21 nerašytos posėdžių taisyklės

Prieš kelias savaites rašiau apie nerašytas el. Pašto taisykles ir buvau nublokštas, kiek žmonių mano, kad tai naudinga. Pasirodo, ten yra daugybė taisyklių, kuriomis naudodamiesi visi galime gauti naudos iš popieriaus!

Turėdamas tai omenyje, padarysiu dar keletą tų sąrašų, pradedant nuo antro didžiausio biuro skausmo taško: susitikimų. Perskaitykite „privalu žinoti“ sėkmingo susitikimo vykdymo taisykles, o kolegos visur dėkos.

Prieš suplanuodami jį, įsitikinkite, kad jums tikrai reikia susitikimo. Ar galima tai išspręsti per 10 minučių telefonu ar el. Paštu?

Kiekvienas susitikimas turi turėti tikslą: arba jūs turite kartu nuspręsti, arba atlikti veiksmus. Atnaujinti beveik visada galima el. Paštu.

Nesuplanuokite daugiau laiko, nei jums reikia. Dauguma susitikimų yra suplanuoti visą valandą, kai jie turėtų būti 20 minučių, 30 minučių arba 45 minučių - daugiausia .

Pradėkite laiku. Nelaukite straggalių - tai tik juos skatina.

Pabaiga laiku. Sakydamas: „Aš žinau, kad mes visi turime daug nuveikti, todėl pabandykime išlaikyti tai mažiau nei 30 minučių“, primins žmonėms, kad norite efektyvaus susitikimo tiek, kiek jie.

Kvieskite tik tuos žmones, kuriems būtinai reikia ten būti. Kuo daugiau žmonių susitikime, tuo mažiau to padaroma.

Kiekviename susitikime turėtų būti kažkas, kas prieš laiką būtų aiškiai paskirta jo vedimui. Jei tai ne jūs, pavadinkite ką nors kitą (ir įsitikinkite, kad tas asmuo žino, kad jis yra atsakingas).

Kepkite per keletą minučių, kad susitiktumėte pradžioje. Mes esame žmonės, o ne robotai, o ryšių palaikymas su kolegomis padeda sklandžiau vykdyti verslą.

Jei norite, kad žmonės ką nors perskaitytų anksčiau laiko, yra gerai, jei atsiųsite tai bent trimis valandomis anksčiau laiko, o prieš tai - geriau. Siuntimas prieš 20 minučių yra nenaudingas.

Užsisakykite susitikimo vietą iš anksto arba skirkite sau 10 minučių iki susitikimo, kad išsiaiškintumėte. Pasivaikščiojimai salėse su visais rankose eikvoja visų laiką.

Nustatykite darbotvarkę ir pasidalykite ja susitikimo pradžioje, kad visi eitų į savo kelią.

Jei norite, kad žmonės atkreiptų dėmesį, susitikimo pradžioje neduokite jiems kelių dalomųjų dokumentų. Jie pradės slinkti per juos, ir jie bus išsiblaškę.

Susitikimo metu netikrinkite savo telefono ar el. Pašto adreso. Kiekvienas gali pasakyti, ką darai, ir jie pradės daryti tą patį.

Sekite kitus veiksmus tol, kol vyks susitikimas. Visi veiksmai turėtų būti išsiųsti kaip priminimas po susitikimo.

Veiksmo elementas be tam priskirto asmens yra bevertis. Daugeliu atvejų reikalingas ir terminas.

Jei kas nors per daug kalba, nupjaukite jį (gražiai). Panašiai, jei kas nors kalba per mažai, pabandykite jį sudominti.

Jei pokalbis nutolsta nuo temos, jums tai ir priimtina, ir būtina jį įamžinti. Paprastas, „Numatykime laiką aptarti vėliau, jei tai bus naudinga, nes mums liko tik 10 minučių“, veikia puikiai.

Jei susitikimas trunka daugiau nei valandą, suplanuokite pertraukų laiką ir praneškite dalyviams apie juos iš anksto. Žinios, kad jie gali patikrinti savo el. Laišką per 45 minutes, padės jiems susikaupti.

Stebėkite kūno kalbą. Galite nesunkiai pasakyti, ar žmonėms nuobodu, atsiriboja ar jaučiate, kad jų laikas eikvojamas, jei tik to ieškote.

Jei reikia, paskirkite užrašų knygelę, kad galėtumėte sutelkti dėmesį į susitikimo vedimą.

Reguliariai vertinkite, ar iš viso reikalingi pasikartojantys susitikimai jūsų kalendoriuje, o jei taip, ar formatas, ilgis ir dalyviai prisideda prie jų efektyvumo. Jei ne? Pakeisk juos!