikia jums penkias minutes, kad gautumėte kuo daugiau el. Laiškų ir apdovanotumėte taškais. Taip pat dėmesys sutelkiamas į 10–20 el. Laiškų paiešką vienu metu, kad jūsų gautųjų kova taptų labiau įkandama.

Jei norite: sutvarkykite gautuosius

1. Nelaikykite visų el. Laiškų gautuosiuose - ištrinkite, įdėkite failų arba archyvuokite juos, kai tik jie bus tvarkomi. 2011 m. Prinstono Neuromokslų institute atliktas tyrimas nustatė, kad „kai jūsų aplinka yra netvarkinga, chaosas riboja jūsų galimybes sutelkti dėmesį“. Tai pasakytina ir apie jūsų virtualią aplinką; Kuo daugiau el. laiškų matysite - net ir tuos, kurie jau nesvarbūs, tuo daugiau laiko jūsų smegenys nesąmoningai praleis galvodami apie juos.

2. Žmonėms, nemėgstantiems darbų sąrašų, paprastas sprendimas (arba jie taip mano) yra naudoti gautuosius kaip vieną. Bet atliekant tikras užduotis, tokias kaip „Sukurti pasiūlymą naujam klientui“ arba „Apmokėti biuro nuomą“, laikas rasti jums tinkančią užduotų darbų sąrašą. Naudodami gautuosius kaip darbų sąrašą, laiką leidžiate kitų žmonių rankose - su kiekvienu nauju el. Laišku ateina nauji darbai, nesvarbu, ar jums tai patinka, ar ne. Bet jei sąmoningai įtraukiate užduotį į savo darbų sąrašą, galite nustatyti, ar tikrai turėtumėte tai daryti dabar, o ne kitus darbus.

3. Jei norite, kad kai kurie el. Laiškai automatiškai praleistų gautuosius, galite naudoti „Gmail“. Pvz., Jei automatiškai mokate savo sąskaitą už kabelį, galite ją automatiškai archyvuoti ir pridėti etiketę „Finansinis“. Jums to niekada nereikia matyti, bet jei jums reikia, žinote, kur ją rasti. Kalbant apie daiktų radimą …

4. Prieš siųsdami el. Laišką, perskaitykite jį, kad jo būtų galima rasti. Ko jūs ieškotumėte, kad vėliau rastumėte šį el. Laišką? Ar tie žodžiai yra el. Laiške? Galite pakeisti „Pastabos iš susitikimo su Jacku“ į „Pastabos nuo rugpjūčio susitikimo su Jacku Smithu iš„ Amazon “.

5. Iš tikrųjų yra daugybė paieškos komandų, kurios daug ir daug lengviau suranda seną el. Laišką. Čia yra pagrindinis patarimas, kaip rasti el. Laišką pagal temą, temą, siuntėją ir dar daugiau.

Jei norite: padarykite „Inbox Way“ vėsesnį

1. Ar kada norite, kad į savo gautuosius galėtumėte įdėti lipnias užrašus? Tinkamai pavadinimu „Gmail“ pateiktos pastabos suteikia galimybę pritvirtinti užrašus ir žymas prie bet kurio el. Pašto pranešimo - prisegti užrašus prie el. Pašto gijos, išsiųstų el. Laiškų rodinio viršuje arba bet kurioje kitoje gautųjų dėžutėje.

2. „Gmail“ priedas „Raportive“ yra tinklo darbuotojo svajonė: papildinys rodo jūsų kontaktų socialinio tinklo informaciją tiesiai gautuosiuose, todėl galite susisiekti su jais „LinkedIn“, „Facebook“ ir „Twitter“ net neišėję iš „Gmail“. Taip pat galite pamatyti naujausių el. Laiškų iš jų sąrašą ir įrašyti privačius užrašus, kuriuos galite pridėti prie savo adresų savo paskyroje.

3. Kaip ir „Gmail“ ant steroidų, „Gmelius“ yra naršyklės plėtinys, skirtas „Chrome“, „Firefox“ ir „Opera“, o tai ypač padidina jūsų „Gmail“ patirtį visose srityse - nuo išvalytos sąsajos (daugiau skelbimų!) Iki galimybės blokuoti el. Kita mėgstamiausia funkcija yra automatinis mygtukas „Atsisakyti prenumeratos“, kuris pakeičia „Gmail“ mygtuką „Šlamštas“, kai „Gmelius“ aptinka adresų sąrašą.

