2 kartus per 24 valandas turite atsakyti į el. Laišką - mūza

Jūs žinote, kad turite kuo greičiau grįžti į ką nors, kai jis ar ji atsiunčia el. Laišką, pavadintą „skubus“. Galite įsivaizduoti, kad kitas asmuo spokso į ekraną, nemirksi ar obsesiškai atnaujina savo pašto dėžutę, nes jis jūsų laukia galutiniai numeriai, patvirtinimas, pirmyn, atsakymas arba kiti veiksmai.

Bet ar žinojai, kad tai ne vienintelis kartas, kai tau reikia suteikti pirmenybę rašymui atgal? Tiesa: jei leisite žinute kelias dienas sėdėti pagal bet kurį iš šių scenarijų, rizikuojate atrodyti gana nejautrus ar neprofesionalus.

Tai tikrai tvirtas balansas, nes kiekvienu atveju jūs taip pat norite pasakyti teisingą dalyką. Bet svarbu atsakyti laiku.

1. Kai anksčiau nubaudei

Ar esate susipažinęs su baudimu el. Laiškui tvarkyti gautuosius? Kaip paaiškina „Muse“ įkūrėjas ir COO direktorius Alexas Cavoulacosas:

Nusiųskite trumpą „Ačiū, kad galvojate apie mane. Aš esu rezervuotas šį mėnesį, bet jei pateksite į jį, mielai padėsiu, jei tik galiu“. Daugelis žmonių niekada nesiims jokių veiksmų - nei dėl to, kad pamiršo, nei todėl, kad jiems nebereikia jūsų laiko ir patarimų - todėl galite būti tikri, kad žmonės, kuriems sekate, yra tie, kuriems jums labiausiai reikia pagalbos.

Nors ši strategija padės jums neatsakyti į visus žmones, kurie niekada nesikreipia atgal, kompromisas yra tas, kad jei kas nors daro taip, kaip jūs paprašote - palaukite kiek ilgai ir tada tęsite veiksmus - jūs tikrai skolingi jai, kad atsiųs atsakymą. Ji su pagarba susisiekia su jumis vėliau, todėl norite parodyti jai tą patį mandagumą.

Žinoma, jūs vis dar galite būti per daug užsiėmę, kad galėtumėte padėti (ir tai gerai). Bet jūs neturėtumėte būti per daug užsiėmę, jei įmanoma, per 24 valandas siųsti naudingą atsakymą - net jei jis pateikia trumpą atsakymą, nukreipia ją į ką nors kitą arba pateikia nuorodą į šaltinį. Be to, sukūrus tikrąjį atsakymą, jūs galite pradėti nesibaigiantį „Aš su jumis susisieksiu vėliau“ el. Pašto grandinę, kuri bus laikoma nukreipiančia kitą asmenį.

2. Kai tau pasakė ką nors asmeniško

Daugeliui žmonių sunku dalintis asmenine informacija su savo bendradarbiais. Taigi, jei kas nors užtrunka pasidalinti gąsdinančiomis naujienomis su jumis el. Paštu, visada reikia greitai rašyti atgal.

Tai nebūtinai turi būti ilgas atsakymas, ir viskas gerai, jei nesate 100% tikri, kad sakote teisingai. Beveik visada galite vadovauti pasirinkdami „Man labai gaila, kad girdžiu …“. Tada apgalvotai kreipkitės į bet kurį veiksmo elementą, nurodytą el. Laiške (darant prielaidą, kad yra vienas, kuris paprastai yra), pavyzdžiui, „Prašau, skirk laiką …“ arba „Grįždami drąsiai galite pasiekti atgal.“

Ir jei iškyla laiko atžvilgiu jautrus klausimas, dėl kurio reikia paprašyti ko nors apčiuopiamo, prieš atsakydami skirkite keletą minučių, kad išsiaiškintumėte kuo mažiau.

Pavyzdžiui, taip galite atsakyti bendradarbiui, kuris jums sako, kad jis negalės baigti lentos pristatymo šią savaitę dėl šeimos mirties:

Net tada, kai neturite tikslių žodžių - ir niekas to nedaro - greitai atsakydami parodo, kad jums rūpi. Tai leidžia jūsų susirūpinimui jaustis nuoširdžiau ir leidžia aiškiai suprasti, kad jūs neatsitraukėte nuo šios naujienos ar nepridėjote jos prie sąrašo, kaip ir darydami bet kurią kitą žinią.

Taip, mes visi kovojame gerai, kad pasiektume pašto dėžutės nulį; ir aš visiškai suprantu norą atidėti atsakymą į tą sunkų el. laišką, nes per tą patį laiką galėtum atsakyti į 10 pagrindinių. Tačiau neverta kažkieno priversti jaustis nesvarbiu ar rizikuoti dėl savo, kaip dėmesingo žmogaus, reputacijos. Taigi, skirkite laiko atsakymui į bet kurios iš šių kategorijų pranešimą: Jūs nesate vienintelis, kuris džiaugsis, kad tai padarėte.