4. Žinote tuos el. Laiškus, į kuriuos žinosite, kad negausite vėliau, tačiau bijote, kad pamiršite? „Boomerang“ papildinys, kurį šiuo metu galima naudoti „Gmail“ ir „Outlook“, puikiai tinka su jais susidoroti. Galite suplanuoti, kad el. Laiškas dingtų ir grįš vėliau - kai būsite pasirengę su juo susitvarkyti - palikdami gautuosius iki šiol aiškesni. „Boomerang“ taip pat leidžia suplanuoti el. Laiško siuntimą vėliau ir nustatyti pasikartojančius el.

5. Peržiūrėkite „Gmail Labs“ - tai leidžia išbandyti papildomas „Gmail“ funkcijas, tokias kaip „anuliuoti siuntimą“ ir peržiūrėti kalendorių tiesiai gautuosiuose. Eikite į „Gmail“ nustatymus, tada spustelėkite „Labs“, kad pradėtumėte.

6. Rasite sau pasirašant ar siunčiant daugybę dokumentų ir sutarčių? „Hellosign for Gmail“ leidžia pasirašyti dokumentus ir užpildyti formas neišeinant iš gautų laiškų aplanko. Tai tikras gelbėjimo būdas tiems iš mūsų, kurie nekenčia skaitytuvų, spausdintuvų ir fakso aparatų.

Jei norite: perskaitykite el. Laiškus

1. Padarykite pirmuosius 50 kiekvienos žinutės simbolių kiek įmanoma glaustiau ir tiksliau, sako „ Fast Company“ . Viliojantis atidarytuvas daug labiau tikėtina, kad jūsų gavėjai ir toliau skaitys.

2. Ilgus teksto blokus skaityti baugina, todėl pagalvokite, kaip padaryti tekstą lengviau skaitomą. Panaudokite kulkas, sąrašus, pusjuodžius ir trumpus, lengvai nugręžiamus paragrafus. Turite problemų supjaustyti? Tai gali būti ženklas, kad bandai per daug aprėpti.

3. Jei el. Laiške keliate daugiau nei vieną tašką arba užduodate daugiau nei vieną klausimą, įsitikinkite, kad šie elementai išsiskiria iš likusio pasakojimo, juos paryškindami, paryškindami arba suskirstydami į sąrašus su brūkšneliais. Kontrastas natūraliai atkreipia gavėjo dėmesį į pranešimo mėsą (kūrinį, kurio negalite sau leisti praleisti!).

4. Pateikite kuo daugiau konkrečių klausimų. „Ką manote apie pasiūlymą?“ Nėra geras klausimas. „Ar galime pereiti prie pardavėjo pasiūlymo 20 000 USD iki penktadienio?“ Yra geriau.

5. Tikiesi suvaldyti savo viršininką ar svarbų asmenį ne tokią įtemptą dieną, bet nežinai jo grafiko? Venkite siųsti el. Laiškus antradienį ir ketvirtadienį. Tai yra žmonių gautų laiškų apimties dienos ir jūs nenorite, kad jūsų svarbi žinutė pasiklystų informacinių biuletenių, pasiūlymų ir kitos korespondencijos jūroje.

6. Suskaičiuokite temos eilutę - tai suteikia gavėjui aiškų supratimą apie tai, kas bus el. Laiške. (Premija: tai taip pat padės lengvai ieškoti pranešimo gautuosiuose, jei gavėjas paskambins aptarti, o ne rašys atgal el. Paštu.)

7. Tyrėjai iš Carnegie Mellon išsiaiškino, kad veiksmingiausiuose el. Laiškuose yra temų, kurios apeliuoja į vieną iš dviejų dalykų: smalsumą (puiku, jei reklamuojate rinkodarą) arba naudingumą (tikriausiai labiausiai tinka mums visiems). vienos minutės vaizdo įrašas, kad sužinotumėte daugiau.

8. Norite tikrai įsitikinti, kad jūsų pranešimai bus perskaityti? „Chrome“ plėtinys „MailTrack“ leidžia pamatyti, ar ir kada žmonės skaitė jūsų el. Laiškus. O jei pastebėjote, kad ten sėdi neskaitytas? Peržiūrėkite šiuos patarimus, kaip tinkamai elgtis.